Use the notes pages as handouts in PPT 2007 - 2010

Use the notes pages as handouts in PPT 2007 - 2010

A while ago someone asked me if PPT could produce handouts, one slide a page, with lines underneath the slide to allow the user to write down notes during the slideshow.
PowerPoint can produce handouts with one slide a page but does not allow to take notes at the same time. You cannot edit the handouts master.
Fortunately you can get around it by using the notes pages instead.
Here's what you need to do:

1. Activate the notes master, View tab, Presentations views group, Notes master button.
2. First drag the notes placeholder off the master slide, this way you will not loose your speaker notes.
3. Adjust the slide thumbnail placeholder if need be. Remove the other placeholders if you do not need them. Move the placeholder to the top.
4. Now activate the grid, right click on the master slide and choose Grid and guides.
5. Set the grid to 1 cm and check Show grid box.
6. Insert tab, Illustrations group, click the Shapes button, right click the line tool and choose to block it.
7. Draw the lines one by one using the grid. Then select all the lines and group them together.
8. Close notes view.
9. Go to the print menu and print your notes pages.

If you need to print your speaker notes, just drag the grouped lines off the master and drag the notes placeholder back into place.

Use a Word outline in PPT 2007-PPT 2010

Use a Word outline in PPT 2007

If you need to make slides out of a Word outline in PPT 2007 you have two choices.
Import the outline directly in PPT.

1. Home Ribbon - Slides group - New Slide button
2. Choose Slides from outline, at the bottom.
3. Select the Word document in question. Headings from the top level will start a new slide, headings from a lower level will deliver a bullet level under the main slide title.

Add the Send to button to the Quick Access toolbar In Word 2010.

1. Office button, choose Options for Word
2. Click Customize, under Select commands from, choose All commands.
3. Select the function Send to Microsoft Office PowerPoint
4. Click Add button, close
5. Now open your Word document, click on the added button, a new PPT presentation will be produced containing all the outline titles.

Use a Word outline in PPT 2010

1. Home ribbon - Slides group - New slide button
2. Choose Slides from outline, at the bottom.
3. Select the Word document in question. Headings from the top level will start a new slide, headings from a lower level will deliver a bullet level under the main title slide.

Add a button to the QAT in Word 2010

1. File, choose Options
2. Select Quick Access toolbar
3. Under Select commands from, choose All commands.
4. Select the function Send to Microsoft Office PowerPoint
5. Click Add button, Close
6. Open your Word document, click on the button you added, a new PPT presentation will be produced containing all the outline titles.

Word overzicht gebruiken in PPT 2007-PPT 2010

Word overzicht gebruiken in PPT 2007

Als je in PPT 2007 een overzicht van meerdere niveaus uit Word wil omzetten in dia's kan je twee dingen doen.
Het overzicht rechtstreeks in PPT invoegen.

1. Lint Start - Groep Dia's - knop Nieuwe dia
2. Kies voor Dia's uit overzicht en selecteer het betrokken Word document. Titels van het eerste niveau leveren een nieuwe dia op, titels van een lager niveau komen in een opsomming onder de hoofdtitel van de dia.

In Word 2010 aan de Werkbalk snelle toegang de knop Verzenden naar Microsoft Office PowerPoint toevoegen.

1. Office-knop, kies voor knop Opties voor Word
2. Aanpassen, onder 'Kies opdrachten uit' selecteer je Alle opdrachten
3. Selecteer functie Verzenden naar Microsoft Office PowerPoint
4. Klik op Toevoegen
5. Open nu je Word document, klik op de toegevoegde knop en je hebt een nieuwe presentatie.

Word overzicht gebruiken in PPT 2010

1. Lint Start - Groep Dia's - knop Nieuwe dia
2. Kies voor Dia's uit overzicht en selecteer het betrokken Word document. Titels van het eerste niveau leveren een nieuwe dia op, titels van een lager niveau komen in een opsomming onder de hoofdtitel van de dia.

Knop toevoegen aan werkbalk snelle toegang in Word 2010

1. Bestand, kies voor knop Opties
2. Werkblak Snelle toegang, onder Kies opdrachten uit selecteer je Alle opdrachten.
3. Selecteer functie Verzenden naar Microsoft Office PowerPoint
4. Klik op Toevoegen
5. Open je Word overzicht en klik op de toegevoegde knop en je hebt een nieuwe presentatie.

Waar is de animatie uitrekken gebleven in PPT 2010?

Waar is de animatie uitrekken gebleven in PPT 2010?

De algemene kwaliteit van de animaties is fel verbeterd in PPT 2010. Helaas zijn er ook een aantal effecten verdwenen, waaronder het ingangseffect uitrekken.

Om het effect uitrekken in PPT 2010 te bekomen zal je genoodzaakt zijn twee effecten te combineren.

Zo ga je tewerk:

1. Selecteer het object dat je wenst te animeren.
2. Selecteer het tabblad Animaties  op het lint en activeer het animatie taakvenster via de knop Deelvenster animatie in de groep Geavanceerde animatie.
3. Pas het ingangseffect In- en uitzoomen toe via de knop Animatie toevoegen (Meer effecten). 
4. Pas er vervolgens het animatieeffect Uitbreiden op toe, kies naast Start in de groep Tijdsinstellingen voor met vorige.
5. In het deelvenster animatie beweeg je met de cursor tot boven de tijdsaanduiding tot je een dubbele pijl ziet verschijnen. Sleep met die pijl tot de duurtijd overeenkomt met deze van de eerste animatie.

Niet helemaal identiek zoals in vorige versies maar toch een goed alternatief.

Where's the stretch animation in PPT 2010?

Where's the stretch animation in PPT 2010?

Although the quality of the animation effects has improved some effects seem to have disappeared from PPT 2010.

One of them is the stretch animation. To create the stretch animation in PPT 2010 you will have to combine two separate effects: Zoom and Expand.

Here's how you do it:

1. Select the object you want to animate.
2. On the animations tab activate the Animation pane by clicking on the button in the Advanced animation group. Apply the zoom entrance effect using the Add animation button in the Advanced animation group.
3. Reselect the object and apply the Expand animation, in the timing group format it to start with previous.
4. Now, in the Animation pane, move the cursor above the timing marker till you get a two way arrow, drag it to coincide with the duration of the first zoom animation.

That's it, comes close to what previous versions had to offer.

Nieuwe thema's in PPT 2010

Nieuwe thema's in PPT 2010

Microsoft heeft 20 nieuwe thema's toegevoegd aan de standaard meegeleverde thema's uit PPT 2007.
Ik heb mij altijd afgevraagd wie de namen verzint bij ontwerpsjablonen en thema's. Misschien is er bij Microsoft wel een interne wedstrijd om de beste namen te verzinnen?

In ieder geval, zoals altijd zitten er goede en (naar mijn mening) slechte ontwerpen in.

Hier is de lijst van de nieuwe thema's:
Aangrenzend, Apotheker, Austin, Couture, Elementair, Essentieel, Executive, Golfvorm, Hardcover, Helderheid, Hoeken, Horizon, Krantenpapier, Perpectief, Punaise, Raster, Slipstream, Vierkleurendruk, Vlechtwerk, Zwarte das.

Hier zijn twee voorbeelden, ik laat aan jullie over te oordelen welk ontwerp goed is en welk niet.
Slipstream

Zwarte das

New themes in PPT 2010

New themes in PPT 2010

Microsoft added 20 new built-in themes to the ones already in place in PPT 2007.
I've always wondered on what grounds names are chosen to attribute to templates or themes. Maybe there is a contest in Microsoft where you can win a prize if your proposed name is chosen?

Anyhow, like always there are some good designed (in my opinion) themes and some poor designed ones.

Here are the names of the newcomers:
Adjacency, Angles, Apothecary, Austin, Black tie, Clarity, Composite, Couture, Elemental, Essential, Executive, Grid, Hardcover, Horizon, Newsprint, Perspective, Pushpin, Slipstream, Thatch, Waveform.

As an example, here are two, I'll leave you to decide which one I like and wich one I do not like?
Slipstream

Black Tie

Invoegen schermafbeelding in PPT 2010

Invoegen schermafbeelding in PPT 2010

Er is een nieuwe functie op het tabblad Invoegen op het lint die je nu toelaat van rechtstreeks vanuit PPT een volledige schermafbeelding of gEEN edeelte van een scherm in te voegen. Voor eenvoudige schermafbeeldingen is een extern programma dus niet meer vereist.

Je kan een schermafbeelding toevoegen van ieder openstaand venster. Alleen vensters die niet geminimaliseerd werden kunnen ingevoegd worden.
Vensters:

Gedeelte venster

Insert screenshot PPT 2010

Insert screenshot PPT 2010

There is a new function on the Insert tab of the ribbon that comes in quite handy. It is now possible to insert a screenshot directly from PPT. No need for PrintScrn or external programs to capture a screen or part of a screen.

You can insert a screenshot of every open program window or select part of a window by using the screen clipping tool. Remember that only windows that have not been minimized can be captured.
Windows:

Screen clipping:

Mijn diaovergangen zijn onvolledig in PPT 2010?

Mijn diaovergangen zijn onvolledig in PPT 2010?

Je opent een bestand in PPT 2010 en wat blijkt? De diaovergangen die je normaal kan toepassen zijn grotendeels verdwenen.

Ongetwijfeld is dit een bestand uit een eerdere versie van PowerPoint, bv. een bestand gemaakt met PPT 2003, 2002, 2000.

Normaal zou het er zo moeten uitzien:

In dat geval toont PPT 2010 enkel de diaovergangen die compatibel zijn met de oudere versie en dus zonder problemen kunnen gebruikt worden. Nieuwe diaovergangen die niet bestaan in vorige versies zijn dus niet beschikbaar.

Bovenaan het scherm, in de titelbalk, verschijnt in dergelijke gevallen het woord 'Compatibiliteitsmodus'.

Wil je toch alle nieuwe diaovergangen gebruiken in deze presentatie dan zal je die moeten converteren.
Klik daarvoor op het menu Bestand, onder Info klik je op de knop Converteren.

Opgelet!! Wanneer je dit doet wordt het oorspronkelijk bestand gewoon overschreven. Heb je het oud bestand nog nodig bewaar het dan in het nieuwe formaat via 'Opslaan als'.

Gebruik van secties in PPT 2010

Gebruik van secties in PPT 2010

In PowerPoint 2010 kan je nu indelen in Secties. Je zou het kunnen vergelijken met het mappensysteem van Windows verkenner. Ja kan je dia's indelen in logische groepen. Wanneer bv. meerdere personen een presentatie moeten geven kan je de dia's van iedere presentator in een sectie onderbrengen. Of je kan de presentaties indelen in aparte hoofdstukken.

Hieronder zie je een voorbeeld van een presentatie die per onderwerp is ingedeeld.
De secties duiken op aan de linkerkant van je scherm in het overzichtsvenster. Je kan de secties naar believen uitvouwen of samenvouwen. In het voorbeeld zijn ze allemaal samengevouwen.

Klik je met je rechtermuisknop op een sectie dan kan je snel editeren:



De beste wijze om de secties te bekijken is in de diasorteerderweergave:

Je kan hier nog gemakkelijker dia's verplaatsen en kopiëren binnen je secties. Of de secties in hun geheel verplaatsen (slepen).

Sections in PPT 2010

Sections in PPT 2010

In PowerPoint 2010, you can use Sections to organize slides in any manner you like.

You could compare it to using the folder system in Windows Explorer. You can group slides into categories. For instance if several presenters will be giving part of a presentation you can create a section for each presenter. Or you can make sections for each and every topic in your presentation... 

Here's a sample of sections I used to give an overview of PPT 2010.
You can view the sections in normal view on your left. You can collapse or expand them as wanted. In the example all the sections have been collapsed.

The best view for your sections is Slide sorter view though, which makes it even easier to move slides from one section to the other.

Sections are easy to organize, just right click a section and choose from the context menu:

And as a bonus you can print sections of slides individually!!!