Consequences of changing the theme font in existing presentation - PPT 2019

When you go to the slide master by clicking View - Slide Master and select the Fonts button in the Background group, you can effectively see which theme font is active.

Starting with a blank presentation, this is the Office theme. In the list of fonts, the Office theme is selected in gray. The Calibri Light font is active for the header and the Calibri font for the body text. This is in the PPT 2019 version, in other later versions these can be different fonts.

&77

Below is an example of a slide with the built-in Office theme font.

If you choose a different theme font from the list in the slide master, it will have effect on all the underlying slides.

Below you see the same slide where the theme font Arial Black (header) and Arial (body) was chosen.

As you can see, all the text on the slide has been changed. Including the text in shapes, text boxes and graphs.

Also note that you do not do this with impunity, for example look at the main title which  suddenly runs over 2 lines!

Changing the theme font is not the same thing as selecting the master placeholders and applying a font.

On the sample slide below I applied Arial Black for the header and Arial Rounded MT Bold for the main text in the master placeholders. The underlying slides are all affected since the master determines the appearance of the placeholder text. Unfortunately, other text from text boxes and graphs and shapes has not. 

What if you create a completely new theme font in the slide master as in the example below?

To do this, click on the list arrow next to Fonts and select Customize font at the bottom.

Choose your fonts, in the example below I have set Arial Rounded MT Bold for the header and Brittanic Bold for the main text. Then give the theme a name and click Save.

The new theme font now also appears in the list of theme fonts under the Custom section. It is also immediately applied to all underlying slides.

What if you return to the slides and notice that the theme hasn't been applied? This is probably due to the fact that a change has been made to the slide itself. For example, you selected an object and manually adjusted the font. Since local formatting has priority, changing the theme font will do nothing.

Below is the same example where the Aptos Display font has been applied to the blue rectangle. As you can see, the theme font change had no effect.

If you still want the object to follow the theme font, you can clear the local formatting.

Select the shape and in the Font group of the Home tab, click the Clear All Formatting button.

Now the shape will follow the master theme font.

Gevolgen van wijzigen themalettertype in bestaande presentatie - PPT 2019

Wanneer je naar het diamodel navigeert via Beeld - Diamodel en in de groep Achtergrond kiest voor de knop Lettertypen zie je effectief welk themalettertype actief is. 

Bij de start van een blanco presentatie is dat het Office thema. In de lijst met lettertypen staat het Office thema grijs geselecteerd. Voor de koptekst is het lettertype Calibri Light actief en voor de hoofdtekst het lettertype Calibri. Dit allemaal in de versie PPT 2019 in andere versies kunnen dat ondertussen andere lettertypen zijn. 

Hieronder zie je een voorbeeld van een dia met het standaard ingebouwd Office themalettertype.

Kies je nu in het model een ander standaard themalettertype uit de lijst dat zal dat effect hebben op alle onderliggende dia's.

Hieronder zie je dezelfde dia waar voor het themalettertype Arial Black (koptekst) en Arial (hoofdtekst) is gekozen.

Zoals je kan zien is alle tekst op de dia aangepast. Ook de tekst in getekende vormen, tekstvakken en grafieken.

Merk ook op dat je dit niet ongestraft doet, kijk bijvoorbeeld naar de hoofdtitel die plots over 2 regels loopt!

Wanneer je zelf in het diamodel de tijdelijke aanduidingen selecteert en een eigen lettertype toepast dan is dit niet hetzelfde als een nieuw thema lettertype kiezen. 

Op de onderstaande dia heb ik in het diamodel op de tijdelijke aanduidingen als koptekst Arial Black toegepast en als hoofdtekst Arial Rounded MT Bold. De onderliggende dia's worden wel allemaal aangepast aangezien het model het uitzicht van de dia's bepaald maar de andere tekst uit de vormen, tekstvakken en de grafiek helaas niet (zie dia1). Op de tweede dia is er geen probleem.

Wat als je in het diamodel een totaal nieuw themalettertype aanmaakt zoals in onderstaand voorbeeld?

Je klikt daarvoor op het lijstpijltje naast Lettertypen en je kiest onderaan voor Lettertypen aanpassen.

Je kiest je lettertypen, in onderstaand voorbeeld heb ik voor de koptekst Arial Rounded MT Bold ingesteld en voor de hoofdtekst Brittanic Bold. Vervolgens geef je een naam aan het thema en je klikt op Opslaan.

Het nieuwe themalettertype duikt nu ook op in de lijst met themalettertypen onder de rubriek Aangepast. Het wordt meteen ook toegepast op alle onderliggende dia's.

Wat als je bent teruggekeerd naar de dia's en je merkt dat het themalettertype toch niet is toegepast? Dan ligt dat waarschijnlijk aan het feit dat op de dia zelf een wijziging is doorgevoerd. Je hebt bijvoorbeeld een object geselecteerd en manueel in de dia het lettertype aangepast. Aangezien plaatselijke opmaak op de dia prioritair is zal je wijziging van het themalettertype niets uithalen.

Hieronder opnieuw hetzelfde voorbeeld waar op de blauwe rechthoek het lettertype Aptos Display is toegepast. Zoals je ziet heeft de wijziging van themalettertype geen effect gehad.

Als je het object toch het themalettertype wil laten volgen kan je de plaatselijke opmaak wissen.

Selecteer de vorm en klik in de groep Lettertype op de knop Alle opmaak wissen.

Infografics in PPT 2019

Wanneer je op zoek bent naar afbeeldingen van dieren, personen, vormen, transportmiddelen, voeding enz... kan je beroep doen op de infografics.

Ga naar Bestand - Nieuw - kies de optie Infografics.

Je krijgt de keuze uit tientallen dia's, meestal in het staand formaat.

In onderstaande video zie je een paar voorbeelden:

Een blanco dia invoegen in een presentatie met thema - PPT 2019

Wanneer je een thema toepast dan zullen alle elementen van dat thema aanwezig zijn, kleuren, achtergrond en effecten.

Maar wat als je in een dergelijke presentatie met een thema toch een volledig witte dia wilt invoegen?

Hieronder zie je een voorbeeld van een lege dia uit een presentatie waar het thema Galerie is op toegepast. Zoals je ziet is er sprake van een afbeelding op de achtergrond en ook een kleurovergang.

Voeg een nieuwe dia in via de knop Nieuwe dia, bij voorkeur met de layout leeg.

Rechtsklik op de dia en kies in het taakvenster het keuzevakje Achtergrond-Grafics verbergen.

Alle afbeeldingen en logo's van het diamodel worden verborgen. Dat opzichzelfstaand kan al voldoende zijn om een blanco dia te bekomen.

Als de dia niet veranderd naar een witte achtergrond dan zijn de afbeeldingen toegevoegd aan de achtergrond van het diamodel zelf in plaats van ze los op het diamodel te plaatsen. Of er kan een kleurovergang of een effen kleur zijn toegepast.

Hieronder zie je een voorbeeld van de kleurovergang uit het thema Galerie:

In dat geval zal je zelf een Effen opvulling moeten toepassen met de kleur wit. Dat kan je doen in hetzelfde taakvenster.

Als je meerdere blanco dia's nodig hebt kan je overwegen om een nieuwe indeling aan te maken in het diamodel.

Klik op Beeld en kies Diamodel, selecteer de knop Indeling toevoegen, geef een goed herkenbare naam aan de indeling (klik op de knop Naam wijzigen in de groep Model bewerken) en laat de achtergrond afbeeldingen verbergen door het keuzevakje Achtergrond-Grafics verbergen aan te vinken. Bijkomend kan het nodig zijn om zoals hierboven beschreven een effen opvulling aan te brengen.

Insert a blank slide in a presentation with a theme - PPT 2019

When you apply a theme all the elements of the theme will be applied, fonts, background, colours etc...

But what if you need a totally blank slide in the middle of your presentation?

Here's a sample of a blank slide in one of the built-in themes in PPT. There is a graphic and a gradient fill.

Insert a slide, preferably one with the layout blank. Right-click on the slide background, choose Format background. In the task pane check Hide background graphics. Any graphics or logos from the master or layout will be hidden.That maybe enough to get a blank slide. 

What if the background does not change to white? Then the graphics have been added to the background of the master itself, instead of inserting them on top of the master. Or the background of the master has been created with a Gradient or solid colour fill.

Here's an example of a gradient.

In that case you might have to use the radio button Solid fill and then apply the colour white next to Color in the same dialogue.

If you need several slides with that background you could create a new custom layout. 

Go to View then click Slide master, the click the Insert Layout button, give the layout a representative name (right-click layout and choose Rename layout), and hide the background graphics. In addition you may have to change the background colour to a solid colour.

Hide date, footer, slide number placeholders in PPT - PPT 2019

There is really no need to completely remove the date, slide number or footer placeholders in the master of PPT to hide them on your slides. 

If for some reason you do not want to show the date, slide number of footer on one or all slides you can simply do one of the following.

For the purpose of clarity I changed the colour, font size of the footers to make them more visible in the videos.

Hide the placeholders only on the title slide

Go to the Insert tab and click the Header and Footer button in the Text group.

Then check the box Don't show on title slide.

Click Apply (or Apply to all if you have several title slides).

Hide the placeholders only on the current slide

Select the slide you want to hide the placeholders on.

Go to the Insert tab and click the Header and Footer button in the Text group.

Then uncheck all the appropriate boxes. 

Click Apply.

Hide the placeholders on all slides

Go to the Insert tab and click the Header and Footer button in the Text group.

Then uncheck all the appropriate boxes. 

Click Apply to all.

Hide the placeholders on a particular layout in the master

Go to the View tab and click the Slide Master button.

Select the layout where you want to hide the placeholders.

In the Master layout group untick Footers. Leave the master.

If you do that in a presentation where those placeholders are already in place you will see that they are still there. After you return to your slides it will seem that nothing has changed, but when you click the Reset slide button in the Slides group on the Home tab you will see the effect.  The placeholders will be totally out of wack. That is what happens here in PPT 2019 anyway. Then you can delete them. Restoring them requires to recall the header and footer dialogue and reapply them.

Verbergen van datum, dianummer, voettekst in PPT 2019

Om de datum, dianummer of voettekst te verbergen is het helemaal niet nodig om de tijdelijke aanduidingen voor de datum, voettekst en dianummer te verwijderen van de dia of het diamodel.

Als je voor een of andere reden de datum, voettekst en dianummer aanduidingen niet wil tonen op één of meerdere dia's dan kan je het volgende doen.

Voor de duidelijkheid heb ik de voetteksten in de onderstaande video's extra in de verf gezet door de kleur aan te passen en de tekengrootte aan te passen.

Verberg de tijdelijke aanduidingen alleen op de titeldia

Klik op het tabblad Invoegen en selecteer de knop Kop- en voetteksten in de Tekst groep.

Zet een vinkje naast Niet weergeven op titeldia.

Klik op de knop Toepassen (of Overal toepassen als je meerdere titeldia's hebt).

Verberg de tijdelijke aanduidingen alleen op de huidige dia

Selecteer de dia waar je de aanduidingen wil verbergen.

Klik op het tabblad Invoegen en selecteer de knop Kop- en voetteksten in de Tekst groep.

Verwijder alle vinkjes naast de keuzevakjes. 

Klik op de knop Toepassen.

Verberg de tijdelijke aanduidingen op alle dia's

Klik op het tabblad Invoegen en selecteer de knop Kop- en voetteksten in de Tekst groep.

Verwijder alle vinkjes naast de keuzevakjes.

Klik op de knop Overal toepassen.

Verberg de tijdelijke aanduidingen op een specifieke dia-indeling

Klik op het tabblad Beeld en klik op de knop Diamodel in de groep Modelweergaven.

Selecteer de dia-indeling waar je de tijdelijke aanduidingen wil verbergen. 

In de groep Modelindeling haal je het vinkje weg bij Voetteksten. Sluit het diamodel af.

Als je dit doet in een presentatie waar de tijdelijke aanduidingen reeds zichtbaar zijn dan zal je merken dat deze in eerste instantie niet verdwijnen. Pas als je op de knop Opnieuw instellen op het tabblad Start klikt zal je het effect zien. De tijdelijke aanduidingen zijn er nog altijd maar ze staan volledig uit het lood.  Dat is althans wat er gebeurd in PPT 2019. Je moet ze dus nog zelf verwijderen. Bij het aanmaken van een nieuwe dia met dezelfde dia-indeling zullen de voetteksten ook meteen verborgen zijn.

Indien nodig kan je ze later nog herstellen door opnieuw op de dia-indeling de optie voetteksten aan te vinken en naar het dialoogvenster Kop- en voettekst te navigeren en ze te activeren.

Gedrag van tekst in een getekende vorm in PPT 2019-2021

Wanneer je een vorm tekent en er tekst aan toevoegt verschijnt die standaard in het midden van de getekende vorm met een grootte van 18 pt. Het gedrag van de tekst in de vorm staat standaard op AutoAanpassen niet gebruiken. 

Wanneer je nu de vorm qua grootte aanpast dan kan het gebeuren dat de tekst niet meer past in de vorm. Dat is nu eenmaal wat AutoAanpassen niet gebruiken doet.

Zie de video hieronder:

Er zijn nog twee andere instellingen.

De tweede optie Tekst kleiner maken doet precies wat het zegt, bij het versmallen/vergroten van de vorm verkleint/vergroot de tekst zodat hij altijd past in de vorm.

Zie de video hieronder:

Bij de derde optie Formaat van vorm aanpassen aan tekst wordt bij het aanpassen van de tekengrootte of de grootte van de vorm de vorm aangepast aan de tekst.

Zie de video hieronder:

Text behaviour in a shape - PPT 2019-2021

When you draw a shape and add text to it, it appears by default in the middle of the shape with a size of 18 pt. By default, the behaviour of the text in the shape is set to Do not AutoFit.

Do Not Autofit means the formatting of the text in the shape is not automatically updated.

So, if you adjust the size of the shape, it may happen that the text no longer fits the shape. 

See the video below:

There are two other settings.

The second option Shrink text on overflow shrinks or enlarges the text when you shrink or enlarge the shape.

See the video below:

With the third option Resize shape to fit text, when you adjust the font size or the size of the shape, the shape is adjusted to the text

See the video below:

English blog articles - year 2024

It is always handy to have a printable copy of interesting articles. I have made a Word document containing all my blog articles over the past year.

Some general articles or general announcements have been let out. Articles referring to previous blog years have also been let out.

Every article has its own page, and there is a table of contents to get quickly at it. You will see the versions of PPT that can be used to perform a task. Of course some articles only apply to a particular version of PowerPoint.

Be aware that to view the videos you will have to access the blog.

You can download the document using the following link:

Blog articles, year 2024

Blogartikelen in een Word document, jaar 2024

Het is altijd handig om een geprinte versie van artikels bij de hand te hebben.

Algemene artikelen of aankondigingen zijn niet opgenomen in het document. Dat is ook geldig voor de artikelen met verwijzing naar Word documenten van vorige blogjaren.

Ieder artikel krijgt zijn eigen pagina. Een inhoudstafel is beschikbaar en je kan zien welke versies van PPT geschikt zijn om een taak uit te voeren. Sommige artikelen zijn natuurlijk enkel bestemd voor een specifieke PPT versie.

Bij ingevoegde video's moet je er rekening mee houden dat er enkel een verwijzing is opgenomen in de tekst. Wil je de video echt bekijken dan ga je het relevante artikel moeten bekijken in de blog.

Je kan het document voor het jaar 2024 downloaden via onderstaande link.

Blogartikelen jaar 2024