Tips voor lijngrafieken in PPT 2013

1. Gebruik niet teveel reeksen op een grafiek.

Hieronder een voorbeeld van de omzetcijfers van 10 Europese landen over een periode van 4 jaar. Dit alles met de standaardinstellingen van een lijngrafiek. Zoals je ziet zijn er teveel series die mekaar bovendien nog doorkruisen. De legenda helpt ook niet echt.

Door de data op te delen in twee grafieken, een voor de resultaten van de landen met de hoogste omzet en een voor de resultaten voor de laagste omzet is alles een stuk duidelijker. Hieronder het voorbeeld van de best presterende landen.

2. Laat de waarden op de Y-as niet altijd starten op 0.

Pas de schaal aan, in ons voorbeeld (zie hieronder) gaan we de Y-as laten starten op 300.000 €. Dubbelklik op de Y-as, in het taakvenster As opmaken stel je de grens van de minimumwaarde in. De grafiek wordt evenwichtiger, de ruimte onder de reeksen is veel minder groot geworden.

3. Laat de reeksen starten op de Y-as

Laat de reeksen voor de duidelijkheid ook starten bij het snijpunt van de twee assen op de maatstreepjes. Dubbelklik daarvoor op de X-as. In het taakvenster As opmaken kies je onder Aspositie voor Op maatstreepjes. De startwaarde is nu makkelijker af te lezen op de schaal, de lijn loopt ook door tot op het einde van de grafiek.

Waarde van as hoger dan 0/reeks start op de Y-as

Het geheel ziet er nu al wat evenwichtiger uit.

4. Gebruik geen horizontaal raster als het niet nodig is.

Het belangrijkste in de lijngrafiek is te zien hoe de evolutie van de cijfers verloopt over een tijdsperiode. De exacte waarden zijn van minder belang de trend des te meer.

Selecteer de rasterlijnen door erop te klikken en druk Delete.

5. Gebruik geen legenda maar gebruik een label voor iedere reeks.

Klik op de reeks om ze te selecteren, klik rechts op één snijpunt bv. het laatste zodat enkel dat punt overblijft. Kies uit het snelmenu de optie Gegevenslabel toevoegen en vervolgens opnieuw Gegevenslabel toevoegen. Het getal verschijnt nu bij het snijpunt.

Klik één keer op het getal, klik nog eens, klik dan rechts op het getal en kies uit het snelmenu Veld voor gegevenslabel invoegen. 

Kies voor bv. [Reeks]:Frankrijk.

Je kan het label verplaatsen en verder opmaken. Bij het verplaatsen verschijnt soms een toelichtingslijn, die kun je gebruiken om duidelijkheid te scheppen, bv. indien twee reeksen elkaar kruisen nodig kan je de toelichtingslijn voorzien van een eindpijl.
Klik daarvoor op de toelichtingslijn om deze te selecteren, klik er dan rechts op en kies voor Toelichtingslijnen opmaken. Hier heb ik de breedte aangepast en een eindpijl voorzien.

       

Na wat extra opmaak ziet het eindresultaat er zo uit:

Tips for line graphs in PPT 2013

1. Do not use too many series.

Below an example of sales results in 10 European countries over a period of 4 years. The default settings have been used. As you can see it is a bit of a mess, lines crossing each other make it virtually unreadable. The legend does not help much.

By splitting the data into two charts, one for the best scoring countries and one for the lowest scoring countries results are usable. See the result below for the best scoring countries.

2. Don’t start the Y-axis scale at zero; break the scale if needed.

You can adapt the scale, in our example you can start the Y-axis at 300.000 €.
Double click the Y-axis, in the task pane Format axis, change the minimum value. The chart is more balanced, no more excess white space below the series.

3. Start the series on the Y-axis

For clarity let the series start at the crossing of the two axes.
Double click de X-axis, in the task pane Format Axis, under Axis position, choose On tick marks. Now the starting value can be read easier, the series line continues to the end of the chart.

4. Do not use gridlines when it is not necessary

The most important thing in the chart is to see the trend the results are following over a period of time. The exact values are less important. 

Select the gridlines by clicking on one and press Delete.

5. Do not use a legend instead use direct labelling of the series

Click on the series to select it. Click one intersection point so that it is the only intersection point selected. Right click it and in the quick menu choose the Add data label option and then Add data label again. The value now appears next to the intersection point.

Click the value once, then click it again, finally right click the value and choose Insert data label field.

Choose the name of the series, in our example [Series]France.

You can move the data label. When you move it a leader line may appear. You can use the leader line to your benefit to improve clarity, especially when series lines cross. In the example I formatted the line by changing the width and added an end arrow point. Just select the leader line by clicking on it, right click it and choose Format leader lines.

       

After some additional formatting the chart looks like this: