Embed a file in PowerPoint

Ever shared a presentation and needed to include other related documents. Imagine adding a Word document to your presentation with your personal notes, or adding some relevant number information from Excel. Just make the info available, not show it during the presentation.

In such cases you need to embed the documents in your presentation.

There are some consequences when you embed documents:
- external data is now included in the presentation and there is no connection any more to the original data
- when you change things in the original file this will have no effect on the object in your presentation, you         can move or delete the original
- to be able to edit the file in your presentation you will need the original program on your computer.

Go to the Insert tab, in the Text group click Object icon.

1. In the insert object dialog, on your left click the Create from file radio button;
2. Click the Browse button and navigate to the file, select it and click OK;
3. put a check next to Display as an icon.

Now click on the Change Icon option, next to caption change the caption text, click OK twice.

When you open the presentation in edit mode you can activate the document by double clicking it. Or you can right click it and choose X-object then click Open.

Insluiten van bestanden in PowerPoint

Al ooit een presentatie via email gedeeld waar je extra bestanden wil aan toevoegen? Zo kan het bv. nuttig zijn om je notities in een Word document te verwerken en toe te voegen of relevant cijfermateriaal uit Excel beschikbaar te maken. Het is niet de bedoeling deze tijdens de presentatie te tonen, enkel om ze beschikbaar te maken bij de ontvanger van je presentatie.

In dergelijke gevallen is het best om de bewuste bestanden niet te linken maar gewoon te embedden in de presentatie.

Dat heeft een aantal gevolgen:

• externe data zijn nu ingevoegd in de presentatie en er is geen connectie meer met het origineel bestand;
• wanneer je wijzigingen aanbrengt aan het origineel bestand zal dat geen enkele invloed meer hebben op het object in je presentatie, je kan het origineel bestand dus gerust verplaatsen of zelfs verwijderen;
• om het bestand in je presentatie te kunnen editeren heb je het programma nodig op je computer.

Ga naar het lint Invoegen en kies in de groep Tekst voor de knop Object.

PPT 2010

PT 2013

1. Kies links het keuzerondje, Bestand gebruiken
2. Klik op de knop Bladeren en navigeer naar het gewenste bestand, selecteer en klik OK
3. Zet een vinkje bij Als pictogram weergeven
4. Klik op de knop Ander pictogram
5. Vul als bijschrift de bestandsnaam in, klik 2 x OK

Bij het openen van het PPT-bestand kan je in "editeermode" het toegevoegde bestand dubbelklikken om het te openen.

Of je kan er rechts op klikken en kiezen voor Document-object en vervolgens kiezen voor Openen.

Twee methoden om snel selectievenster te activeren (PPT 2010-2013)

Het selectievenster is een heel nuttig hulpmiddel wanneer je te maken krijgt met een dia die heel veel objecten bevat.

Er zijn verschillende mogelijkheden om, via het lint, het taakvenster te activeren in PowerPoint 2010 en PPT 2013. Zie mijn vorig artikel hier:
Selectievenster

Maar hiervoor heb je altijd meerdere muisklikken nodig. Om dit te vermijden kan je het volgende doen.

Toevoegen aan de werkbalk snelle toegang

Om dat heel snel te realiseren doe je het volgende.

Klik op lint Start
in groep Tekenen klik je op de knop Schikken
helemaal onderaan klik je met de rechter muisknop op Selectiedeelvenster
kies voor Toevoegen aan werkbalk snelle toegang

Meer is er niet nodig, met één klik kan je nu het venster activeren.

Gebruik toetsenbord sneltoetsen

Geef je de voorkeur aan het toetsenbord druk dan de combinatie ALT+F10.

Two ways to quickly activate the selection pane (PPT 2010-2013)

If you create slides with many objects the selection pane is a valuable aid.

There are several ways you can activate the selection pane using the ribbon in PPT 2010 and PPT 2013, see my previous article here:
Selection pane

But they all require many clicks. To avoid this do it this way.

Add to the quick access toolbar

If you frequently need the selection pane it is better to add it to the quick access toolbar.

To do that quickly do the following:

Click Home tab
in drawing group click Arrange button
at the bottom right click the Selection pane entry
choose Add to quick access toolbar

That's it, now it takes one click to activate the pane.

Use the keyboard shortcut

If you prefer a keyboard shortcut just press ALT+F10.