Exporteer alle tekst uit een PPT presentatie naar een Word document - PPT 2019

Hieronder geef ik twee mogelijkheden om tekst uit een PPT presentatie te exporteren naar Word. Hou er rekening mee dat je alle tekst niet letterlijk moet interpreteren. Tekst die in getekende vormen of SmartArt of grafieken is ingetypt wordt niet overgenomen. Tekst uit zelfgetekende tekstvakken kan enkel met methode 2.

Methode 1 : presentatie exporteren naar tekst via opslaan als rich text format (*.rft).

Ga naar Bestand en kies Opslaan als, selecteer de map waar je wil opslaan, klik onderaan op het lijstpijltje naast opslaan als en kies voor het formaat Overzicht (*.rtf) in de lijst, klik op de knop Opslaan. Je kan ook via Bestand - Exporteren en de knop Opslaan als werken.

Alle tekst die in tijdelijke aanduidingen staat wordt overgenomen. Tekst in zelfgetekende tekstvakken en vormen niet. De tekst behoudt zijn eigenschappen zoals tekengrootte, kleur, vet cursief en onderlijnen. Let ook op met het gebruik van witte tekst op een donkere achtergrond die zal in Word niet zichtbaar zijn. Hier zal je alle tekst moeten selecteren en via de knop Tekstkleur naar zwart omzetten.

Hieronder een voorbeeld met 5 dia's. Let op dia 2 die bevat een rechthoek met tekst en een zelfgetekend tekstvak. Dia 3 bevat witte tekst in een tekstvak. Dia 4 bevat drie tekstvakken. Dia 5 heeft tekst in een SmartArt.

Dit is het resultaat na exporteren naar rtf.

Dia 1: geen probleem
Dia 2: enkel de titel uit de tijdelijke aanduiding is overgenomen
Dia 3: alle tekst is overgenomen, alleen is de witte tekst niet zichtbaar (grijs geselecteerd gedeelte)
Dia 4-5: niets is overgenomen.

Methode  2 : presentatie omzetten naar een PDF-bestand en omzetten naar tekst met Acrobat Reader

Ga naar Bestand en kies Exporteren, knop PDF of XPS maken.

Geef een naam aan je PDF bestand en kies de map waar het bestand moet bewaard worden. Klik op de knop Publiceren.

In de gratis Adobe Acrobat reader ga je naar Bestand en kies Opslaan als tekst. 

Kies de map en klik op Opslaan, het bestand wordt als een *.txt bestand opgeslagen. Dit bestand kan in Word geopend worden. Klik in Word op de knop Openen in de werkbalk snelle toegang, navigeer naar je map en zorg ervoor dat je onderaan bij de lijst met types kiest voor Tekstbestand (*.txt) anders zal je je bestand niet te zien krijgen in de lijst.

Kies in het dialoogvenster Bestandsconversie voor het keuzerondje Andere codering en kies in de lijst voor Unicode (UTF8) klik OK.

Met deze methode is er geen enkele opmaak behouden. Iedere dia heeft wel een nieuwe pagina tot gevolg. 

De tekst uit de tekstvakken is deze keer wel overgenomen. Geen witte tekst hier. Zoals je kan constateren gaat er heel wat verloren, bovendien is de tekst bezaaid met ongewenste enters. Je hebt dus nog wat werk voor de boeg.

Hieronder zie je een voorbeeld van pagina's 3 en 4.

Je kan ook het keuzerondje Windows (standaard) kiezen maar dan krijg je er nog een aantal onleesbare karakters bovenop.

Als je de Acrobat pro versie hebt kan je natuurlijk ook kiezen voor de optie Converteren naar Word, Excel of PowerPoint.