Vergelijking lint Start PPT online en PPT 2019-2021 bureauversie

Er zijn nogal wat verschillen tussen PPT online en PPT voor het bureau. In dit en volgende artikels maak ik een vergelijking tussen de linten in beide versies. De contextuele tabbladen zal ik niet behandelen. Ook deze bevatten trouwens minder functionaliteit dan in de bureauversie.

Wat komt enkel voor in PPT online? Wat ontbreekt in PPT online? Deze artikels hebben geenszins de bedoeling volledigheid na te streven maar wel een overzicht te geven van de belangrijkste verschillen.

Een + betekent dat de optie enkel voorkomt in online versie, een - betekent dat de optie niet voorkomt in de online versie.

Lint Start

PowerPoint presentatie maken in PowerPoint 365 online

Programma opstarten

Start je mailaccount op en klik linksboven op het kleine raster. Kies de app PowerPoint, of klik rechtstreeks op het pictogram voor PowerPoint in de werkbalk links.

Of klik op het pictogram Maken en kies voor het juiste programma.

Presentatie maken via de knop Lege presentatie

Klik op pictogram Lege presentatie of klik op één van de aangeboden thema's. Het aantal thema's is in eerste instantie beperkt maar je kan er meer kiezen als je klikt op de link Meer Thema's weergeven.

Maar geen nood eens de presentie is opgestart kan je kiezen uit nog meer ingebouwde thema's.

Wil je nog meer? Klik dan op de knop Premium Thema's. Daar kan je tegen een maandelijks abonnementsgeld nog meer verkrijgen. Niet alleen thema's maar ook meer opslagcapaciteit e.d.

De presentatie krijgt automatisch een generieke naam nl. presentatie x. Klik bovenaan op het lijstpijltje naast de naam en vul de naam in die je wenst te geven aan je presentatie en klik vervolgens ergens op je scherm. Het bestand wordt automatisch opgeslagen op One Drive en komt standaard terecht in de hoofdmap Mijn bestanden. Tijdens het werk wordt er automatisch opgeslagen je kan dus in principe niets kwijtraken van je werk.

Wil je een andere locatie? Klik dan op het pijltje naast locatie om het bestand te verplaatsen naar een map van je keuze.

Kies je map door erop te klikken.

Het beginscherm ziet er zo uit met het lint en zijn tabbladen:

Het lint kan aangepast worden, klik daarvoor op het pijltje helemaal rechts op het lint. 

Standaard staat het lint dus op één regel zoals je hierboven kan zien.

Je kan ook kiezen voor de klassieke look die vergelijkbaar is met de bureauversie. Klik daarvoor op de optie Klassieke lint, dat geeft het volgende resultaat:

Presentatie maken via een thema

Als alternatief voor de lege presentatie kan je kiezen tussen een ingebouwd thema via het lijstpijltje in het tabblad Ontwerp.

Je krijgt een kant en klaar ontwerp dat toegepast is op alle dia-indelingen. Het nadeel dat het niet de meest originele ontwerpen zijn, het ontwerp zal niet origineel of creatief overkomen. 

Presentatie maken via de Ontwerper

Op het lint Start kan je een online ontwerp kiezen via de knop Ontwerper die standaard actief staat.

Bij de keuze uit de ontwerpen zijn enkel de voorbeelden te gebruiken die geen pictogram met een diamant bevatten. Daarvoor moet je betalen. De ontwerper maakt gebruik van artificiële intelligentie en zal op basis van wat je op je dia invoegt een aantal ontwerpen kiezen. Als je een nieuwe presentatie maakt zullen de ontwerpen van de vorige sessie niet dezelfde zijn. De ontwerper werkt het best met tekst en afbeeldingen.

Bij de online versie is er geen sprake van een diamodel, als je klikt op het tabblad Beeld zal je deze optie dus niet terugvinden. Je kan dus niet zoveel wijzigen aan de opmaak van de dia-indelingen of nieuwe indelingen toevoegen. Je kan wel de achtergrond van een dia of alle dia's aanpassen via de knop Achtergrond in de groep Aanpassen op het lint Ontwerpen.

Kies tussen een afbeelding of een effen kleur, kleurverlopen of meerdere kleuren zijn dus niet mogelijk. Als je de afbeelding of achtergrond op alle dia's wil toepassen kies dan meteen ook voor de optie overal toepassen.

Eens alle stappen doorlopen zijn ben je klaar om dia's toe te voegen. Kies daarvoor op het lint Start voor de knop Nieuwe dia. Of klik op het tabblad Invoegen en je kies voor de knop Nieuwe dia.

Opmerkingen !

Als je een ontwerp toepast via de Ontwerper krijg je plots de Engelse benamingen voor de dia-indelingen te zien.

Hou er rekening mee dat de online versie niet alle functionaliteit biedt die de bureauversie heeft. De online versie is bij uitstek geschikt om eenvoudige presentaties aan te maken en te delen met anderen. Of om bestaande geüploade presentaties te bekijken.

Vergendelen van tijdelijke aanduiding op diamodel en gevolgen voor dia-indelingen en dia's.

De nieuwe functie om objecten te vergrendelen (zie mijn artikel: Vergrendelen van objecten) heeft zijn beperkingen. Wanneer je bv. een sjabloon aanmaakt en je wil niet dat er editeerbare/verplaatsbare voetteksten zijn zou je kunnen beslissen om de tijdelijke aanduiding voor de voettekst te vergrendelen in het diamodel.

Helaas heeft dat geen effect. Dia-indelingen kunnen de vergendeling niet erven van het diamodel. Bijgevolg zullen ook de dia's de vergrendeling niet erven.

Vergrendelen werkt dus alleen rechtstreeks op de dia.

Placeholder with a multi-line prompt - PPT 2019-2021

In a previous article (see: Centered picture prompt) I explained how to position the prompt close to the picture icon.

But what if you want to use a prompt that has more than one line?

There is no problem as long as you  use continously typed text. The moment you press enter the text will no longer appear in the prompt. Here is an example:

Prompt using enter

Resulting slide

To get around that problem you need to type the text using a new line by pressing shift+enter.

Resulting slide

Tijdelijke aanduidingen met prompttekst van meerdere lijnen - PPT 2019-2021

In een vorig artikel (zie: Gecentreerde prompttekst boven pictogram) behandelde ik hoe je de prompttekst bij het pictogram kan zetten.

Maar wat als je een prompttekst wil gebruiken die bestaat uit meerdere lijnen?

Dat is geen probleem zolang je gebruik maakt van doorlopend ingetypte tekst. Van zodra je op enter drukt verschijnt de tekst niet meer in de tijdelijke aanduiding op de dia.

Promptekst met enter

Resultaat op de dia

Om dat probleem te omzeilen typ je de tekst in met de optie nieuwe regel (Shift+enter).

Prompttekst met shift+enter

Resultaat op de dia

How to apply shading/pattern to overlapping parts of a Venn-diagram in PPT 2019

A Venn diagram uses overlapping circles to illustrate the similarities, differences, and relationships between categories, or groups. Similarities between groups are represented in the overlapping portion, differences are represented in the non-overlapping portions of the circles. Each group contains one circle.

To create a Venn-diagram:

Insert tab, in the Illustrations group, click SmartArt button.

In the SmartArt Graphic gallery, click the Relationship categorie, click Basic Venn and click OK.

First type all the text in the circles.

Below an example, in the total number of goals scored how many are the consequence of a corner or free kick.

By default you get a transparent color in the overlap. But what if you want to work with a fill/pattern on the overlap? For that you need a workaround.

To apply a fill or pattern to the overlapping parts you will need the Merge Shapes function.

First you will have to convert the SmartArt into separate shapes. To be on the save side do this on a copy of the slide. Don't do this if you are not sure there will be changes or things to add after the transformation. You will no longer have a SmartArt object.

Under Smart Art Tools, choose Design tab and click the Convert button, select Convert to Shapes.

At first glance, nothing seems to have changed. But on the ribbon you will see that it no longer says SmartArt, but it says Drawing Tools.

The drawing is still grouped. Go to Layout tab - Arrange group - Group button and choose Ungroup.

Cut and paste the text in the circles onto the underlying slide. If you don't do this, you will run into problems when joining the shapes.

Now select the individual circles (the top one first) and choose the Layout tab, Insert Shapes group - Merge Shapes button - Fragment.

Now the two overlapping parts have become separate objects. You can now provide it with a fill or pattern. Just select the overlapping part and apply whatever fill of pattern you want.

Select the overlapping shape, right-click on it and choose Format Shape. In the Format Shape task pane, choose the Pattern Fill radio button, choose your pattern, and determine the foreground and background color if necessary.

Select and paste the text back into the circles. 

Toepassen arcering/patroon op overlappende delen in een venn diagram in PPT 2019

In een Venn-diagram werk je met overlappende cirkels die overeenkomsten, verschillen of relaties tussen categorieën of groepen illustreren. Overeenkomsten worden weergegeven door een overlapping van de cirkels. Verschillen worden weergegeven met de niet overlappende delen van de cirkel. Elke groep wordt vertegenwoordigd door een cirkel.

Om een Venn-diagram aan te maken doe je het volgende:

Kies Invoegen - SmartArt - categorie Relatie - kies onderaan voor Eenvoudige venn en klik OK.

Typ nu alle tekst in de cirkels. Werk alles af.

Hieronder een voorbeeld, in het totaal aantal gescoorde doelpunten hoeveel daarvan zijn het gevolg van een hoekschop of een vrije trap.

Standaard krijg je in de overlapping een transparante kleur. Maar wat als je bij de overlapping met een arcering/patroon wil werken. Dat kan helaas niet rechtstreeks bij het aanmaken van je diagram. 

Om de arcering/patroon te bekomen ga je moeten gebruik maken van de functie Vormen samenvoegen. Eerst zet je de SmartArt om naar aparte vormen. Doe dit dus helemaal op het einde aangezien je na de omvorming niets meer kunt veranderen of toevoegen. Probeer dit dus eerst op een kopie van je dia.

Kies onder Hulpmiddelen voor Smartart voor het tabblad SmartArt ontwerp en klik op de knop Converteren - en selecteer Converteren naar vormen.

Op het eerste gezicht lijkt er niets veranderd. Maar op het lint zie je dat er geen sprake meer is van hulpmiddelen voor SmartArt maar wel van Hulpmiddelen voor tekenen.

De tekening is nog gegroepeerd. Ga naar het tabblad Vormindeling - groep Rangschikken - knop Groeperen en kies voor Groep Opheffen.

Knip en plak de tekst die in de cirkels staat op de onderliggende dia. Doe je dit niet dan kom je in de problemen bij het samenvoegen van de vormen.

Selecteer nu de individuele cirkels (de bovenste eerst) en kies het tabblad Vormindeling groep Vormen invoegen - knop Vormen samenvoegen - Fragmenteren.

Nu zijn de twee overlappende delen aparte objecten geworden. Die kan je nu van een arcering voorzien.

Selecteer de overlappende vorm, klik er rechts op en kies Vorm opmaken, in het taakvenster vorm opmaken kies je voor keuzerondje Patroonopvulling, kies je patroon, bepaal eventueel de voorgrond en achtergrondkleur.

Selecteer en plak de tekst voor de verschillende cirkels terug in de cirkel. 

Use a colored guide on a slide in PPT 2019-2021

Starting with version 2013 (see my article: Guides in PPT 2013) you can add guides on three levels:

On the slide master (red color), all the layouts get the guide and all slides based on them
right-click on Master, Grid and Guides, Add vertical/horizontal guide

On the slide layout (orange color), only the layout gets the guide and the slide based on it.
right-click on layout, Grid and Guides, Add vertical/horizontal guide

On the slide (grey color),
right-click on layout, Grid and guides, Add vertical/horizontal guide.

You can't move or remove the guides added on the master or slide layout in your slides!

But you can change the color of the guides.

First add a guide to your slide (see above)
Right-click it.
Choose the Color option en select your color.

These guides can be moved or deleted.

If you want to move the guide, position on the guide and drag with your mouse.

If you want to delete the guide, right-click the guide and choose Delete in the quick menu.

You can also drag it off the slide. With a vertical guide to the left or right. For a horizontal guide to the top or bottom.

You can use ctrl+drag to copy a guide. 

Click on the guide you want to copy and hold, you will see a pop-up and with the distance to the middle of your slide. If you do this on the default guide the distance will be 0.00.

Now press the ctrl key, a plus will appear, that way you know you are copying.

Drag and when the desired distance from the middle of the slide is reached release the mouse button then release the ctrl key.

You can use the Alt+F9 combination to view or hide the guides. If you prefer to use the ribbon, click View tab and in de Show group check the Guides box.

Blog articles in a Word document 2023

It is always handy to have a printable copy of interesting articles. I have made a Word document containing all my blog articles over the past year.

Some general articles or general announcements have been let out. Articles referring to previous blog years have also been let out.

Every article has its own page, and there is a table of contents to get quickly at it. You will see the versions of PPT that can be used to perform a task. Of course some articles only apply to a particular version of PowerPoint.

Be aware that to view the videos you will have to access the blog.

You can download the document using the following link:

Blog articles, year 2023

Blogartikelen in een Word document 2023

Het is altijd handig om een geprinte versie van artikels bij de hand te hebben.

Algemene artikelen of aankondigingen zijn niet opgenomen in het document. Dat is ook geldig voor de artikelen met verwijzing naar Word documenten van vorige blogjaren.

Ieder artikel krijgt zijn eigen pagina. Een inhoudstafel is beschikbaar en je kan zien welke versies van PPT geschikt zijn om een taak uit te voeren. Sommige artikelen zijn natuurlijk enkel bestemd voor een specifieke PPT versie.

Bij ingevoegde video's moet je er rekening mee houden dat er enkel een verwijzing is opgenomen in de tekst. Wil je de video echt bekijken dan ga je het relevante artikel moeten bekijken in de blog.

Je kan het document voor het jaar 2023 downloaden via onderstaande link.

Blogartikelen jaar 2023

Hulplijnen met een zelfgekozen kleur toevoegen aan dia's in PPT 2019-2021

Je kan vanaf versie 2013 (zie mijn artikel: Nieuwe hulplijnen) hulplijnen toevoegen op 3 niveaus:

Op diamodel (rode kleur), de hulplijnen verschijnen op alle dia-indelingen en op de daarop gebaseerde dia's
rechtsklik op diamodel, Raster en hulplijnen, Horizontale/Verticale hulplijn toevoegen

Op dia-indeling (oranje kleur), de hulplijnen verschijnen enkel op de betrokken dia-indeling en op de daarop gebaseerde dia's
rechtsklik op dia-indeling, Raster en hulplijnen, Horizontale/Verticale hulplijn toevoegen

Op dia (grijze kleur)
rechtsklik op dia, Raster en hulplijnen, Horizontale/Verticale hulplijn toevoegen

De hulplijnen die zijn aangebracht op het diamodel of de dia-indeling kunnen op de dia niet verwijderd of verplaatst worden.

Bij de hulplijnen op de dia kan je de kleur kiezen.

Voeg eerst de hulplijn toe (zie hierboven). 
Klik erop met je rechtermuisknop. 
Kies de optie Kleur en selecteer je kleur.

Deze hulplijnen kunnen wel verwijderd of verplaatst worden.

Wil je de hulplijnen verplaatsen, plaats dan de aanwijzer of de hulplijnen en sleep met de muis.

Wil je de hulplijn verwijderen, klik dan rechts op de hulplijnen en kies in het snelmenu de optie Verwijderen.

Je ook op de hulplijn positioneren en ze wegslepen naar de rand van de dia, voor de horizontale hulplijn dus naar boven/onder, voor de verticale naar links/rechts.

Met de combinatie ctrl+slepen kan je eenvoudig een hulplijn kopiëren. 

Klik op de hulplijn die je wil kopiëren en hou vast, meteen wordt de afstand van de hulplijn tot het midden van de dia getoond. Bij de standaard hulplijn is dat dus 0,00.

Druk je nu de ctrl-toets in dat verschijnt een plus, zo weet je dat je aan het kopiëren bent.

Sleep (per mm) en laat op de gewenste afstand los, een pijlje verschijnt met de gekozen richting, draag er zorg voor om eerst de muisknop en dan pas de ctrl-toets los te laten op de gewenste afstand vanaf het midden. 

Met de combinatie Alt+F9 kan je de hulplijnen weergeven of verbergen. Gebruik je liever het lint, kies dan het tabblad Beeld en in de groep Weergeven vink je de optie Hulplijnen aan.