Embed a file in PowerPoint

Ever shared a presentation and needed to include other related documents. Imagine adding a Word document to your presentation with your personal notes, or adding some relevant number information from Excel. Just make the info available, not show it during the presentation.

In such cases you need to embed the documents in your presentation.

There are some consequences when you embed documents:
- external data is now included in the presentation and there is no connection any more to the original data
- when you change things in the original file this will have no effect on the object in your presentation, you         can move or delete the original
- to be able to edit the file in your presentation you will need the original program on your computer.

Go to the Insert tab, in the Text group click Object icon.

1. In the insert object dialog, on your left click the Create from file radio button;
2. Click the Browse button and navigate to the file, select it and click OK;
3. put a check next to Display as an icon.

Now click on the Change Icon option, next to caption change the caption text, click OK twice.

When you open the presentation in edit mode you can activate the document by double clicking it. Or you can right click it and choose X-object then click Open.

Insluiten van bestanden in PowerPoint

Al ooit een presentatie via email gedeeld waar je extra bestanden wil aan toevoegen? Zo kan het bv. nuttig zijn om je notities in een Word document te verwerken en toe te voegen of relevant cijfermateriaal uit Excel beschikbaar te maken. Het is niet de bedoeling deze tijdens de presentatie te tonen, enkel om ze beschikbaar te maken bij de ontvanger van je presentatie.

In dergelijke gevallen is het best om de bewuste bestanden niet te linken maar gewoon te embedden in de presentatie.

Dat heeft een aantal gevolgen:

• externe data zijn nu ingevoegd in de presentatie en er is geen connectie meer met het origineel bestand;
• wanneer je wijzigingen aanbrengt aan het origineel bestand zal dat geen enkele invloed meer hebben op het object in je presentatie, je kan het origineel bestand dus gerust verplaatsen of zelfs verwijderen;
• om het bestand in je presentatie te kunnen editeren heb je het programma nodig op je computer.

Ga naar het lint Invoegen en kies in de groep Tekst voor de knop Object.

PPT 2010

PT 2013

1. Kies links het keuzerondje, Bestand gebruiken
2. Klik op de knop Bladeren en navigeer naar het gewenste bestand, selecteer en klik OK
3. Zet een vinkje bij Als pictogram weergeven
4. Klik op de knop Ander pictogram
5. Vul als bijschrift de bestandsnaam in, klik 2 x OK

Bij het openen van het PPT-bestand kan je in "editeermode" het toegevoegde bestand dubbelklikken om het te openen.

Of je kan er rechts op klikken en kiezen voor Document-object en vervolgens kiezen voor Openen.

Twee methoden om snel selectievenster te activeren (PPT 2010-2013)

Het selectievenster is een heel nuttig hulpmiddel wanneer je te maken krijgt met een dia die heel veel objecten bevat.

Er zijn verschillende mogelijkheden om, via het lint, het taakvenster te activeren in PowerPoint 2010 en PPT 2013. Zie mijn vorig artikel hier:
Selectievenster

Maar hiervoor heb je altijd meerdere muisklikken nodig. Om dit te vermijden kan je het volgende doen.

Toevoegen aan de werkbalk snelle toegang

Om dat heel snel te realiseren doe je het volgende.

Klik op lint Start
in groep Tekenen klik je op de knop Schikken
helemaal onderaan klik je met de rechter muisknop op Selectiedeelvenster
kies voor Toevoegen aan werkbalk snelle toegang

Meer is er niet nodig, met één klik kan je nu het venster activeren.

Gebruik toetsenbord sneltoetsen

Geef je de voorkeur aan het toetsenbord druk dan de combinatie ALT+F10.

Two ways to quickly activate the selection pane (PPT 2010-2013)

If you create slides with many objects the selection pane is a valuable aid.

There are several ways you can activate the selection pane using the ribbon in PPT 2010 and PPT 2013, see my previous article here:
Selection pane

But they all require many clicks. To avoid this do it this way.

Add to the quick access toolbar

If you frequently need the selection pane it is better to add it to the quick access toolbar.

To do that quickly do the following:

Click Home tab
in drawing group click Arrange button
at the bottom right click the Selection pane entry
choose Add to quick access toolbar

That's it, now it takes one click to activate the pane.

Use the keyboard shortcut

If you prefer a keyboard shortcut just press ALT+F10.

Combine clip art with a callout (2)

Draw your callout then combine the two shapes. Be sure to select the silhouette first then the cloud. If you do it the other way the silhouet will take on the colour of the call-out.

As a final step you can combine the two shapes.

If you want to add text to the callout, place a textbox on top of it. You can of course select the shape and type in some text but then it will be difficult to make the text appear where you like it, a lot of formatting to do.

Combineren van clip art met tekstballon (2)

Teken nu je tekstballon (wolkvormige toelichting). Draag er zorg voor eerst het silhouet en das pas de tekstballon te selecteren anders krijgt het samengevoegde object de kleur van de tekstballon.

Ten slotte combineer je beide vormen met de knop Vorm samenvoegen.

Indien je dat wilt kan je nog een tekstvak toevoegen bovenop de tekstballon. Alhoewel je hier ook het nieuwe object zou kunnen selecteren en de tekst meteen intypen zal het toch wat werk vragen om de tekst juist gepositioneerd te krijgen.

Combine clip art with a callout (1)

What if you have a picture on the one hand and a callout on the other hand and you want to combine both.

You can't combine a clip art with a shape, only shapes can be combined.

There is a way to do this, but first you will have to convert the clip art into a Microsoft drawing object.

Right click the picture and choose Edit picture, in the dialog that appears click Yes. Then ungroup it to see all the different parts (this step is not really necessary here as the silhouette and the tie can be selected separately quite easily).

Now deselect by clicking next to the picture. Select the silhouet of the man by clicking on it. Then shift+click the shape of the tie. Finally drag them away from the picture background which you can delete afterwards.

Now combine the two shapes using the Shape combine tool.

What's left from the clip art is a shape that we can combine with a call-out. This will be done in our next entry.

Combineren van clipart met tekstballon (1)

Wat als je een illustratie wil combineren met een tekstballon?

Normaal gezien kan je een illustratie niet combineren met een getekende vorm. Alleen getekende vormen kunnen gecombineerd worden.

Er is een mogelijkheid om dit toch te doen maar dan moet je de illustratie (clip art) eerst converteren naar een Microsoft tekenobject.

Klik met je rechtermuisknop op de illustratie en kies voor Afbeelding bewerken. In het dialoogvenster dat verschijnt klik je op ja zodat de illustratie omgezet wordt in een reeks tekenobjecten. Vervolgens klik je rechts op de illustratie en vervolgens Groeperen en Groep opheffen (dit deel is niet noodzakelijk voor ons voorbeeld aangezien de silhouet maar uit twee delen bestaat de man en de das, en die kunnen ook zonder nog verder te degroeperen al geselecteerd en weggesleept worden.

Klik naast de groep en selecteer vervolgens het silhouet van de man door erop te klikken, hou de shift-toets in en selecteer ook het object met de das. Sleep beide weg van de achtergrond. De overblijvende objecten van de achtergrond kan je gewoon verwijderen.

Combineer nu beide vormen via de knop Vorm combineren.

Als eindresultaat verkrijg je één samengevoegde vorm. In onze volgende bijdrage voegen we er alsnog de tekstballon aan toe.

Make your own call-out - draw it yourself (5)

If you are familiar with the drawing tools in PPT you can create you own call-out, here's a sample:

Follow the steps.

First step - draw your shape using the FreeForm tool. 

This is how it looked:

Second step - adjust the shape to give it its round corners.

To do that, right click on the shape - choose Edit points - click on the point you want to adjust - then use the handles to modify.

Third step - apply a shadow

Select the shape - Format - Shape effects button in the Shape styles group - Shadow - Inner- Inner middle.

Je eigen tekstballon maken - zelf tekenen (5)

Als je vertrouwd bent met het tekenmateriaal in PPT kan je net zo goed je eigen tekstballon zelf tekenen.

Hier is een voorbeeld:

Zet de volgende stappen:

Stap 1 : teken je vorm met het Vrije vorm gereedschap.

Dit is het eindresultaat:

Stap 2 : Pas de vorm aan zodat je de afgeronde hoeken krijgt.

Klik ofwel rechts op de vorm, kies uit het snelmenu Punten bewerken, of kies onder Hulpmiddelen voor tekenen, contextueel tabblad Opmaak, knop Vorm bewerken, Punten bewerken. Selecteer een punt en pas het aan door te slepen met de handvaten.

Stap 3: een schaduw toepassen 

Selecteer de vorm - Opmaak - knop Vormeffecten - Schaduw - Binnen - Binnen midden.

Make your own callout PPT 2010/2013 (4)

What if the new callout you created needs to be adjusted?

No problem, the new merged shape is an ordinary shape and can be edited.

You can either right click the shape and choose Edit points from the menu or use the contextual format tab, under Drawing tools, click Edit Shape button, and choose Edit points.

Here's an example of the latest callout we created in a previous blog.

The little yellow diamond shaped handles are gone though.

Je eigen tekstballon maken PPT 2010/2013 (4)

Wat als je nieuw aangemaakte tekstballon niet helemaal voldoet en moet aangepast worden.

Geen probleem, de nieuwe samengevoegde vorm kan net als iedere andere vorm aangepast worden.

Klik ofwel rechts op de vorm, kies uit het snelmenu Punten bewerken, of kies onder Hulpmiddelen voor tekenen, contextueel tabblad Opmaak, knop Vorm bewerken, Punten bewerken. Versleep punten of voeg er nieuwe toe.

Hier zie je een voorbeeld van de tekstballon die we in het vorige bericht hebben aangemaakt.

De gele ruitvormige bijstellingsgrepen die je bij een getekende vorm tot je beschikking hebt ben je echter kwijt.

Make you own callout PPT 2010/2013 (3)

Here's a second example of a custom callout.

These are the steps you should take. You will need three shapes, the first two you will find under the rectangles section, the third under Basic shapes.

Je eigen tekstballon maken PPT 2010/2013 (3)

Hier is een tweede voorbeeld van een eigen tekstballon:

Hier zijn de stappen die je moet zetten. In dit geval heb je drie vormen nodig. Vorm 1 (rechthoek, afgeschuinde bovenhoeken) en 2 (rechthoek) vind je onder de rubriek Rechthoeken (zie 1).

Lijn de eerste twee vormen uit ten opzichte van elkaar (zie 2). Selecteer de gewone rechthoek eerst en dan de afgeschuinde. Voor PPT 2010, gebruik de knop die we in een vorige bijdrage aan de werkbalk snelle toegang hebben toegevoegd, voor PPT 2013 en later klik je meteen op de knop Vormen samenvoegen in het lint (contextueel tabblad Opmaak, groep Vormen invoegen) (zie 3). Kies voor de optie Combineren.

Teken de derde vorm (gelijkbenige driehoek) (zie 1) en roteer hem met de roteerknop. Lijn uit op de samengevoegde rechthoeken (zie 2), selecteer eerst de gelijkbenige driehoek en dan de gecombineerde vorm. Kies deze keer voor Verenigen.

Grafieken printen in zwart-wit - PPT 2013

Wanneer je presentatie grafieken bevat zal je wel gemerkt hebben dat bij het printen met een zwart/wit printer de kleuren omgezet worden in grijstinten. Meestal is het eindresultaat niet om aan te zien. Er is te weinig contrast tussen de verschillende onderdelen.

Orginele kleuren PTT 2013

Kleuren bij het printen

Wat kan je daaraan doen ?

Selecteer je grafiek, klik op de stijlknop, klik op het blad Kleur, onder de monochromatische kleuren kies je voor kleur 11. Dit geeft je meer contrast tussen de verschillende kolommen. Print je dia('s), na het printen kan je via dezelfde knop de kleuren terugzetten, kies daarvoor onder Kleurrijk voor kleur 1 en je hebt de standaardinstellingen terug.

of
Selecteer je kolommen en pas een andere kleur toe die beter contrasteert bij het printen in zwart/wit. Selecteer je reeks door erop te klikken. Via het contextueel lint Indeling en de knop Opvullen van vorm kies je een andere vulkleur. Meestal is het niet nodig om alle reeksen een andere kleur toe te kennen zolang je het contrast maar verbeterd. Met de knop Omtrek van vorm kan je een rand toevoegen zodat het resultaat nog duidelijker is.

Middenste kolom met andere kleur, randen bij alle kolommen

Via het lint Beeld kies je nu de knop Grijswaarde. Al je dia's worden nu in zwart/wit getoond zoals ze door je printer zullen geprint worden.

Make your own callout PPT 2010/2013 (2)

Suppose you want to make the following callout:

Here are the steps you should take. For the first shape select the Rectangles section  (last icon), for the second shape use the Basic shapes section (Lightning).

Align both shapes, and select them.

To combine both shapes make use of the button we added to our QAT in the previous blog article for PPT 2010, in PPT 2013 just click the Combine shapes button on the ribbon.