Automatically update your logo in PPT 2013

From time to time your company logo changes. Unfortunately, your old presentations do not update automatically when you start using the new logo.

You can change that. Create a unique folder on your computer and put the logo in it. When you create a new presentation or when you create a template use Insert and link instead of just linking the logo.

Click Insert - Picture - navigate to the special folder - select the picture - then click on the downward pointing triangle next to it. Choose Insert and link from the dropdown menu that appears.

Now if you replace the logo in the folder (using the same filename) PPT will automatically update the file when you open it.

If you delete or move the logo to another folder PPT will use the most recent embedded version. This is only the case if you choose Insert and link and not link. When you use the latter and move or delete the picture you will get an empty placeholder with an x.

Automatisch updaten logo voor je presentaties - PPT 2013

Nu en dan verandert het logo van je bedrijf. Helaas zullen oude presentaties/sjablonen niet automatisch met het nieuwe logo worden uitgerust.

Als je dit in de toekomst wil vermijden kan je het logo invoegen en koppelen. Creëer daarvoor een unieke folder met daarin alleen je logo bestand. Wanneer je het logo invoegt via Invoegen - Afbeelding - navigeren - selecteren logo - klik dan op het lijstpijltje naast de knop Invoegen en klik Invoegen en koppelen.

Als je nu een nieuw logo (met dezelfde naam) in de folder plaatst dan zal je bij het openen van je presentatie of bij het gebruik van je sjabloon je nieuwe logo ter beschikking hebben.

Wanneer je om de een of andere reden het nieuwe logo wist of verplaatst zal PPT gebruik maken van het laatst ingevoegde (oude) logo. De voorwaarde is dat je kiest voor Invoegen en koppelen en niet voor Koppelen aan bestand. In het laatste geval zal je bij het verplaatsen of verwijderen van het logo in je presentatie een tijdelijke aanduiding met een X in bekomen.

Tijdens presentatie naar Excel hyperlinken en terugkeren naar volgende dia - PPT 2013

Veronderstel dat je tijdens een presentatie gegevens uit Excel zou willen tonen en eens die bekeken zijn dat je dan vanuit Excel naar de volgende dia in je presentatie wil terugkeren.

In PPT voeg je de link toe naar het Excel bestand, Invoegen - Hyperlink - klik op de knop Zoeken naar een bestand en navigeer naar je Excel bestand - selecteer en klik op OK.

Bewaar je presentatie.

Open het Excel bestand - voeg de hyperlink toe naar de PPT-presentatie. Ook hier is dat via het lint Invoegen - knop Hyperlink - knop Zoeken naar een bestand...

Na selectie klik je onderaan bij adres helemaal achteraan het pad en voeg je het volgende toe #dianr. Waar dianr. staat voor de dia volgend op de dia met de hyperlink, klik OK.

Klik gedurende de presentatie op de hyperlink in Excel en je keert terug naar de volgende dia uit je presentatie.

Hyperlink to Excel from your presentation and return to the next slide in PPT 2013

Suppose you want to show an Excel file during your presentation and then return from Excel to your presentation to the slide following the current one.

Add the link In PPT to your Excel file, Insert - Hyperlink - click the Search button and navigate to your Excel file, select it and click OK.

Save your presentation.

Open the Excel file - add a hyperlink to your presentation. Insert - Hyperlink - Search button...
Select your PPT file, then at the bottom, after the address type #slide number. Where slide number is the following slide in your presentation.

Now during your presentation click on the hyperlink that brings you to Excel, in Excel click the hyperlink that brings you back to the next slide of your presentation.

Convert Smart Art to shapes (method 2)

A while ago I wrote an article on how to convert a Smart Art object into shapes.

Convert SmartArt to shapes

The method used the ribbon. Of course there is also the possibility to use the right-click menu.

Right-click the SmartArt, choose Group and Ungroup, repeat the process a second time to obtain individual objects.

Omzetten van SmartArt in vormen (methode 2)

Een tijdje geleden schreef ik het volgende artikel over het omzetten van SmartArt naar afzonderlijke vormen.
Omzetten van SmartArt in vormen

De methode maakt gebruik van het lint. Maar je kan net zo goed gebruik maken van de rechter muisknop en het snelmenu om de SmartArt om te zetten.

Klik met je rechtermuisknop op het WordArt-object en kies Groeperen - Groep opheffen. Herhaal het proces nog eens zodat je nu afzonderlijke objecten hebt.

Make text transparent in PPT 2013, individual letters (method 2)

In my previous article I explained how to use the Merge Shapes function to make letters transparent. I used the combine/subtract options. The disadvantage is that after merging you get one shape. It is not possible to format the individual letters.

To achieve this with individual letters you can use the Fragment option.

Insert the image on your slide using Insert - Picture on the Home tab.

Draw a shape, e.g. rectangle and place it on top of your picture.

Make the rectangle transparent and choose another color if necessary. Right click the picture and choose Format Shape. In the task pane click the Fill icon, next to color click the button to change it and use the slider next to transparency to adjust.

Finally draw your textbox on top of the transparent rectangle. The slide now looks like this:

First select the shape and then the text box.

Under Drawing Tools, click the Format tab, in the Insert Shapes group klik the Merge Shapes button. Select Fragment.

The letters and the rectangle are separate objects now.

Shift + click the rectangle to deselect. Position the cursor on the edge of a letter and drag downwards.

Delete the remaining shape (rectangle). Now you can work with the individual letters. Drag them where you want. The recesses in the letters can be deleted if you want.

Now format the individual letters by using::

Enlarge or move if you want:

Tekst transparant maken in PPT 2013, individuele letters (methode 2)

In mijn vorige bijdrage heb ik uitgelegd hoe je via de functie Shapes samenvoegen tekst transparant kan maken. Daarbij maakte ik gebruik van de functies combineren en aftrekken. Het nadeel van deze methode is dat je de letters niet individueel kunt behandelen. Je krijgt na het samenvoegen één vorm.

Als je met individuele letters wil werken moet je gebruik maken van de functie fragmenteren.

Plaats de afbeelding op je dia via Invoegen - Afbeelding.

Teken een vorm bv. een rechthoek en plaats hem over de afbeelding.

Stel eventueel de kleur en transparantie in via een klik met de rechtermuisknop op de vorm, kies Opmaak vorm, in het taakvenster klik je op Opvulling, bij de rubriek kleur pas je de transparantie van de vorm aan.

Teken tenslotte een tekstvak bovenop de vorm. Stel de gewenste tekengrootte en opmaak in. De dia ziet er nu zo uit:

Selecteer eerst de vorm en vervolgens het tekstvak.

Onder Hulpmiddelen voor tekenen klik je op het tabblad Opmaak, in de groep Vormen invoegen klik je op de knop Shapes samenvoegen, kies voor Fragmenteren.

De letters en de rechthoek zijn nu allemaal aparte vormen.

Shift + klik op de transparante rechthoek om hem te deselecteren. Ga op de rand van een letter staan en sleep met de vierrichtingspijl de letters naar beneden.

De eerste overblijvende vorm met de uitgesneden letters kan je verwijderen. Je werkt verder met de individuele letters die je terug naar boven sleept. De uitsparingen in de letters kan je eventueel ook verwijderen.

Maak de individuele letters op naar eigen voorkeur via de knoppen:

Vergroot of verplaats ze als je dat wilt.

Tekst transparant maken in PPT 2013

Kan je letters transparant maken in PPT 2013 zodat door de letters de afbeelding te zien is?

Dat kan via het gebruik van de functie Shapes samenvoegen.

Plaats de afbeelding op je dia via Invoegen - Afbeelding (1).

Teken een vorm bv. een rechthoek en plaats hem over de afbeelding (2).

Stel eventueel de kleur en transparantie in via een klik met de rechtermuisknop op de vorm, kies Opmaak vorm, in het taakvenster klik je op Opvulling, bij de rubriek kleur pas je de transparantie van de vorm aan. Deze stap is niet strikt noodzakelijk maar het resultaat is wel mooier dan wanneer je een effen opvulling kiest.

Teken tenslotte een tekstvak bovenop de vorm (3). Stel de gewenste tekengrootte en opmaak in. De dia ziet er nu zo uit:

Selecteer eerst de vorm en vervolgens het tekstvak.

Onder Hulpmiddelen voor tekenen klik je op het tabblad Opmaak, in de groep Vormen invoegen klik je op de knop Shapes samenvoegen, kies voor Combineren of Aftrekken.

De letters zijn nu transparant. De gecombineerde vorm kan naar believen verplaatst worden. De afbeelding die eronder ligt is steeds zichtbaar.

Save an embedded video in PPT 2013

Starting with PPT 2010 videos are embedded in your presentation.

When you recieve a presentation with a video in it and you want to use it as a separate file, just right click the video and choose Save Media as in the quick menu. Just give it a name and you are done.

Een ingevoegde video opslaan in PPT 2013

Te beginnen met PPT 2010 worden video's standaard ingevoegd in een presentatie.

Wanneer je een presentatie ontvangt met daarin een video is het moeilijk om deze als een afzonderlijk bestand te gebruiken.

Geen nood je kan door met je rechtermuisknop te klikken op de video kiezen voor Media Opslaan als zodat je het bestand in zijn oorspronkelijk formaat kunt bewaren en gebruiken.

Add a picture placeholder without a prompt in a slide layout - PPT 2013

You can add a placeholder to a new or existing slide design easily in PPT 2013. Just go to View - Master - and click the Insert Placeholder button.

Drag with your mouse, you get a placeholder with default prompt:

But how can you add a placeholder without a prompt.

Right-click the added placeholder, choose Edit text from the quick menu.

The default prompt disappears. First click the Home tab and in the Paragraph group click the bullet button. That way there will be no bullet in the placeholder.

As a last step type a space in the placeholder, that way the placeholder will remain empty. Without the space the default prompt will return.