De omvang van een Word hand-out reduceren in PPT 2013 (update)

Je kan een hand-out maken van een PPT bestand door het bestand naar Microsoft Word te sturen. Dit onderwerp kwam reeds eerder aan bod in de blog namelijk voor de versie 2003. Dit is een update voor de versie PPT 2013. Het onderwerp is nog wat verder uitgediept en de nodige schermafdrukken maken het geheel wat meer bruikbaar.

In PPT 2013 kan je de diavoorstelling omzetten in een Word hand-out  via Bestand - Exporteren - Hand-outs maken.

Je kan kiezen tussen enkele vooraf ingestelde modellen. Standaard worden de dia's geplakt.

De standaardkeuze Plakken is niet de juiste keuze, PPT maakt van iedere dia een OLE-object en het bestand neemt exponentieel toe. Je kan iedere dia editeren door er rechts op te klikken en te kiezen voor Dia-object - Bewerken. De wijzigingen zijn enkel geldig voor het Word document.

Je kan ook kiezen voor Koppeling plakken. Op zich levert dit al een serieuze reductie op. Als je een dia wil editeren kan je die dubbelklikken. De volledige presentatie wordt opgestart en de wijzigingen staan zowel in het PPT bestand als in het Word bestand. 

Als de hand-out klaar is kan je de koppelingen verwijderen. Dat kan op twee manieren. Ga in Word naar Bestand - Info - klik op Koppelingen naar bestanden bewerken - selecteer alle koppelingen via klik (beginpunt) en shift+klik (eindpunt) - en klik op de knop Verbreken. 

Of selecteer in Word de volledige tekst en druk de combinatie Ctrl+Shift+F9, klik Ja bij de vraag of je de koppelingen wil verbreken. Bewaar vervolgens het document opnieuw en je zal nu een normaal Word document bekomen zonder de koppelingen.

.

Ik heb het even uitgetest met een PPT bestand van 6,5 Mb.
Als je gewoon voor plakken kiest (de standaardinstelling) krijg je een bestand van 177,9 Mb.
Kies je voor Koppeling plakken dan krijg je een bestand van 135,8 Mb.

Verder reduceren

Dat is nog altijd gigantisch veel. Om het bestand verder te reduceren kan je in het Word document het volgende doen. Selecteer de afbeelding van de dia, klik erop met je rechtermuisknop en kies Afbeelding bewerken. Word vraagt je of je de afbeelding wilt omzetten in een Microsoft tekenobject, klik Ja. Herhaal dit voor alle afbeeldingen. Een tijdrovend werkje.

Na het opslaan is het bestand nog 8,7 Mb groot. Denk eraan dat de omzetting wel wat kwaliteitsverlies met zich zal brengen. Vooral grafieken, WordArt objecten, arceringspatronen en dergelijke. De dia's blijven wel editeerbaar, maar gemakkelijk/praktisch kan je dat niet noemen. 

Als alternatief kan je ook het volgende proberen. Selecteer in Word het pictogram van de dia, kopieer, verwijder het pictogram en plak met plakken speciaal terug als png bestand. Op een bestand van
19 Mb gaf dat een reductie tot 384 Kb. De presentatie bestond uit 18 dia's, dus nog net uitvoerbaar.

Overweeg van het bestand op te slaan als PDF-bestand.

Je kan je na het verbreken van de koppelingen het Word document opslaan als een PDF. Je doet dit via Bestand - Exporteren - PDF of XPS document maken - knop PDF of EPS maken. Kies je voor Standaard dan bekom je een bestand van 479 KB, kies je voor Minimale grootte dan bekom je 365 Kb. Dit gaat wel ten koste van de afbeeldingskwaliteit en niets is nog editeerbaar.

Align text with the inner border of a circle in PPT 2013

If you want to place text next to the inner border of a circle you will have to take several steps. In PPT there is no function allowing you to place text following the outer or inner border of a circle.

By using tabs and the Merge Shapes feature you can achieve what you want.

Let us suppose you want to create the following example. You can use a circle with a picture background and only one textbox. On top of that the combined objects must be resizable. So no fiddling around with several textboxes.

Step 1

Press Alt+F9 to activate the guides which run through the middle of the slide.
Click Insert - Shape - select the oval and drag, starting in the intersection of the two guides, using Ctrl+Shift to draw a perfect circle. You can add the background picture now or wait till the end.

Step 2

Draw a textbox that matches the width of the circle. Type in all the text using the enter key after each paragraph. If necessary adjust the the font size, and change the spacing after the paragraph so that the text is equally spread.

Select the circle and the text box and center align them.

Step 3

Now click the dialogstarter button in the Paragraph group, in the dialog click the Tabs button. At the top next to Default tab stops put a low value eg. 0.19 inch, click OK.

The ruler looks something like this

Step 4

Click in front of every paragraph and press the tab key once or several times so that the text aligns perfectly with the circle border.

Step 5

As a last step select the circle and then the text box. Click the Format tab, in the Insert shapes group click the Merge Shapes button and choose Combine. Finally click the Shape outline button in the Shape styles group and click No outline.

Once this last step is done you can move, resize, change the background of the combined shape.

Tekst uitlijnen tegen de binnenrand van een cirkel in PPT 2013

Als je tekst wil plaatsen die de binnenrand van een cirkel volgt ga je een aantal stappen moeten zetten. In PPT is er geen functie zoals in Word die je toelaat van tekst rondom of binnenin een cirkel te plaatsen.

Door gebruik te maken van tabs en de functie Shapes samenvoegen kan je aardig in de buurt komen.

Stel dat je dit voorbeeld zou willen aanmaken. Je mag gebruik maken van een getekende cirkel met afbeelding in de achtergrond en één tekstvak. Daarenboven moet het geheel aanpasbaar zijn qua afmetingen zonder dat er vervorming optreedt of dat je de tekst moet herschikken.

Stap 1

Druk de combinatie Alt+F9 om de hulplijnen te activeren die in het midden van de dia lopen.

Kies Invoegen - Vorm - kies het ovaal en sleep vanuit het snijpunt tussen de twee hulplijnen met de combinatie Ctrl+Shift een perfecte cirkel. De afbeelding kan je nu in de achtergrond plaatsen of dat pas op het einde doen.

Stap 2

Maak een tekstvak dat even breed is als de cirkel en typ er alle tekst in gescheiden door een enter. Pas indien nodig de alinea-afstand aan zodat de tekst mooi gespreid wordt over de cirkel.

Selecteer de cirkel en het tekstvak en lijn ze uit ten opzichte van elkaar.

Stap 3

Stel de standaardtabs voor het tekstvak op een lage waarde in. Klik daarvoor op het dialoogstarterknopje uit de groep alinea en klik op de knop Tabs. Bovenaan kan je de standaard afstand instellen, ik kies hier bv. voor 0,5 cm en klik OK.

Het liniaal ziet er zo uit:

Stap 4

Klik vooraan iedere alinea en druk op de tabtoets tot de tekst mooi uitgelijnd staat tegen de rand van de cirkel.

Stap 5

Selecteer de cirkel en dan het tekstvak. Op het tabblad Opmaak kies je in de groep Vormen invoegen voor de knop Shapes samenvoegen en kies de optie Combineren; Klik op de knop Omtrek van vorm en kies Geen rand.

Je kan nu het gecombineerde object naar hartenlust vergroten/verkleinen/verplaatsen/achtergrond geven. Met als resultaat de afbeelding:

Automatically update your logo in PPT 2013

From time to time your company logo changes. Unfortunately, your old presentations do not update automatically when you start using the new logo.

You can change that. Create a unique folder on your computer and put the logo in it. When you create a new presentation or when you create a template use Insert and link instead of just linking the logo.

Click Insert - Picture - navigate to the special folder - select the picture - then click on the downward pointing triangle next to it. Choose Insert and link from the dropdown menu that appears.

Now if you replace the logo in the folder (using the same filename) PPT will automatically update the file when you open it.

If you delete or move the logo to another folder PPT will use the most recent embedded version. This is only the case if you choose Insert and link and not link. When you use the latter and move or delete the picture you will get an empty placeholder with an x.

Automatisch updaten logo voor je presentaties - PPT 2013

Nu en dan verandert het logo van je bedrijf. Helaas zullen oude presentaties/sjablonen niet automatisch met het nieuwe logo worden uitgerust.

Als je dit in de toekomst wil vermijden kan je het logo invoegen en koppelen. Creëer daarvoor een unieke folder met daarin alleen je logo bestand. Wanneer je het logo invoegt via Invoegen - Afbeelding - navigeren - selecteren logo - klik dan op het lijstpijltje naast de knop Invoegen en klik Invoegen en koppelen.

Als je nu een nieuw logo (met dezelfde naam) in de folder plaatst dan zal je bij het openen van je presentatie of bij het gebruik van je sjabloon je nieuwe logo ter beschikking hebben.

Wanneer je om de een of andere reden het nieuwe logo wist of verplaatst zal PPT gebruik maken van het laatst ingevoegde (oude) logo. De voorwaarde is dat je kiest voor Invoegen en koppelen en niet voor Koppelen aan bestand. In het laatste geval zal je bij het verplaatsen of verwijderen van het logo in je presentatie een tijdelijke aanduiding met een X in bekomen.

Tijdens presentatie naar Excel hyperlinken en terugkeren naar volgende dia - PPT 2013

Veronderstel dat je tijdens een presentatie gegevens uit Excel zou willen tonen en eens die bekeken zijn dat je dan vanuit Excel naar de volgende dia in je presentatie wil terugkeren.

In PPT voeg je de link toe naar het Excel bestand, Invoegen - Hyperlink - klik op de knop Zoeken naar een bestand en navigeer naar je Excel bestand - selecteer en klik op OK.

Bewaar je presentatie.

Open het Excel bestand - voeg de hyperlink toe naar de PPT-presentatie. Ook hier is dat via het lint Invoegen - knop Hyperlink - knop Zoeken naar een bestand...

Na selectie klik je onderaan bij adres helemaal achteraan het pad en voeg je het volgende toe #dianr. Waar dianr. staat voor de dia volgend op de dia met de hyperlink, klik OK.

Klik gedurende de presentatie op de hyperlink in Excel en je keert terug naar de volgende dia uit je presentatie.

Hyperlink to Excel from your presentation and return to the next slide in PPT 2013

Suppose you want to show an Excel file during your presentation and then return from Excel to your presentation to the slide following the current one.

Add the link In PPT to your Excel file, Insert - Hyperlink - click the Search button and navigate to your Excel file, select it and click OK.

Save your presentation.

Open the Excel file - add a hyperlink to your presentation. Insert - Hyperlink - Search button...
Select your PPT file, then at the bottom, after the address type #slide number. Where slide number is the following slide in your presentation.

Now during your presentation click on the hyperlink that brings you to Excel, in Excel click the hyperlink that brings you back to the next slide of your presentation.

Convert Smart Art to shapes (method 2)

A while ago I wrote an article on how to convert a Smart Art object into shapes.

Convert SmartArt to shapes

The method used the ribbon. Of course there is also the possibility to use the right-click menu.

Right-click the SmartArt, choose Group and Ungroup, repeat the process a second time to obtain individual objects.

Omzetten van SmartArt in vormen (methode 2)

Een tijdje geleden schreef ik het volgende artikel over het omzetten van SmartArt naar afzonderlijke vormen.
Omzetten van SmartArt in vormen

De methode maakt gebruik van het lint. Maar je kan net zo goed gebruik maken van de rechter muisknop en het snelmenu om de SmartArt om te zetten.

Klik met je rechtermuisknop op het WordArt-object en kies Groeperen - Groep opheffen. Herhaal het proces nog eens zodat je nu afzonderlijke objecten hebt.

Make text transparent in PPT 2013, individual letters (method 2)

In my previous article I explained how to use the Merge Shapes function to make letters transparent. I used the combine/subtract options. The disadvantage is that after merging you get one shape. It is not possible to format the individual letters.

To achieve this with individual letters you can use the Fragment option.

Insert the image on your slide using Insert - Picture on the Home tab.

Draw a shape, e.g. rectangle and place it on top of your picture.

Make the rectangle transparent and choose another color if necessary. Right click the picture and choose Format Shape. In the task pane click the Fill icon, next to color click the button to change it and use the slider next to transparency to adjust.

Finally draw your textbox on top of the transparent rectangle. The slide now looks like this:

First select the shape and then the text box.

Under Drawing Tools, click the Format tab, in the Insert Shapes group klik the Merge Shapes button. Select Fragment.

The letters and the rectangle are separate objects now.

Shift + click the rectangle to deselect. Position the cursor on the edge of a letter and drag downwards.

Delete the remaining shape (rectangle). Now you can work with the individual letters. Drag them where you want. The recesses in the letters can be deleted if you want.

Now format the individual letters by using::

Enlarge or move if you want:

Tekst transparant maken in PPT 2013, individuele letters (methode 2)

In mijn vorige bijdrage heb ik uitgelegd hoe je via de functie Shapes samenvoegen tekst transparant kan maken. Daarbij maakte ik gebruik van de functies combineren en aftrekken. Het nadeel van deze methode is dat je de letters niet individueel kunt behandelen. Je krijgt na het samenvoegen één vorm.

Als je met individuele letters wil werken moet je gebruik maken van de functie fragmenteren.

Plaats de afbeelding op je dia via Invoegen - Afbeelding.

Teken een vorm bv. een rechthoek en plaats hem over de afbeelding.

Stel eventueel de kleur en transparantie in via een klik met de rechtermuisknop op de vorm, kies Opmaak vorm, in het taakvenster klik je op Opvulling, bij de rubriek kleur pas je de transparantie van de vorm aan.

Teken tenslotte een tekstvak bovenop de vorm. Stel de gewenste tekengrootte en opmaak in. De dia ziet er nu zo uit:

Selecteer eerst de vorm en vervolgens het tekstvak.

Onder Hulpmiddelen voor tekenen klik je op het tabblad Opmaak, in de groep Vormen invoegen klik je op de knop Shapes samenvoegen, kies voor Fragmenteren.

De letters en de rechthoek zijn nu allemaal aparte vormen.

Shift + klik op de transparante rechthoek om hem te deselecteren. Ga op de rand van een letter staan en sleep met de vierrichtingspijl de letters naar beneden.

De eerste overblijvende vorm met de uitgesneden letters kan je verwijderen. Je werkt verder met de individuele letters die je terug naar boven sleept. De uitsparingen in de letters kan je eventueel ook verwijderen.

Maak de individuele letters op naar eigen voorkeur via de knoppen:

Vergroot of verplaats ze als je dat wilt.

Tekst transparant maken in PPT 2013

Kan je letters transparant maken in PPT 2013 zodat door de letters de afbeelding te zien is?

Dat kan via het gebruik van de functie Shapes samenvoegen.

Plaats de afbeelding op je dia via Invoegen - Afbeelding (1).

Teken een vorm bv. een rechthoek en plaats hem over de afbeelding (2).

Stel eventueel de kleur en transparantie in via een klik met de rechtermuisknop op de vorm, kies Opmaak vorm, in het taakvenster klik je op Opvulling, bij de rubriek kleur pas je de transparantie van de vorm aan. Deze stap is niet strikt noodzakelijk maar het resultaat is wel mooier dan wanneer je een effen opvulling kiest.

Teken tenslotte een tekstvak bovenop de vorm (3). Stel de gewenste tekengrootte en opmaak in. De dia ziet er nu zo uit:

Selecteer eerst de vorm en vervolgens het tekstvak.

Onder Hulpmiddelen voor tekenen klik je op het tabblad Opmaak, in de groep Vormen invoegen klik je op de knop Shapes samenvoegen, kies voor Combineren of Aftrekken.

De letters zijn nu transparant. De gecombineerde vorm kan naar believen verplaatst worden. De afbeelding die eronder ligt is steeds zichtbaar.