De omvang van een Word hand-out reduceren in PPT 2003

De omvang van een Word hand-out reduceren in PPT 2003

Je kan een hand-out maken van een PPT bestand door het bestand naar Microsoft Word te sturen. Dit kan via Bestand - Verzenden naar - Microsoft Office Word. Je kan kiezen tussen enkele vooraf ingestelde modellen. Standaard worden de dia's geplakt.

Jammer genoeg neemt het hele proces nogal wat tijd in beslag en het afgeleverde bestand neemt ontzettend in omvang toe. Aan de omvang kan je echter wel wat doen.

Wanneer je naar Word stuurt kan je ook kiezen voor het keuzerondje Koppeling plakken. Op zich levert dit al een serieuze reductie op. Eens het proces voltooid is kan je de links naar de dia's in het Word bestand verwijderen (om de links te zien kan je Alt+F9 drukken). Dit doe je in Word door de volledige tekst te selecteren en de combinatie Ctrl+Shift+F9 te drukken. Bewaar vervolgens het document opnieuw en je zal nu een normaal Word document bekomen.

Ik heb het even uitgetest met een PPT bestand van 1,9 Mb.
Als je gewoon voor plakken kiest (de standaardinstelling) krijg je een bestand van 7.7 Mb.
Kies je voor Koppeling plakken dan krijg je een bestand van 3,9 Mb.
Verwijder je de koppelingen dan krijg je een bestand van 877 Kb.

Blog articles in a Word document, year 2009

It is always handy to have a printable copy of interesting articles. I have made Word documents containing all my blog articles over the years.

Some general articles or general announcements have been let out.

Every article has its own page, and there is a table of contents to get quickly at it. You will see the versions of PPT that can be used to perform a task. Of course some articles only apply to a particular version of PowerPoint.

This is the document for the year 2009.

Blog articles, year 2009

Reduce size of a Word handout in PPT 2003

Reduce size of a Word handout in PPT 2003

If you want hand-outs you can send a PPT file to Word. File menu, Send to, Microsoft Office Word. You can choose between different styles, but it can take a lot of time and can crash from time to time. Many people complain about the enormous increase in size, which leaves you with a huge Word file. Something can be done about that though.

When you send to Word you can choose between pasting and paste linking to the PPT file.
If you want to keep the size limited choose paste link. That will in itself reduce the size considerably. But if you unlink the slides in Word (press the Alt+F9 combination to see the links) you will get a dramatically reduced file. To do so select the entire document in Word and press Ctrl+Shift+F9. Then save the document again.

I tested this with a PPT 2003 file of 1.9 Mb.
The paste option resulted in a file of 7.7 Mb.
The paste link option resulted in a file of 3.9 Mb
The unlinked Word document resulted in a file of 877 Kb.

Schaakbord tekenen - deel 2

Schaakbord tekenen - deel 2: omzetten van de tabel naar een afbeelding en verder opmaken

Om van de tabel een echt schaakbord te maken gaan we de tabel omvormen tot een afbeelding en die verder opmaken.

Selecteer je tabel, klik op de knop Kopiëren op het tabblad Start. Klik op de knop Plakken, kies Plakken speciaal, selecteer Afbeelding (enhanced Metabestand).

De tabel is nu omgezet in een afbeelding. Meteen zie je rechtsboven de nieuwe contextuele tab verschijnen 'Hulpmiddelen voor afbeeldingen'.

Klik op het tabblad 'Opmaak' en selecteer in de groep 'Afbeeldingsstijlen' het dialoogstarter knopje. In het dialoogvenster 'Afbeelding opmaken' klik je op Opvulling, je selecteert het keuzerondje 'Opvulling met figuur of bitmappatroon'. Klik op het knopje 'Bitmappatroon' en selecteer een geschikte vulling, hier heb ik het allereerste pictogram gekozen nl. papyrus.

In de groep 'Afbeeldingsstijlen' - knop 'Afbeeldingseffecten' - 'Schuine rand' - kies je het laatste pictogram van rij 1 'Gave helling'.

Klik opnieuw op de knop Afbeeldingseffecten en kies deze keer voor 3D-draaiing. Onder de rubriek Perspectief kies je het tweede icoontje van rij 2. Perspectief ongeforceerd gemiddeld.

Ten slotte kies je opnieuw '3D-draaiing' en onderaan 'Opties voor 3D-draaiing'. Pas de rotatie aan met de verschillende opties tot je het gewenste resultaat bekomt.

Je schaakbord zou er nu zo moeten uitzien:

Draw checkerboard - part 2

Draw checkerboard - part 2 - format

In order to be able to format the checkerboard further we will turn the table into a graphic.
Select your table - hit the copy button on the Start tab - click Paste button - Paste special - choose Picture enhanced metafile.

Now your table has been transformed into a graphic. See the contextual tab that has changed to Picture tools in stead of Table tools.

In the Picture styles group click the dialogstarter arrow, in the dialog 'Format picture' choose Fill, check radio button next to picture or bitmap fill, click on the bitmap pattern button, choose a suitable fill, here I have chosen the first pattern, papyrus.

In the Picture styles group click the Picture effects button. Choose bevel and select the last icon of the first row:

Now click the Picture effects button again and choose 3D-rotation, under Perspective, click on the second icon from row 2.

Finally click on 3D-rotation again and choose 3D-rotation options at the bottom. Adjust your checkerboard rotation as needed using the different tools.

Your checkerboard should now look like this:

Schaakbord tekenen - deel 1

Schaakbord tekenen - deel 1 - invoegen en formatteren van een tabel

1. Tabblad Invoegen - Tabel - sleep 8 bij 8 (je zou nu een tabel moeten bekomen met de volgende afmetingen:
   breedte = 16.93 cm hoogte = 8,24 cm
2. Tabblad Ontwerpen - groep Stijlen voor Tabellen - kies geen stijl, tabelraster (eerste optie, tweede rij).
3. Tabblad Indeling - groep tabelgrootte - naast hoogte stel je in 18 cm - naast breedte stel je in 18 cm.
4. Selecteer de tweede cel van de eerste rij - tabblad Ontwerpen - Groep Stijlen voor Tabellen - Arcering - Meer opvulkleuren - kies zwart - OK.
5. Selecteer nu iedere cel die een zwarte arcering moet krijgen en druk F4. Herhaal voor alle andere rijen ofwel startend met de eerste of de tweede cel.
6. Selecteer de tabel - tabblad Ontwerpen - groep randen - naast pendikte kies je 6pt. in de groep stijlen voor tabellen - knopje randen - kies buitenrand.
7. Dit alles geeft je het volgende resultaat.

In de volgende bijdrage gaan wij de opmaak en uitzicht van de tabel aanpassen. Daarbij maken we gebruik van de nieuwe grafische mogelijkheden van PPT 2007.

Draw checkerboard - part 1

Draw checkerboard - step 1 - insert and format a table

1. Insert tab - Table - 8 by 8 (you should get the following table:
   width = 6.67" height = 3.24"
2. Design tab - Table styles group - Choose No style, table grid (first thumbnail, second row).
3. Contextual tab Layout - Table size group - Next to height put 7" - Next to width put 7".
4. Select the second cell of the first row, Design tab - Table styles group - Shading - More colors - choose black - OK.
5. Now select every cell that needs to be black and press F4. Repeat for the next rows, alternatively starting with the second or first cell.
6. Select the table - Design tab - Draw borders group - next to pen weight, choose 6 pt. In the table styles group - click Border - choose outside border.

That should give you the following table:

Next time we will try to improve and make the checkerboard more attractive using the new tools
in PPT 2007.

Draw your own checkerboard in PPT 2007

Draw your own checkerboard in PPT 2007/2010

Not long ago someone asked me if it was possible to draw a checkerboard in PowerPoint. He was not satisfied with the pictures he found on the internet.

Well it's not all that difficult. You can draw your own checkerboard in PPT in a few steps. And make use of the latest tools PPT 2007 provides.

In the following blogentries I will explain how to proceed.

So stay tuned