When enlarging grouped objects how to enlarge size of text as well in PPT 2019

On forming a group of objects using the grouping option you will notice that text in a text box will not be adjusted.

After adjusting the group using the handles the text size stays 36 pt.

If you want the size to change you can copy and paste the group as an EMF file. 

Now you can adjust the group and the text size will follow.

As a bonus the objects stay editable after pasting the group. But expect some side effects when handling them.

Text effects like shadow and glow can lead to a reduction in quality. Best to avoid those.

Bij het vergroten van een groep objecten tekst van grootte laten veranderen - PPT 2019

Wanneer je een van een aantal objecten een groep maakt via de functie groeperen en bij de objecten behoort ook een tekstvak dan zal je merken dat wanneer je de groep qua grootte aanpast de tekengrootte niet volgt.

Na het aanpassen van de groep via de handgrepen blijft de tekstgrootte 36 pt.

Als je toch wilt dat de tekstgrootte wordt aangepast kan je de groep kopiëren en plakken als een EMF bestand.

In dat geval kan je de groep vergroten/verkleinen en de tekengrootte in het tekstvak zal mee worden aangepast.

Als bijkomend voordeel blijven de objecten na het opheffen van de groep editeerbaar.

Als je op het tekstvak teksteffecten hebt toegepast zoals schaduw en gloed kan dat voor mindere kwaliteit zorgen. Dus beter niet gebruiken.

Exporteer alle tekst uit een PPT presentatie naar een Word document - PPT 2019

Hieronder geef ik twee mogelijkheden om tekst uit een PPT presentatie te exporteren naar Word. Hou er rekening mee dat je alle tekst niet letterlijk moet interpreteren. Tekst die in getekende vormen of SmartArt of grafieken is ingetypt wordt niet overgenomen. Tekst uit zelfgetekende tekstvakken kan enkel met methode 2.

Methode 1 : presentatie exporteren naar tekst via opslaan als rich text format (*.rft).

Ga naar Bestand en kies Opslaan als, selecteer de map waar je wil opslaan, klik onderaan op het lijstpijltje naast opslaan als en kies voor het formaat Overzicht (*.rtf) in de lijst, klik op de knop Opslaan. Je kan ook via Bestand - Exporteren en de knop Opslaan als werken.

Alle tekst die in tijdelijke aanduidingen staat wordt overgenomen. Tekst in zelfgetekende tekstvakken en vormen niet. De tekst behoudt zijn eigenschappen zoals tekengrootte, kleur, vet cursief en onderlijnen. Let ook op met het gebruik van witte tekst op een donkere achtergrond die zal in Word niet zichtbaar zijn. Hier zal je alle tekst moeten selecteren en via de knop Tekstkleur naar zwart omzetten.

Hieronder een voorbeeld met 5 dia's. Let op dia 2 die bevat een rechthoek met tekst en een zelfgetekend tekstvak. Dia 3 bevat witte tekst in een tekstvak. Dia 4 bevat drie tekstvakken. Dia 5 heeft tekst in een SmartArt.

Dit is het resultaat na exporteren naar rtf.

Dia 1: geen probleem
Dia 2: enkel de titel uit de tijdelijke aanduiding is overgenomen
Dia 3: alle tekst is overgenomen, alleen is de witte tekst niet zichtbaar (grijs geselecteerd gedeelte)
Dia 4-5: niets is overgenomen.

Methode  2 : presentatie omzetten naar een PDF-bestand en omzetten naar tekst met Acrobat Reader

Ga naar Bestand en kies Exporteren, knop PDF of XPS maken.

Geef een naam aan je PDF bestand en kies de map waar het bestand moet bewaard worden. Klik op de knop Publiceren.

In de gratis Adobe Acrobat reader ga je naar Bestand en kies Opslaan als tekst. 

Kies de map en klik op Opslaan, het bestand wordt als een *.txt bestand opgeslagen. Dit bestand kan in Word geopend worden. Klik in Word op de knop Openen in de werkbalk snelle toegang, navigeer naar je map en zorg ervoor dat je onderaan bij de lijst met types kiest voor Tekstbestand (*.txt) anders zal je je bestand niet te zien krijgen in de lijst.

Kies in het dialoogvenster Bestandsconversie voor het keuzerondje Andere codering en kies in de lijst voor Unicode (UTF8) klik OK.

Met deze methode is er geen enkele opmaak behouden. Iedere dia heeft wel een nieuwe pagina tot gevolg. 

De tekst uit de tekstvakken is deze keer wel overgenomen. Geen witte tekst hier. Zoals je kan constateren gaat er heel wat verloren, bovendien is de tekst bezaaid met ongewenste enters. Je hebt dus nog wat werk voor de boeg.

Hieronder zie je een voorbeeld van pagina's 3 en 4.

Je kan ook het keuzerondje Windows (standaard) kiezen maar dan krijg je er nog een aantal onleesbare karakters bovenop.

Als je de Acrobat pro versie hebt kan je natuurlijk ook kiezen voor de optie Converteren naar Word, Excel of PowerPoint.

Export all the text from a PPT presentation to a Word document - PPT 2019

Here are two methods to export text from a PPT presentation to Word. Please keep in mind that all the text is not to be interpreted to strictly. Text in shapes, SmartArt, charts is not included. If you have text in text boxes only method 2 will work.

Method 1 : export presentation to rich text format using save as (*.rft).

Go to File and choose Save as, select the folder where you want to save, click on the list arrow next to save as and choose Outline/RTF (*.rtf) in the list, finally click on Save. You can also go to File and choose Export and click the Save as button.

All of the text in placeholders is exported. Text in textboxes and shapes is not. Text keeps most of its formatting, things like text size, colour, bold, italics and so on. Be aware that white text on a dark background will not show in Word. You will have to select that text and apply black to it by using the font colour button.

You can see a five slides presentation below. Pay attention to slide 2 which has a rectangle with text. and a text box. Slide 3 has some white text in a placeholder. Slide 4 has three text boxes.

This is the result after exporting to Word:

Slide 1: no problem
Slide 2: only the title in the title placeholder is present
Slide 3: all of the text is present, the white text is not visible (the grey selected area)
Slide 4-5: no text has been exported

Method  2 : export presentation to a PDF-file and convert to text with Acrobat reader

Go to File and choose Export, Create PDF/XPS.

Give a name to your PDF file and choose the folder where it must be saved. Then click on the Publish button.

In Adobe Acrobat reader click File and choose Save as text.

Choose the folder and click Save, the file will be saved as a *.text file. This file can be opened in Word. In Word click the Open icon on the quick access tool bar, navigate to the folder, in the file type list choose text file (*.txt) or you will not see the file in the list.

In the conversion dialog that appears click the radio button Other encoding and choose the Unicode (UTF-8) option, click OK.

As you can see in the screenshot below text is exported without formatting. Every slide has generated an new page in Word. 

Text from the text boxes is present this time. No white text. As you can see much formatting is lost, on top of that the text has a lot of unwanted returns. There is a lot to be done. See a screenshot of pages 3 and 4 below:

You can also choose the radio button Windows (default) but in my language (Dutch) that resulted in many unreadable characters.

If you have the Acrobat pro version you can opt to export to Word, Excel or PowerPoint directly.