Animate paragraphs in placeholders and text boxes in PPT 2013

If you want to animate text in a placeholder (or a text box you draw yourself) you can animate in three different ways. To distinguish between those possibilities you need to look at the animation pane.
You can download a sample presentation from my OneDrive here.

1 Use the effect options button on the ribbon

After adding your animation you can choose between three options As one object, All at once and One by one.

When launching your presentation it looks as if the two first options have the same effect. All the paragraphs are animated at the same time.

When you look at the animation in the animation pane you can see the difference. When you choose as one object there is only one animation, see the corresponding number next to the placeholder in your slide.

With the second option All at once there is one animation for every paragraph, but all animations except the first are formatted as with previous. Click the double arrow beneath the animation to make this visible. Next to every paragraph you see the same number.

But you can choose to apply a different effect to every paragraph or play with the animation timing and delay.

Below you can see an example using the float animation. The green boxes (advanced timeline) show that there is a delay between each paragraph.

The third option One by one is very clear, each paragraph is animated separately with a click of the mouse. See the numbers next to the placeholder in your slide.

2 Double click the animation in the animation pane, click the text animation tab

If you have several levels of text you can animate them by level.

Next to Group text you can choose between As one object, All paragraphs at once, or By 1st level, second and so on. These last choices can only be made by using this dialog. The Effect options button does not offer these possibilities.

Below is an example of a slide with a placeholder with two text levels.

The first screenshot is an example of 1st level animation. This means that both levels will appear when you click. See the numbers next to the placeholder.

The second screenshot is an example of 2nd level animation. Here you have to click once for every level.

When you use a text box you drew yourself the same options are available. The downside is that you need to format the text box before you can start animating it.

Attention!
If you want to animate different levels of text in a text box you drew yourself you need to choose the text level by clicking the increase level button in the paragraph section of the Home tab.

3 Double click the added animation in the animation pane, click the Effect tab in the dialog

Next to the animate text option you get three choices.

By default the whole paragraph is animated. But you can animate per letter or word. Personally I seldom use these possibilities. This article is dedicated to animating paragraphs so I will not discuss them here.

Animeren van alinea's in tijdelijke aanduidingen en tekstvakken in PPT 2013

Als je tekst wil animeren in een tijdelijke aanduiding  (of zelf getekend tekstvak) heb je drie mogelijkheden. Om het onderscheid te kunnen maken tussen de drie mogelijkheden bekijk je best na het toevoegen van de animatie het animatiedeelvenster.
Je kan de voorbeeldpresentatie  hier downloaden via mijn OneDrive.

1  Via het lint Animaties en de knop Effectopties.

Daar krijg je drie opties, Als één object, Alles tegelijk en Per alinea.

Op het eerste gezicht lijken de eerste twee mogelijkheden op hetzelfde neer te komen, alle alinea's worden tegelijk geanimeerd.

Als je echter kijkt in het animatiedeelvenster zie je duidelijk het onderscheid. Bij de mogelijkheid Als één object zie je dat alle alinea's maar één animatie meekrijgen. Bij het tekstvak staat dus maar één nummer.

Bij de tweede optie Alles tegelijk is er wel degelijk één animatie per alinea, klik op de dubbele pijl onder de animatie om die zichtbaar te maken. Alle animaties behalve de eerste zijn met vorige ingesteld. Bij iedere alinea staat dus hetzelfde cijfer. Als je de presentatie afspeelt lijkt het dus alsof dit identiek is aan het effect Als één object.

Maar hier kan je gerust kiezen voor een ander effect per alinea of eventueel wat spelen met de duur van de animatie en de vertraging. Het begrip alles tegelijk is dus relatief.

Hieronder een voorbeeld met de animatie Binnenzweven. Aan de groene blokjes (tijdschema) kan je zien dat de ene animatie wacht tot de volgende gestopt is. Klik rechts op een animatie en kies voor Geavanceerd tijdsschema weergeven om dit beter te kunnen bekijken.

De derde optie Per alinea is de duidelijkste, iedere alinea wordt apart geanimeerd met een klik van de muis. De nummers bij de alinea's spreken voor zich.

2 Via dubbelklik op animatie in animatiedeelvenster en het tabblad Tekstanimatie

Als je meerdere tekstniveaus hebt bij de alinea's kan je die per niveau animeren.

Bij Tekst groeperen kan je kiezen voor Als één object, Alle alinea's tegelijk, of Per alinea van een gekozen niveau. De laatste keuzes kunnen alleen via dit dialoogvenster en zijn dus niet beschikbaar als je voor de knop Effectopties in het lint kiest.

Hieronder een voorbeeld van een dia met tekstalinea's op twee niveaus.

Het eerste voorbeeld is geanimeerd per alinea van het eerste niveau. Dit betekent dat de tekst van zowel niveau 1 als 2 tegelijkertijd verschijnt bij een klik. Kan je duidelijk zien aan de nummervolgorde die verschijnt naast de alinea's. 

In het tweede voorbeeld is geanimeerd per alinea van het 2de niveau daar moet je dus een keer klikken per niveau.

Gebruik je een zelfgetekend tekstvak dan zijn dezelfde mogelijkheden aanwezig. Nadeel is dat een standaard tekstvak nog moet voorzien worden van de nodige teken- en alinea-opmaak vooraleer je kan starten met de animatie.

Opgelet!
Als je meerdere niveaus wil animeren in een zelfgetekend tekstvak moet je de niveaus kiezen met de knop lijstniveau verhogen uit de groep alinea. Gebruik dus niet de tabulator toets zoals in een tijdelijke aanduiding.

3 Via een dubbelklik op de toegepaste animatie in het animatiedeelvenster en het tabblad Effect. 

Bij de rubriek Tekst van animatie voorzien heb je drie opties.

Standaard wordt de volledige alinea geanimeerd (alles tegelijk), maar je kan ook per woord of per letter animeren. Persoonlijk maak ik daar geen gebruik van. Het nadeel ervan is dat iedere letter en ieder woord afzonderlijk animatie krijgt wat van het goede teveel is. Aangezien dit artikel over alinea's gaat ga ik deze mogelijkheden niet bespreken.

Set the default shape properties for every new presentation in PPT 2013

When you draw a shape in PowerPoint you always get an outline. In almost all cases you do not really need it. To save time and effort you can alter your custom theme in such a way you no longer need to remove the outline of your shapes.

You can change the default shape on a presentation basis. In that case it suffices to remove the outline of a shape, right-click it and choose set as default shape. See my previous article Set default shape in PPT 2007 which is still valid for the current versions of PPT.

To do this for all your presentations you need to set the default in your custom theme (this does not work for the built-in themes!)

Create a new presentation based on your custom theme.

Draw your shape and remove the outline, if necessary change other properties.

Right-click the shape and choose Set as default shape.

Now right click the custom theme you used in the Themes group. In the quick menu click Set as default theme.

The shape you drew will not be saved with the theme just its properties.

Standaardeigenschappen voor getekende vormen instellen voor alle nieuwe presentaties in PPT 2013-2021

In PowerPoint krijg je bij het tekenen van een object standaard een rand. In bijna alle gevallen heb je die niet echt nodig.

Het is mogelijk om per presentatie je standaard te veranderen. In dat geval volstaat het van de rand van een getekende vorm te verwijderen en vervolgens en rechts op klikken en kiezen voor Instellen als standaardvorm. Zie daarvoor ook mijn artikel : Instellen van een standaard vorm, lijn, tekstvak in PPT 2007 dat nog altijd geldig is voor de huidige versies.

Om werk uit te sparen kan je een sjabloon aanmaken waar die rand wordt weggelaten. Of je kan ook een zelfgemaakt thema zodanig aanpassen dat er geen rand meer toegepast wordt. Als je van je zelfgemaakt thema het standaardthema maakt zijn meteen alle presentaties voorzien van je instellingen. De ingebouwde thema's zijn helaas niet aanpasbaar!

Activeer een nieuwe presentatie met het eigen thema of maak een totaal nieuw thema.

Teken een nieuwe vorm, verwijder de rand van de vorm en doe eventueel nog andere wijzigingen.

    

Klik met je rechtermuisknop op de vorm en kies Instellen als standaardvorm.

Klik nu met je rechtermuisknop op het gebruikte thema in de groep Thema's. Kies Als standaardthema instellen. De getekende vorm zal niet mee bewaard worden.

Snel diamodel oproepen in PPT 2013

Normaal roep je het diamodel op door het lint Beeld te kiezen en te klikken op de knop Diamodel in de groep Modelweergaven. Standaard kom je dan terecht in het diamodel op de layout van de dia waaruit je vertrokken bent.
Voor eerdere versies zie:
Snel diamodel bereiken in PPT 2007-2010

Om wat stappen te sparen hou je de shift-toets ingedrukt terwijl je klikt op het icoontje Normaal in de rechterbenedenhoek van je scherm.

Als je het diamodel zelf wilt (helemaal bovenaan) dan moet je de shift-toets ingedrukt houden en dubbelklikken op het pictogram Normaal op de werkbalk.

Show master slide quickly in PPT 2013

Normally one would go to the View tab, click the Slide Master button in the Master views group. By default PPT will take you to the active slide layout you started from.

To win some steps you can use a short cut. Press the Shift-key, hold and click on the Normal view icon in the taskbar in the right hand corner of the PowerPoint screen. That brings you to the master view in the layout you started from.

If you want the Master slide (the one on top) press the Shift-key, hold and double click the Normal view icon. That brings you to the master slide at the very top.

Tips voor lijngrafieken in PPT 2013

1. Gebruik niet teveel reeksen op een grafiek.

Hieronder een voorbeeld van de omzetcijfers van 10 Europese landen over een periode van 4 jaar. Dit alles met de standaardinstellingen van een lijngrafiek. Zoals je ziet zijn er teveel series die mekaar bovendien nog doorkruisen. De legenda helpt ook niet echt.

Door de data op te delen in twee grafieken, een voor de resultaten van de landen met de hoogste omzet en een voor de resultaten voor de laagste omzet is alles een stuk duidelijker. Hieronder het voorbeeld van de best presterende landen.

2. Laat de waarden op de Y-as niet altijd starten op 0.

Pas de schaal aan, in ons voorbeeld (zie hieronder) gaan we de Y-as laten starten op 300.000 €. Dubbelklik op de Y-as, in het taakvenster As opmaken stel je de grens van de minimumwaarde in. De grafiek wordt evenwichtiger, de ruimte onder de reeksen is veel minder groot geworden.

3. Laat de reeksen starten op de Y-as

Laat de reeksen voor de duidelijkheid ook starten bij het snijpunt van de twee assen op de maatstreepjes. Dubbelklik daarvoor op de X-as. In het taakvenster As opmaken kies je onder Aspositie voor Op maatstreepjes. De startwaarde is nu makkelijker af te lezen op de schaal, de lijn loopt ook door tot op het einde van de grafiek.

Waarde van as hoger dan 0/reeks start op de Y-as

Het geheel ziet er nu al wat evenwichtiger uit.

4. Gebruik geen horizontaal raster als het niet nodig is.

Het belangrijkste in de lijngrafiek is te zien hoe de evolutie van de cijfers verloopt over een tijdsperiode. De exacte waarden zijn van minder belang de trend des te meer.

Selecteer de rasterlijnen door erop te klikken en druk Delete.

5. Gebruik geen legenda maar gebruik een label voor iedere reeks.

Klik op de reeks om ze te selecteren, klik rechts op één snijpunt bv. het laatste zodat enkel dat punt overblijft. Kies uit het snelmenu de optie Gegevenslabel toevoegen en vervolgens opnieuw Gegevenslabel toevoegen. Het getal verschijnt nu bij het snijpunt.

Klik één keer op het getal, klik nog eens, klik dan rechts op het getal en kies uit het snelmenu Veld voor gegevenslabel invoegen. 

Kies voor bv. [Reeks]:Frankrijk.

Je kan het label verplaatsen en verder opmaken. Bij het verplaatsen verschijnt soms een toelichtingslijn, die kun je gebruiken om duidelijkheid te scheppen, bv. indien twee reeksen elkaar kruisen nodig kan je de toelichtingslijn voorzien van een eindpijl.
Klik daarvoor op de toelichtingslijn om deze te selecteren, klik er dan rechts op en kies voor Toelichtingslijnen opmaken. Hier heb ik de breedte aangepast en een eindpijl voorzien.

       

Na wat extra opmaak ziet het eindresultaat er zo uit:

Tips for line graphs in PPT 2013

1. Do not use too many series.

Below an example of sales results in 10 European countries over a period of 4 years. The default settings have been used. As you can see it is a bit of a mess, lines crossing each other make it virtually unreadable. The legend does not help much.

By splitting the data into two charts, one for the best scoring countries and one for the lowest scoring countries results are usable. See the result below for the best scoring countries.

2. Don’t start the Y-axis scale at zero; break the scale if needed.

You can adapt the scale, in our example you can start the Y-axis at 300.000 €.
Double click the Y-axis, in the task pane Format axis, change the minimum value. The chart is more balanced, no more excess white space below the series.

3. Start the series on the Y-axis

For clarity let the series start at the crossing of the two axes.
Double click de X-axis, in the task pane Format Axis, under Axis position, choose On tick marks. Now the starting value can be read easier, the series line continues to the end of the chart.

4. Do not use gridlines when it is not necessary

The most important thing in the chart is to see the trend the results are following over a period of time. The exact values are less important. 

Select the gridlines by clicking on one and press Delete.

5. Do not use a legend instead use direct labelling of the series

Click on the series to select it. Click one intersection point so that it is the only intersection point selected. Right click it and in the quick menu choose the Add data label option and then Add data label again. The value now appears next to the intersection point.

Click the value once, then click it again, finally right click the value and choose Insert data label field.

Choose the name of the series, in our example [Series]France.

You can move the data label. When you move it a leader line may appear. You can use the leader line to your benefit to improve clarity, especially when series lines cross. In the example I formatted the line by changing the width and added an end arrow point. Just select the leader line by clicking on it, right click it and choose Format leader lines.

       

After some additional formatting the chart looks like this: