Inzoomen tijdens het presenteren - PPT 2013

Screenshots worden veel gebruikt in presentaties, bv. om de gebruikersinterface van softwareprogramma's te tonen, of een internet website e.d. Het probleem ligt meestal hierin dat de schermafdruk niet goed te lezen valt. Meestal wordt de schermafdruk zonder meer in de presentatie geplakt. Hoe verder je je bevindt van het projectiescherm hoe minder details je kan onderscheiden. Dat is erg irritant voor je publiek en schaadt de efficiëntie.

Wat kan je daaraan doen?

De kunst bestaat erin om op details van je screenshot in te zoomen. Dat kan op verschillende manieren. Er bestaan programma's die je toelaten in te zoomen op details op je scherm. ZoomIt van Microsoft is er een van. Je kan het hier gratis downloaden :

ZoomIt

Of ook nog Microsoft PowerPoint helper, ondanks de naam geen Microsoft product.

Beide heb ik zonder problemen uitgetest onder Windows 10. Mijn voorkeur gaat uit naar ZoomIt dat meer flexibiliteit biedt.

Het kleine programma laat je toe met een toetscombinatie snel in te zoomen op gedeelte van je scherm of op een gedeelte van je dia tijdens je presentatie. Daarbij kan je ook het niveau van de vergroting instellen.

Verder kan je er ook notities mee nemen en zaken benadrukken (omcirkelen bv., schrijven op je scherm). Als je dit wenst kan je ook gebruik maken van LiveZoom zodat je verder kan werken in het programma terwijl je aan het inzoomen bent. Ideaal om het gebruik van software te demonstreren.

Hieronder zie je een voorbeeld van een ingezoomde afbeelding met annotaties. Zoals je ziet kan je tijdens het zoomen zelfs typen op je scherm.

Maar wat kan je nu doen in PPT zelf?

Methode 1 : maak gebruik van de navigatiebalk en de functie zoomen

Tijdens je presentatie beweeg je met de cursor tot links onderaan op je scherm zodat de navigatiebalk verschijnt. Zie mijn vorig artikel waar het gebruik gedetailleerd beschreven staat:

Navigatiebalk gebruiken tijdens presentatie (update)

Als je gebruik maakt van de presentatorweergave (Alt+F5) kan je hetzelfde doen via een knop inzoomen. Klik onderaan op de knop Inzoomen op de dia, beweeg boven je dia en let op de oranje rechthoek en het vergrootglas met de + 

Klik en je zoomt in.

Voor meer informatie over de presentator weergave zie mijn vorige artikels:
Presentator weergave
en
Presentator weergave - 2

Methode 2 : via animatie schermafbeelding detailopname vergroot laten verschijnen en verdwijnen.

Nemen we als voorbeeld een schermafbeelding van het startlint in Word. Je wil achtereenvolgens iedere groep uit het lint Start vergroten en naar het midden op je scherm brengen. Na het vergroten wil je terugkeren naar de oorspronkelijke positie.

Hieronder staat een screenshot van het bewuste lint. Om een screenshot te maken kan je gebruik maken van:

• de PrtScreen toets van je toetsenbord, 
• je kan de ingebouwde functie schermafbeelding gebruiken in PPT (Invoegen - Schermafbeelding), 
• of je kan een extern programma gebruiken zoals SnagIt.

Laten we veronderstellen dat je de ingebouwde PPT functie wil gebruiken. Maak een schermafbeelding van het gewenste detail in dit geval bv. de eerste groep uit het lint van Word 2013.

• Sluit alle andere openstaande programma's. 
• Open Word, ga terug naar PPT, klik op Invoegen - Schermafbeelding en kies Schermopname. 
• Sleep met je cursor rond het gedeelte dat je wil gebruiken. Na het loslaten van je muisknop komt de afbeelding in het midden op je PPT-dia. 
• Vergroot de afbeelding door de handgrepen te gebruiken.

Teken een rechthoek (zonder opvulling) op de originele schermafbeelding van het lint rond de gewenste groep. Formatteer de rechthoek naar keuze. Voeg een vorm toe bv. een pijl en verbind die met de detail afbeelding.

Voeg er nu de animatie aan toe. Eerst laat je automatisch de rechthoek verschijnen (met vorige), vervolgens, onmiddellijk na elkaar, met een klik de pijl en de detailafbeelding. Met een volgende klik ga je naar de volgende dia waar het proces zich herhaalt.

Dat kan je best doen door de dia te dupliceren, de plaatsing van de rechthoek en pijl aan te passen en de afbeelding te vervangen.

Methode 3: op een kopie van de schermafbeelding snijdt je de afbeelding bij tot je alleen de gewenste groep overhoudt die je vervolgens animeert

Na het invoegen van de screenshot maak je een kopie ervan en je plaatst die netjes bovenop de originele screenshot. Dan ga je de gekopieerde screenshot bijsnijden tot je enkel nog de gewenste groep overhoudt.

Daarop pas je dan animatie toe. Eerst een begineffect (met vorige) bv verschijnen gevolgd door het nadrukeffect vergroten verkleinen, het zoompercentage kan je verhogen in de effectopties, dit percentage varieert naargelang de groep.

Nadeel is dat vergroten en verkleinen altijd vanuit het midden wordt toegepast en dat de afbeelding wat wazig kan worden en gedeeltelijk buiten beeld verdwijnt. Om dat te vermijden kan je een animatiepad naar rechts toevoegen dat start met het nadrukeffect zodat er niets buiten beeld verdwijnt.

Herhaal dit voor de andere groepen uit het lint.

Bekijk/download het PPT bestand op mijn OneDrive. Dia 1 is de dia met de originele screenshot, dia 2-7 is de illustratie van methode 2, dia 8-13 de illustratie van methode 3.
Inzoomen tijdens de presentatie

Opmerking!
Voor gebruikers die beschikken over de versie PPT 2016 en later kan je voor dergelijke zaken gebruik maken van de Morph diaovergang.

Zoom in while presenting - PPT 2013

Screenshots are often used in presentations, for instance to show the interface of software, dialog boxes, an internet website and so on. The problem does not lie in the use of the screenshot itself but in the fact that in the majority of cases the screenshot is too big and not readable enough. The further you find yourself from the projection screen the less you can spot the details. That is irritating for the audience and it hurts efficiency.

What can you do about it?

The art consists of zooming in on the screenshot. You can do that using several methods. There are apps that let you zoom in on details. ZoomIt from Microsoft is one of them and it is free:
ZoomIt

There is also Microsoft PowerPoint helper, but despite the name this is not a Microsoft product.

I have tested both under Windows 10, I prefer ZoomIt that allows much more flexibility. The little app lets you zoom in on your presentation screen by using a keyboard hotkey. You can zoom in on your screen anytime and everywhere you like. You can also zoom in while the presentation is running.

You can annotate (write on your screen, draw shapes to emphasize details like arrows and lines). If you like you can also use LiveZoom so you can show while working in the program itself.

There is an example below of a zoomed picture with annotations, as you can see you can even type on your screen during the zoom.

What can you do in PPT?

Method 1 : make use of the navigation bar and the zoom button

During your presentation move the cursor to the bottom left of your screen, you will see the navigation bar appear. See my previous article for a detailed description:

Use navigation bar in slide show (update)

If you use the presenter view (Alt+F5) you can do the same by clicking on the Zoom button at the bottom. Hover over your slide, the orange rectangle indicates the region you will zoom. You will see a magnifier class with a + inside. Click to zoom.

For more information about presenter view see my previous articles:
Presenter view
en
Presenter view - 2

Method 2 : use animation to zoom in on a detail of the screenshot

Let us take the example of the start tab of the Microsoft Word ribbon. You want to zoom in on every group of the ribbon, enlarge it and show it in the middle of your screen. The enlarged screen detail must then disappear upon a click.

Below there is a screenshot of the Home ribbon. To make a screenshot you can use:

• the PrtScreen button on your keyboard,
• or you can use the screen capture function in PPT,
• or you can use an external application like SnagIt.

Word 2013 - Home ribbon

Suppose you want to zoom in on the first group of the ribbon. To do that we will use the screen capture function in PTT, close all other programs:

• open Microsoft Word, go to PPT click Insert - in the Images group click Screenshot, choose Screen clipping, 
• drag with the cursor (+), covering the clipboard group and let go of the mouse button. 
• the screenshot will appear in the middle of your slide.
• enlarge the picture by dragging the handles.

Draw a rectangle (no fill) surrounding the group. Add an arrow that connects the rectangle with the picture.

Add the animation, first make the rectangle appear automatically (with previous), let the arrow and picture follow simultaneously with a click. The next click will take you to the next slide.

To make things easier you can duplicate the slide and adjust the position of the rectangle and the arrow while replacing the picture. Copy the animation sequence.

Methode 3: On a copy of the screenshot, crop the picture till only the clipboard group remains. Then animate it.

After you made the screenshot of the Home ribbon in Word, copy it and align it with the original. Now crop the picture till only the clipboard group remains.

Then apply the animation. Begin with an automatic start effect e.g. appear (with previous), followed by the emphasis effect Grow and shrink, the zoom percentage can be increased in the effect options, every group needs its own percentage. The disadvantage of using grow and shrink is that it always operates from the middle of the object and can become blurry and disappear from view. To avoid this I added an animation path so that nothing disappears from view.

Repeat the procedure for the other groups. The animation path will need adjusting.

Watch/Download the PPT-file on my OneDrive. Slide one is the slide with the original screenshot. Slide 2-6 pertain to method 2, slide 7-11 to method 3.
Zoom in during presentation

Remark!
Users that have PPT 2016 and later can also make use of the new Morph transition.