Inzoomen tijdens het presenteren - PPT 2013

Screenshots worden veel gebruikt in presentaties, bv. om de gebruikersinterface van softwareprogramma's te tonen, of een internet website e.d. Het probleem ligt meestal hierin dat de schermafdruk niet goed te lezen valt. Meestal wordt de schermafdruk zonder meer in de presentatie geplakt. Hoe verder je je bevindt van het projectiescherm hoe minder details je kan onderscheiden. Dat is erg irritant voor je publiek en schaadt de efficiëntie.

Wat kan je daaraan doen?

De kunst bestaat erin om op details van je screenshot in te zoomen. Dat kan op verschillende manieren. Er bestaan programma's die je toelaten in te zoomen op details op je scherm. ZoomIt van Microsoft is er een van. Je kan het hier gratis downloaden :

ZoomIt

Of ook nog Microsoft PowerPoint helper, ondanks de naam geen Microsoft product.

Beide heb ik zonder problemen uitgetest onder Windows 10. Mijn voorkeur gaat uit naar ZoomIt dat meer flexibiliteit biedt.

Het kleine programma laat je toe met een toetscombinatie snel in te zoomen op gedeelte van je scherm of op een gedeelte van je dia tijdens je presentatie. Daarbij kan je ook het niveau van de vergroting instellen.

Verder kan je er ook notities mee nemen en zaken benadrukken (omcirkelen bv., schrijven op je scherm). Als je dit wenst kan je ook gebruik maken van LiveZoom zodat je verder kan werken in het programma terwijl je aan het inzoomen bent. Ideaal om het gebruik van software te demonstreren.

Hieronder zie je een voorbeeld van een ingezoomde afbeelding met annotaties. Zoals je ziet kan je tijdens het zoomen zelfs typen op je scherm.

Maar wat kan je nu doen in PPT zelf?

Methode 1 : maak gebruik van de navigatiebalk en de functie zoomen

Tijdens je presentatie beweeg je met de cursor tot links onderaan op je scherm zodat de navigatiebalk verschijnt. Zie mijn vorig artikel waar het gebruik gedetailleerd beschreven staat:

Navigatiebalk gebruiken tijdens presentatie (update)

Als je gebruik maakt van de presentatorweergave (Alt+F5) kan je hetzelfde doen via een knop inzoomen. Klik onderaan op de knop Inzoomen op de dia, beweeg boven je dia en let op de oranje rechthoek en het vergrootglas met de + 

Klik en je zoomt in.

Voor meer informatie over de presentator weergave zie mijn vorige artikels:
Presentator weergave
en
Presentator weergave - 2

Methode 2 : via animatie schermafbeelding detailopname vergroot laten verschijnen en verdwijnen.

Nemen we als voorbeeld een schermafbeelding van het startlint in Word. Je wil achtereenvolgens iedere groep uit het lint Start vergroten en naar het midden op je scherm brengen. Na het vergroten wil je terugkeren naar de oorspronkelijke positie.

Hieronder staat een screenshot van het bewuste lint. Om een screenshot te maken kan je gebruik maken van:

• de PrtScreen toets van je toetsenbord, 
• je kan de ingebouwde functie schermafbeelding gebruiken in PPT (Invoegen - Schermafbeelding), 
• of je kan een extern programma gebruiken zoals SnagIt.

Laten we veronderstellen dat je de ingebouwde PPT functie wil gebruiken. Maak een schermafbeelding van het gewenste detail in dit geval bv. de eerste groep uit het lint van Word 2013.

• Sluit alle andere openstaande programma's. 
• Open Word, ga terug naar PPT, klik op Invoegen - Schermafbeelding en kies Schermopname. 
• Sleep met je cursor rond het gedeelte dat je wil gebruiken. Na het loslaten van je muisknop komt de afbeelding in het midden op je PPT-dia. 
• Vergroot de afbeelding door de handgrepen te gebruiken.

Teken een rechthoek (zonder opvulling) op de originele schermafbeelding van het lint rond de gewenste groep. Formatteer de rechthoek naar keuze. Voeg een vorm toe bv. een pijl en verbind die met de detail afbeelding.

Voeg er nu de animatie aan toe. Eerst laat je automatisch de rechthoek verschijnen (met vorige), vervolgens, onmiddellijk na elkaar, met een klik de pijl en de detailafbeelding. Met een volgende klik ga je naar de volgende dia waar het proces zich herhaalt.

Dat kan je best doen door de dia te dupliceren, de plaatsing van de rechthoek en pijl aan te passen en de afbeelding te vervangen.

Methode 3: op een kopie van de schermafbeelding snijdt je de afbeelding bij tot je alleen de gewenste groep overhoudt die je vervolgens animeert

Na het invoegen van de screenshot maak je een kopie ervan en je plaatst die netjes bovenop de originele screenshot. Dan ga je de gekopieerde screenshot bijsnijden tot je enkel nog de gewenste groep overhoudt.

Daarop pas je dan animatie toe. Eerst een begineffect (met vorige) bv verschijnen gevolgd door het nadrukeffect vergroten verkleinen, het zoompercentage kan je verhogen in de effectopties, dit percentage varieert naargelang de groep.

Nadeel is dat vergroten en verkleinen altijd vanuit het midden wordt toegepast en dat de afbeelding wat wazig kan worden en gedeeltelijk buiten beeld verdwijnt. Om dat te vermijden kan je een animatiepad naar rechts toevoegen dat start met het nadrukeffect zodat er niets buiten beeld verdwijnt.

Herhaal dit voor de andere groepen uit het lint.

Bekijk/download het PPT bestand op mijn OneDrive. Dia 1 is de dia met de originele screenshot, dia 2-7 is de illustratie van methode 2, dia 8-13 de illustratie van methode 3.
Inzoomen tijdens de presentatie

Opmerking!
Voor gebruikers die beschikken over de versie PPT 2016 en later kan je voor dergelijke zaken gebruik maken van de Morph diaovergang.

Zoom in while presenting - PPT 2013

Screenshots are often used in presentations, for instance to show the interface of software, dialog boxes, an internet website and so on. The problem does not lie in the use of the screenshot itself but in the fact that in the majority of cases the screenshot is too big and not readable enough. The further you find yourself from the projection screen the less you can spot the details. That is irritating for the audience and it hurts efficiency.

What can you do about it?

The art consists of zooming in on the screenshot. You can do that using several methods. There are apps that let you zoom in on details. ZoomIt from Microsoft is one of them and it is free:
ZoomIt

There is also Microsoft PowerPoint helper, but despite the name this is not a Microsoft product.

I have tested both under Windows 10, I prefer ZoomIt that allows much more flexibility. The little app lets you zoom in on your presentation screen by using a keyboard hotkey. You can zoom in on your screen anytime and everywhere you like. You can also zoom in while the presentation is running.

You can annotate (write on your screen, draw shapes to emphasize details like arrows and lines). If you like you can also use LiveZoom so you can show while working in the program itself.

There is an example below of a zoomed picture with annotations, as you can see you can even type on your screen during the zoom.

What can you do in PPT?

Method 1 : make use of the navigation bar and the zoom button

During your presentation move the cursor to the bottom left of your screen, you will see the navigation bar appear. See my previous article for a detailed description:

Use navigation bar in slide show (update)

If you use the presenter view (Alt+F5) you can do the same by clicking on the Zoom button at the bottom. Hover over your slide, the orange rectangle indicates the region you will zoom. You will see a magnifier class with a + inside. Click to zoom.

For more information about presenter view see my previous articles:
Presenter view
en
Presenter view - 2

Method 2 : use animation to zoom in on a detail of the screenshot

Let us take the example of the start tab of the Microsoft Word ribbon. You want to zoom in on every group of the ribbon, enlarge it and show it in the middle of your screen. The enlarged screen detail must then disappear upon a click.

Below there is a screenshot of the Home ribbon. To make a screenshot you can use:

• the PrtScreen button on your keyboard,
• or you can use the screen capture function in PPT,
• or you can use an external application like SnagIt.

Word 2013 - Home ribbon

Suppose you want to zoom in on the first group of the ribbon. To do that we will use the screen capture function in PTT, close all other programs:

• open Microsoft Word, go to PPT click Insert - in the Images group click Screenshot, choose Screen clipping, 
• drag with the cursor (+), covering the clipboard group and let go of the mouse button. 
• the screenshot will appear in the middle of your slide.
• enlarge the picture by dragging the handles.

Draw a rectangle (no fill) surrounding the group. Add an arrow that connects the rectangle with the picture.

Add the animation, first make the rectangle appear automatically (with previous), let the arrow and picture follow simultaneously with a click. The next click will take you to the next slide.

To make things easier you can duplicate the slide and adjust the position of the rectangle and the arrow while replacing the picture. Copy the animation sequence.

Methode 3: On a copy of the screenshot, crop the picture till only the clipboard group remains. Then animate it.

After you made the screenshot of the Home ribbon in Word, copy it and align it with the original. Now crop the picture till only the clipboard group remains.

Then apply the animation. Begin with an automatic start effect e.g. appear (with previous), followed by the emphasis effect Grow and shrink, the zoom percentage can be increased in the effect options, every group needs its own percentage. The disadvantage of using grow and shrink is that it always operates from the middle of the object and can become blurry and disappear from view. To avoid this I added an animation path so that nothing disappears from view.

Repeat the procedure for the other groups. The animation path will need adjusting.

Watch/Download the PPT-file on my OneDrive. Slide one is the slide with the original screenshot. Slide 2-6 pertain to method 2, slide 7-11 to method 3.
Zoom in during presentation

Remark!
Users that have PPT 2016 and later can also make use of the new Morph transition.

Een video bijsnijden in PPT 2013

Net als ieder ander object kan je een video bijsnijden zodat je enkel het gedeelte bekijkt dat je wenst te gebruiken.

Hieronder een video met een waterval.

Ik wil mij zoveel mogelijk concentreren op de waterval en zo weinig mogelijk op wat er naast ligt.

Selecteer de video en klik in het tabblad Opmaak onder Hulpmiddelen voor video op de knop Bijsnijden.

In dit geval ga ik mij in de verticale as in het midden plaatsen en vervolgens met de Ctrl-toets slepen zodat er evenredig links en rechts wordt bijgesneden.

Dit is het eindresultaat:

Crop a video in PPT 2013

You can crop a video just like any photo in PPT.

Here is an example of a waterfall.

I want to concentrate on the waterfall and not so much on the surrounding area.

Select the video and click on the Crop button of the Format tab in the Video Tools contextual tab.

In this case I am going to position in the middle of the vertical axe and drag the handle while using the ctrl-key. The video will be equally cropped on both sides.

This is the end result:

Reduce size of a Word handout in PPT 2013 (review)

You can make a hand-out of a PPT file by sending the file to Microsoft Word. This subject has already been treated in my blog, but for version PPT 2003. This is an update for PPT 2013/2016. This time I added some screenshots and new items. 

In PPT 2013 you can convert a presentation to a Word handout by clicking on the File menu, choosing Export and then Create handouts.

There are some formats to choose from, Paste is the default method.

Pasting is by no means the best choice, PPT creates an Ole object from each slide which increases the size exponentially. You can edit each slide though by right clicking it and choosing Slide object, Edit. Changes are only active in the Word document.

The second choice is Paste link. This on itself will generate a serious reduction of the file size. You still can edit the slide by double clicking it, changes are recorded in the Word and PPT file.

Once the handout has been generated you can break the links. In Word go to File - Info - click on the Edit links to files option, bottom right hand side ot the screen. In the dialog click the first link then shift+click the last link, click the Break link button.

You can also sever the links in Word by selecting the complete text and pressing Ctrl+Shift+F9, in the message click Yes if you want to break the links and save the document.

I have tested with a PPT file of 6,5 Mb.
If you choose Paste (default) the file is 177,9 Mb.
If you choose Paste link the file is 135,8 Mb.

Reduce it further

Still a very large file. To reduce it further you can do the following. Select the picture of the slide, right click it, choose Edit picture. Word will ask if you want to convert the picture into a Microsoft drawing object. Click Yes and repeat the process for the other slide thumbnails. A very time consuming job.

After saving the file it is only 8,7 Mb. Do keep in mind that the conversion will generate some quality loss. Charts, WordArt objects, fill patterns will look less sharp. Slides can still be edited, but it is not easy nor very practical to do so.

As an alternative, but time consuming. Copy the thumbnail in Word, delete the thumbnail then paste special back in as a png file. That gives an enormous reduction, I tested on a 19 Mb file which resulted in a 384 Kb file. The presentation consisted of only 18 slides which is still doable.

Consider exporting to PDF

Finally you can break the links in the Word document and save it as a PDF. File - Export - Create PDF/XPS document. Choosing Standard delivered a document of 479 KB, choosing Minimum size delivered a document of 365 Kb. Some quality loss may be expected.

De omvang van een Word hand-out reduceren in PPT 2013 (update)

Je kan een hand-out maken van een PPT bestand door het bestand naar Microsoft Word te sturen. Dit onderwerp kwam reeds eerder aan bod in de blog namelijk voor de versie 2003. Dit is een update voor de versie PPT 2013. Het onderwerp is nog wat verder uitgediept en de nodige schermafdrukken maken het geheel wat meer bruikbaar.

In PPT 2013 kan je de diavoorstelling omzetten in een Word hand-out  via Bestand - Exporteren - Hand-outs maken.

Je kan kiezen tussen enkele vooraf ingestelde modellen. Standaard worden de dia's geplakt.

De standaardkeuze Plakken is niet de juiste keuze, PPT maakt van iedere dia een OLE-object en het bestand neemt exponentieel toe. Je kan iedere dia editeren door er rechts op te klikken en te kiezen voor Dia-object - Bewerken. De wijzigingen zijn enkel geldig voor het Word document.

Je kan ook kiezen voor Koppeling plakken. Op zich levert dit al een serieuze reductie op. Als je een dia wil editeren kan je die dubbelklikken. De volledige presentatie wordt opgestart en de wijzigingen staan zowel in het PPT bestand als in het Word bestand. 

Als de hand-out klaar is kan je de koppelingen verwijderen. Dat kan op twee manieren. Ga in Word naar Bestand - Info - klik op Koppelingen naar bestanden bewerken - selecteer alle koppelingen via klik (beginpunt) en shift+klik (eindpunt) - en klik op de knop Verbreken. 

Of selecteer in Word de volledige tekst en druk de combinatie Ctrl+Shift+F9, klik Ja bij de vraag of je de koppelingen wil verbreken. Bewaar vervolgens het document opnieuw en je zal nu een normaal Word document bekomen zonder de koppelingen.

.

Ik heb het even uitgetest met een PPT bestand van 6,5 Mb.
Als je gewoon voor plakken kiest (de standaardinstelling) krijg je een bestand van 177,9 Mb.
Kies je voor Koppeling plakken dan krijg je een bestand van 135,8 Mb.

Verder reduceren

Dat is nog altijd gigantisch veel. Om het bestand verder te reduceren kan je in het Word document het volgende doen. Selecteer de afbeelding van de dia, klik erop met je rechtermuisknop en kies Afbeelding bewerken. Word vraagt je of je de afbeelding wilt omzetten in een Microsoft tekenobject, klik Ja. Herhaal dit voor alle afbeeldingen. Een tijdrovend werkje.

Na het opslaan is het bestand nog 8,7 Mb groot. Denk eraan dat de omzetting wel wat kwaliteitsverlies met zich zal brengen. Vooral grafieken, WordArt objecten, arceringspatronen en dergelijke. De dia's blijven wel editeerbaar, maar gemakkelijk/praktisch kan je dat niet noemen. 

Als alternatief kan je ook het volgende proberen. Selecteer in Word het pictogram van de dia, kopieer, verwijder het pictogram en plak met plakken speciaal terug als png bestand. Op een bestand van
19 Mb gaf dat een reductie tot 384 Kb. De presentatie bestond uit 18 dia's, dus nog net uitvoerbaar.

Overweeg van het bestand op te slaan als PDF-bestand.

Je kan je na het verbreken van de koppelingen het Word document opslaan als een PDF. Je doet dit via Bestand - Exporteren - PDF of XPS document maken - knop PDF of EPS maken. Kies je voor Standaard dan bekom je een bestand van 479 KB, kies je voor Minimale grootte dan bekom je 365 Kb. Dit gaat wel ten koste van de afbeeldingskwaliteit en niets is nog editeerbaar.

Align text with the inner border of a circle in PPT 2013

If you want to place text next to the inner border of a circle you will have to take several steps. In PPT there is no function allowing you to place text following the outer or inner border of a circle.

By using tabs and the Merge Shapes feature you can achieve what you want.

Let us suppose you want to create the following example. You can use a circle with a picture background and only one textbox. On top of that the combined objects must be resizable. So no fiddling around with several textboxes.

Step 1

Press Alt+F9 to activate the guides which run through the middle of the slide.
Click Insert - Shape - select the oval and drag, starting in the intersection of the two guides, using Ctrl+Shift to draw a perfect circle. You can add the background picture now or wait till the end.

Step 2

Draw a textbox that matches the width of the circle. Type in all the text using the enter key after each paragraph. If necessary adjust the the font size, and change the spacing after the paragraph so that the text is equally spread.

Select the circle and the text box and center align them.

Step 3

Now click the dialogstarter button in the Paragraph group, in the dialog click the Tabs button. At the top next to Default tab stops put a low value eg. 0.19 inch, click OK.

The ruler looks something like this

Step 4

Click in front of every paragraph and press the tab key once or several times so that the text aligns perfectly with the circle border.

Step 5

As a last step select the circle and then the text box. Click the Format tab, in the Insert shapes group click the Merge Shapes button and choose Combine. Finally click the Shape outline button in the Shape styles group and click No outline.

Once this last step is done you can move, resize, change the background of the combined shape.

Tekst uitlijnen tegen de binnenrand van een cirkel in PPT 2013

Als je tekst wil plaatsen die de binnenrand van een cirkel volgt ga je een aantal stappen moeten zetten. In PPT is er geen functie zoals in Word die je toelaat van tekst rondom of binnenin een cirkel te plaatsen.

Door gebruik te maken van tabs en de functie Shapes samenvoegen kan je aardig in de buurt komen.

Stel dat je dit voorbeeld zou willen aanmaken. Je mag gebruik maken van een getekende cirkel met afbeelding in de achtergrond en één tekstvak. Daarenboven moet het geheel aanpasbaar zijn qua afmetingen zonder dat er vervorming optreedt of dat je de tekst moet herschikken.

Stap 1

Druk de combinatie Alt+F9 om de hulplijnen te activeren die in het midden van de dia lopen.

Kies Invoegen - Vorm - kies het ovaal en sleep vanuit het snijpunt tussen de twee hulplijnen met de combinatie Ctrl+Shift een perfecte cirkel. De afbeelding kan je nu in de achtergrond plaatsen of dat pas op het einde doen.

Stap 2

Maak een tekstvak dat even breed is als de cirkel en typ er alle tekst in gescheiden door een enter. Pas indien nodig de alinea-afstand aan zodat de tekst mooi gespreid wordt over de cirkel.

Selecteer de cirkel en het tekstvak en lijn ze uit ten opzichte van elkaar.

Stap 3

Stel de standaardtabs voor het tekstvak op een lage waarde in. Klik daarvoor op het dialoogstarterknopje uit de groep alinea en klik op de knop Tabs. Bovenaan kan je de standaard afstand instellen, ik kies hier bv. voor 0,5 cm en klik OK.

Het liniaal ziet er zo uit:

Stap 4

Klik vooraan iedere alinea en druk op de tabtoets tot de tekst mooi uitgelijnd staat tegen de rand van de cirkel.

Stap 5

Selecteer de cirkel en dan het tekstvak. Op het tabblad Opmaak kies je in de groep Vormen invoegen voor de knop Shapes samenvoegen en kies de optie Combineren; Klik op de knop Omtrek van vorm en kies Geen rand.

Je kan nu het gecombineerde object naar hartenlust vergroten/verkleinen/verplaatsen/achtergrond geven. Met als resultaat de afbeelding: