De omvang van een Word hand-out reduceren in PPT 2013 (update)

Je kan een hand-out maken van een PPT bestand door het bestand naar Microsoft Word te sturen. Dit onderwerp kwam reeds eerder aan bod in de blog namelijk voor de versie 2003. Dit is een update voor de versie PPT 2013. Het onderwerp is nog wat verder uitgediept en de nodige schermafdrukken maken het geheel wat meer bruikbaar.

In PPT 2013 kan je de diavoorstelling omzetten in een Word hand-out  via Bestand - Exporteren - Hand-outs maken.

Je kan kiezen tussen enkele vooraf ingestelde modellen. Standaard worden de dia's geplakt.

De standaardkeuze Plakken is niet de juiste keuze, PPT maakt van iedere dia een OLE-object en het bestand neemt exponentieel toe. Je kan iedere dia editeren door er rechts op te klikken en te kiezen voor Dia-object - Bewerken. De wijzigingen zijn enkel geldig voor het Word document.

Je kan ook kiezen voor Koppeling plakken. Op zich levert dit al een serieuze reductie op. Als je een dia wil editeren kan je die dubbelklikken. De volledige presentatie wordt opgestart en de wijzigingen staan zowel in het PPT bestand als in het Word bestand. 

Als de hand-out klaar is kan je de koppelingen verwijderen. Dat kan op twee manieren. Ga in Word naar Bestand - Info - klik op Koppelingen naar bestanden bewerken - selecteer alle koppelingen via klik (beginpunt) en shift+klik (eindpunt) - en klik op de knop Verbreken. 

Of selecteer in Word de volledige tekst en druk de combinatie Ctrl+Shift+F9, klik Ja bij de vraag of je de koppelingen wil verbreken. Bewaar vervolgens het document opnieuw en je zal nu een normaal Word document bekomen zonder de koppelingen.

.

Ik heb het even uitgetest met een PPT bestand van 6,5 Mb.
Als je gewoon voor plakken kiest (de standaardinstelling) krijg je een bestand van 177,9 Mb.
Kies je voor Koppeling plakken dan krijg je een bestand van 135,8 Mb.

Verder reduceren

Dat is nog altijd gigantisch veel. Om het bestand verder te reduceren kan je in het Word document het volgende doen. Selecteer de afbeelding van de dia, klik erop met je rechtermuisknop en kies Afbeelding bewerken. Word vraagt je of je de afbeelding wilt omzetten in een Microsoft tekenobject, klik Ja. Herhaal dit voor alle afbeeldingen. Een tijdrovend werkje.

Na het opslaan is het bestand nog 8,7 Mb groot. Denk eraan dat de omzetting wel wat kwaliteitsverlies met zich zal brengen. Vooral grafieken, WordArt objecten, arceringspatronen en dergelijke. De dia's blijven wel editeerbaar, maar gemakkelijk/praktisch kan je dat niet noemen. 

Als alternatief kan je ook het volgende proberen. Selecteer in Word het pictogram van de dia, kopieer, verwijder het pictogram en plak met plakken speciaal terug als png bestand. Op een bestand van
19 Mb gaf dat een reductie tot 384 Kb. De presentatie bestond uit 18 dia's, dus nog net uitvoerbaar.

Overweeg van het bestand op te slaan als PDF-bestand.

Je kan je na het verbreken van de koppelingen het Word document opslaan als een PDF. Je doet dit via Bestand - Exporteren - PDF of XPS document maken - knop PDF of EPS maken. Kies je voor Standaard dan bekom je een bestand van 479 KB, kies je voor Minimale grootte dan bekom je 365 Kb. Dit gaat wel ten koste van de afbeeldingskwaliteit en niets is nog editeerbaar.