Text behaviour in a shape - PPT 2019-2021

When you draw a shape and add text to it, it appears by default in the center of the shape with a size of 18 pt. By default, the behavior of the text in the shape is set to Do not AutoFit.

Do Not Autofit does what it says; the text in the shape is not automatically updated the formatting is up to you.

If you adjust the size of the shape, it may happen that the text no longer fits in the shape. 

See the video below:

There are two other settings.

The second option Shrink text on overflow does exactly what it says, when shrinking/enlarging the shape it shrinks/enlarges the text.

See the video below:

With the third option Resize shape to fit text, when you adjust the font size or the size of the shape, the shape is adjusted to the text

See the video below:

English blog articles - year 2024

It is always handy to have a printable copy of interesting articles. I have made a Word document containing all my blog articles over the past year.

Some general articles or general announcements have been let out. Articles referring to previous blog years have also been let out.

Every article has its own page, and there is a table of contents to get quickly at it. You will see the versions of PPT that can be used to perform a task. Of course some articles only apply to a particular version of PowerPoint.

Be aware that to view the videos you will have to access the blog.

You can download the document using the following link:

Blog articles, year 2024

Blogartikelen in een Word document, jaar 2024

Het is altijd handig om een geprinte versie van artikels bij de hand te hebben.

Algemene artikelen of aankondigingen zijn niet opgenomen in het document. Dat is ook geldig voor de artikelen met verwijzing naar Word documenten van vorige blogjaren.

Ieder artikel krijgt zijn eigen pagina. Een inhoudstafel is beschikbaar en je kan zien welke versies van PPT geschikt zijn om een taak uit te voeren. Sommige artikelen zijn natuurlijk enkel bestemd voor een specifieke PPT versie.

Bij ingevoegde video's moet je er rekening mee houden dat er enkel een verwijzing is opgenomen in de tekst. Wil je de video echt bekijken dan ga je het relevante artikel moeten bekijken in de blog.

Je kan het document voor het jaar 2023 downloaden via onderstaande link.

Blogartikelen jaar 2024

Use both bullets and numbering in the slide master - PPT 2019

If you want to use both bullets and numbering in the slide master, you can use one of three options.

Provide a slide layout for bullet points and a separate one for numbering.

This is the easiest option  You can do this by copying an existant slide layout or by creating a new one (button Insert layout and button Insert placeholder). The latter takes more effort.

Go to View Slide Master. If you want to copy the slide and content layout just right-click the layout and choose Duplicate Layout.

The layout will get the same name preceded by 1_Title and content.

You can change the name by right-clicking it and choosing the Rename layout option.

In the master select the duplicate layout and change to numbering.

Watch the video below:

Provide two slide masters, one for bullets and one for numbering

You can do this by duplicating the existant master or by creating a new one (in the Slide Master ribbon use Insert slide master) The latter method takes a lot more effort as it creates a blank master and requires applying all the formatting needed.

Go to View and click the Slide Master button.

Right-click the current master and choose Duplicate master.

It is better to give the slide master a distinctive name. Right-click the master and choose the option Rename master. Type the new name and click the Rename button.

This is how it looks when you add a new slide:

This second master will be preserved even when you do not use it in your presentation. You can see this with the little pushpin icon beneath the master number.

In het second master you can add the numbering. You can do that by clicking in every level and choosing the Numbering button in the Paragraph group of the Home ribbon.

Using a second master has its disadvantages. It can create confusion when choosing the correct slide layout as both masters have the same layout.

Define the first three levels of the default slide layout with bullet points and the next three with numbering.

Although it looks like you can only use 5 levels in PPT it is possible to go to 9 levels. See my article : Increase outline levels. In the slide master below I used 6 levels. The first three for bullets, the last three for numbering.

If you want to use the numbering part this will mean you will have to press the increase level button several times to do so.

The indents for the levels can be set in the ruler. See my article : Adjust indents bullet list

This video shows you how to proceed:

Zowel opsommingstekens als nummering gebruiken in diamodel - PPT 2019

Als je in je diamodel zowel het gebruik van opsommingstekens als nummering wil voorzien zodat de gebruiker kan kiezen dan zijn er een aantal mogelijkheden.

Enkel een extra dia-indeling aanmaken

Dit is de eenvoudigste oplossing. Wil je enkel één dia-indeling gebruiken dan volstaat het deze te dupliceren. Ga naar Beeld - Diamodel. Als je bv. de dia-indeling Titel en object wil dupliceren kan je rechtsklikken op de dia-indeling en kiezen voor Indeling dupliceren.

Deze krijgt dan een aangepaste naam, 1_Titel en object.

De naam kan je via een rechtsklik op de gedupliceerde indeling aanpassen door te kiezen voor de optie Naam van indeling wijzigen.

Ziet er zo uit in het diamodel:

Bekijk de onderstaande video met de gevolgde procedure:

Een diamodel voorzien voor opsommingstekens en een afzonderlijk voor nummering.

Dat kan je doen door ofwel het bestaande diamodel te dupliceren ofwel door een nieuw diamodel aan te maken (in het lint Diamodel knop Diamodel invoegen). Het laatste vergt nogal wat meer werk aangezien je met een blanco diamodel vertrekt en je alles dat in het origineel diamodel aanwezig was opnieuw moet instellen.

Ga naar lint Beeld en kies voor de knop Diamodel.

Klik met je rechtermuisknop op het huidige diamodel en kies voor Diamodel dupliceren.

Je geeft dat diamodel best een eigen naam. Klik er met je rechtermuisknop op en kies de optie Naam van model wijzigen. Typ de nieuwe naam in en klik op Naam wijzigen.

Dit diamodel wordt standaard behouden zelfs als je het niet gebruikt in de presentatie. Dat kan je zien aan het kleine symbool onder het nummer van het diamodel. In het snelmenu kan je dit ook zien bij de optie Model behouden, die optie is omrand.

In de presentatie kan je dan kiezen tussen de twee modellen.

In het tweede model kan je nu het diamodel wijzigen en er nummers/letters aan toevoegen. Dat doe je in je diamodel door te klikken in ieder niveau en via het lint Start en de knop Nummering het gewenste nummer/letter te selecteren.

Het gebruik van een tweede diamodel heeft ook zijn nadelen. Het kan voor verwarring zorgen bij de keuze van het invoegen van dia's. Beide diamodellen lijken immers volledig identiek.

De eerste drie niveaus van het standaard diamodel voorzien voor opsommingstekens, de volgende drie voor nummering.

Alhoewel je op het eerste gezicht enkel 5 niveaus kan gebruiken in PPT is het wel mogelijk tot 9 niveaus te gaan. Zie daarvoor mijn artikel: Aantal niveaus instellen. Bij wijze van voorbeeld heb ik in onderstaand model zes niveaus gebruikt, 3 voor opsompunten en 3 voor nummering.

Voor de nummering zal dat dus betekenen dat je een aantal keer extra op de tabtoets zal moeten drukken of op de knop Nummering verhogen moeten klikken bij het intypen van je opsommingen.

De insprongen van de niveaus kan je instellen in het liniaal van de dia. Zie ook mijn artikel: Niveaus kiezen.

De volgende video illustreert de gevolgde procedure:

Export only a colour theme from PPT to Word - PPT 2019

If you want to export existing theme colours from PPT to Word do the following. 

Open the presentation that contains the colour scheme you want to use. Change it if that is necessary and save. IF you want more information on how to create a colour theme click on the following link Create a colour theme.

In the colour theme below the colour of Accent 1 has been changed. That will affect the colour of the built-in headings in Word.

Now open your Word document. On the Design ribbon click the colours button and select the colour scheme you created in PPT.

Watch the video to see how you proceed:

Enkel een kleurenthema exporteren van PPT naar Word - PPT 2019

Wanneer je de themakleuren wil exporteren van PPT naar Word ga je als volgt tewerk.

Open de presentatie die het kleurenthema heeft dat je wil exporteren.

In onderstaand kleurenthema is de kleur van Accent 1 aangepast, accent 1 zal zorgen voor een aangepaste kleur van de ingebouwde koppen of ingevoegde vormen in Word.

Open je Word document. Kies lint Ontwerpen en klik op de knop Kleuren, kies daar het kleurenthema dat je gebruikt in PPT.

Bekijk de video hieronder waar je het effect ziet op de koppen in Word.

Selectief animaties bekijken in PPT 2019

Wanneer je veel animaties hebt kan het vervelend zijn om die uit te testen zonder dat je iedere keer helemaal opnieuw wilt beginnen.

Gelukkig kan je in de lijst de animatie selecteren van waaraf je wil starten. Klik op die animatie en klik bovenaan het animatie deelvenster op Afspelen vanaf.

Je kan ook een aantal op elkaar volgende animaties bekijken, selecteer in het deelvenster de eerste animatie en shift+klik op de laatste, klik bovenaan het animatiedeelvenster op Selectie afspelen.

Ook afzonderlijke animaties kan je uittesten. Gebruik in het animatie deelvenster Ctrl+klik om de animaties te selecteren en klik op Selectie afspelen.

Select the animations you want to view - PPT 2019

Slides can have many animations, so it can be annoying to test them if you have to start from the very beginning again.

Fortunately you can choose the starting point in the animation list just by clicking on the item and clicking on the Play from button at the top op the task pane.

You can also make a selection of consecutive animations by clicking on the first one and pressing shift+click on the last one. Then click Play selected at the top of the animation pane.

The same thing can be done with non consecutive animations. Just ctrl+click to select the animations and click Play selected.

Herhalen van een individuele animatie in PPT 2019-2021

Het is helemaal niet moeilijk om een animatie te herhalen in PPT.

Selecteer je animatie in het deelvenster door erop te dubbelklikken.

Kies in het dialoogvenster van je animatie het tabblad Tijdsinstelling

Verander de Duur, meestal staat die op 0,5 sec wat te snel is.

Klik op het lijstpijltje naast Herhalen.

Ofwel kies je voor een vooringesteld aantal (2, 3, 4, 5, 10), ofwel typ je het aantal keer dat je wenst te herhalen in het vak en druk je enter. Zo ziet het er bv. uit met ieder item in het animatiedeelvenster, het laatste item 6 werd dus ingetypt in het vak:

Ofwel kies je voor de optie Tot volgende klik. 

Ofwel kies je voor Tot het einde van dia.

Loop a single animation in PTT 2019-2021

It is fairly easy to loop an animation in PPT.

Select your animation in the animation pane by double clicking on it.

In the dialog of your animation click the Timing tab.

Change the Duration, in most cases it is set to 0,5 seconds which is to fast.

Click the list arrow next to Repeat.

Now choose a pre-set number (2, 3, 4, 5, 10), or type the number of times you want the animation to loop and press Enter. This is an example how the animation pane looks for each item, the last item was typed in the box.

Or choose Until next click.

Or choose Until end of slide.

When did I last print my presentation? - PPT 2019-2024

Go to File - Info

Under Related dates see next to Last printed.

If you print a presentation, the 'PrintDate property' will be set to that date. There is no particular relationship with either the 'date created' or the 'date last saved'. So it could be the same as both of even earlier than both.

But if you save the document using Save As, the 'Created' property will be re-set to the later date. So the date in the 'Created' property will be more recent than the date in the 'Last printed' property.