Tips voor lijngrafieken in PPT 2013

1. Gebruik niet teveel reeksen op een grafiek.

Hieronder een voorbeeld van de omzetcijfers van 10 Europese landen over een periode van 4 jaar. Dit alles met de standaardinstellingen van een lijngrafiek. Zoals je ziet zijn er teveel series die mekaar bovendien nog doorkruisen. De legenda helpt ook niet echt.

Door de data op te delen in twee grafieken, een voor de resultaten van de landen met de hoogste omzet en een voor de resultaten voor de laagste omzet is alles een stuk duidelijker. Hieronder het voorbeeld van de best presterende landen.

2. Laat de waarden op de Y-as niet altijd starten op 0.

Pas de schaal aan, in ons voorbeeld (zie hieronder) gaan we de Y-as laten starten op 300.000 €. Dubbelklik op de Y-as, in het taakvenster As opmaken stel je de grens van de minimumwaarde in. De grafiek wordt evenwichtiger, de ruimte onder de reeksen is veel minder groot geworden.

3. Laat de reeksen starten op de Y-as

Laat de reeksen voor de duidelijkheid ook starten bij het snijpunt van de twee assen op de maatstreepjes. Dubbelklik daarvoor op de X-as. In het taakvenster As opmaken kies je onder Aspositie voor Op maatstreepjes. De startwaarde is nu makkelijker af te lezen op de schaal, de lijn loopt ook door tot op het einde van de grafiek.

Waarde van as hoger dan 0/reeks start op de Y-as

Het geheel ziet er nu al wat evenwichtiger uit.

4. Gebruik geen horizontaal raster als het niet nodig is.

Het belangrijkste in de lijngrafiek is te zien hoe de evolutie van de cijfers verloopt over een tijdsperiode. De exacte waarden zijn van minder belang de trend des te meer.

Selecteer de rasterlijnen door erop te klikken en druk Delete.

5. Gebruik geen legenda maar gebruik een label voor iedere reeks.

Klik op de reeks om ze te selecteren, klik rechts op één snijpunt bv. het laatste zodat enkel dat punt overblijft. Kies uit het snelmenu de optie Gegevenslabel toevoegen en vervolgens opnieuw Gegevenslabel toevoegen. Het getal verschijnt nu bij het snijpunt.

Klik één keer op het getal, klik nog eens, klik dan rechts op het getal en kies uit het snelmenu Veld voor gegevenslabel invoegen. 

Kies voor bv. [Reeks]:Frankrijk.

Je kan het label verplaatsen en verder opmaken. Bij het verplaatsen verschijnt soms een toelichtingslijn, die kun je gebruiken om duidelijkheid te scheppen, bv. indien twee reeksen elkaar kruisen nodig kan je de toelichtingslijn voorzien van een eindpijl.
Klik daarvoor op de toelichtingslijn om deze te selecteren, klik er dan rechts op en kies voor Toelichtingslijnen opmaken. Hier heb ik de breedte aangepast en een eindpijl voorzien.

       

Na wat extra opmaak ziet het eindresultaat er zo uit:

Tips for line graphs in PPT 2013

1. Do not use too many series.

Below an example of sales results in 10 European countries over a period of 4 years. The default settings have been used. As you can see it is a bit of a mess, lines crossing each other make it virtually unreadable. The legend does not help much.

By splitting the data into two charts, one for the best scoring countries and one for the lowest scoring countries results are usable. See the result below for the best scoring countries.

2. Don’t start the Y-axis scale at zero; break the scale if needed.

You can adapt the scale, in our example you can start the Y-axis at 300.000 €.
Double click the Y-axis, in the task pane Format axis, change the minimum value. The chart is more balanced, no more excess white space below the series.

3. Start the series on the Y-axis

For clarity let the series start at the crossing of the two axes.
Double click de X-axis, in the task pane Format Axis, under Axis position, choose On tick marks. Now the starting value can be read easier, the series line continues to the end of the chart.

4. Do not use gridlines when it is not necessary

The most important thing in the chart is to see the trend the results are following over a period of time. The exact values are less important. 

Select the gridlines by clicking on one and press Delete.

5. Do not use a legend instead use direct labelling of the series

Click on the series to select it. Click one intersection point so that it is the only intersection point selected. Right click it and in the quick menu choose the Add data label option and then Add data label again. The value now appears next to the intersection point.

Click the value once, then click it again, finally right click the value and choose Insert data label field.

Choose the name of the series, in our example [Series]France.

You can move the data label. When you move it a leader line may appear. You can use the leader line to your benefit to improve clarity, especially when series lines cross. In the example I formatted the line by changing the width and added an end arrow point. Just select the leader line by clicking on it, right click it and choose Format leader lines.

       

After some additional formatting the chart looks like this:

Play a video automatically and advance to the next slide without clicking in PPT 2013

Let's assume you want to play a video automatically, then advance to the next slide without clicking.

Add your video and make it play automatically. You can do this by clicking the Playback tab under Video tools. In the Video options group choose Automatically next to the Start option.

To advance to the next slide without clicking (bearing in mind that the video is the only animation on the slide) you have to choose the Transitions tab and set a timing in the Timings group, check the After box and add a transition time.

You might think that the transition time should be at least equal to the duration of the video, but this is not the case. The auto transition function has no priority over the video playback. In other words, PPT waits until the video is over before navigating to the next slide.

So set a timing of a few seconds to obtain the automatic transition.

Een video automatisch afspelen en zonder klikken naar de volgende dia gaan in PPT 2013

Stel je wil een video automatisch afspelen en na het einde van de video ook zonder te klikken naar de volgende dia overgaan.

Voeg je video toe aan je presentatie en zorg ervoor dat deze automatisch afspeelt. Dat kan je doen door onder Hulpmiddelen voor video te kiezen voor het tabblad Afspelen. In de groep Video opties kies je naast Starten het lijstpijltje en je selecteert automatisch.

Om automatisch naar de volgende dia te gaan (onder voorwaarde dat de video de enige animatie is op de dia) moet je op het tabblad Overgangen in de groep Tijdsinstellingen bij de rubriek Na een geschikte overgangstijd opgeven zodat de video niet onnodig wordt onderbroken.

Je zou denken dat de overgangstijd minimaal moet gelijk zijn aan de duurtijd van de video, maar dit is niet het geval. De functie autotransitie heeft geen voorrang op het afspelen van de video. Met andere woorden PPT wacht tot de video voorbij is vooraleer naar de volgende dia te navigeren. Dus je kan net zo goed een overgangstijd instellen van enkele seconden om hetzelfde effect te bekomen.

Notities printen via PDF in PPT 2013

Open je PPT-bestand, kies Bestand, Opslaan als. Kies in de lijst met types voor PDF, klik vervolgens op Opties en selecteer Notitiepagina's in plaats van dia's en klik OK.

Open nu de bewaarde PDF in Acrobat of in de gratis Acrobat Reader. Print door te klikken op de knop Meerdere, stel naast Pagina's per vel in hoeveel dia's met notities je wil printen en klik op Afdrukken.

Bijsnijden afbeelding in vorm van cirkel PPT 2013

Wanneer je een afbeelding wil bijsnijden in een cirkelvorm dan lijkt het alsof alleen het ovaal beschikbaar is. Gelukkig valt daar wat aan te verhelpen.

Voeg je afbeelding in en snijd ze bij via de knop Bijsnijden op het tabblad Opmaak, groep Grootte.

Klik na het bijsnijden op het dialoogstarterspijltje in de rechterbenedenhoek van de groep Grootte.

Kies voor het pictogram Afbeelding en vervolgens Bijsnijden.

Onder Positie bijsnijden, geef je bij breedte en hoogte dezelfde afmeting in.

Crop a picture to a circle shape

If you want to crop a picture to a circle shape seems only the oval shape is available.
You can adjust the format though.

Insert your picture and crop using the Crop button in the Size group on the Format tab.

After cropping click the dialog starter button in the bottom right corner of the Size group.

Click the picture button and the crop option.

Under Crop position, enter the same size next to width and height.

Stop an audio clip and start another by clicking on a trigger - PPT 2013

The idea is to (randomly) start each audio clip via a trigger and be able to click on another trigger to stop the previous audio from running.

Insert all the necessary audio using Insert - Audio - Audio on my PC. Replace the loudspeaker icon (if you want to) by right clicking the loudspeaker icon and choosing Change picture or click the Format tab under Audio tools and click Change picture icon. Browse using Bing to insert the picture.

Add the textboxes that will act as trigger to play the audio. You can give them an appropriate name by pressing Alt+F10 to activate the Selection task pane. Here I just choose the name of the song.

After inserting the audio clips the animation pane looks like this:

You can click the sound clip to play it. Clicking another will not stop the previous one. To change this we will add a trigger to each text box. Select the audio clip, Animation tab, Trigger button, next to On click of choose the name of the trigger (=name of the text box).

Repeat the process for the other audio clips.

In the animation pane the name of the trigger appears next to the title of the audio clip.

To stop each audio clip and start another we will have to add a stop animation to all the other audio clips.

Select the audio clip and click the Add animation button on the Animation tab. Select the Stop icon and drag the animation below the desired audio clip.

Next to the item Start in the Timings group choose with previous.

Repeat the process for the other clips.

Start your presentation and click a random trigger (text box), wait a few seconds then click another trigger (text box), the previous audio clip will stop. You can repeat the same operation several times on the same slide.

Stop een lopend audiofragment door te klikken op een trigger - PPT 2013

De bedoeling is dat je ieder audiofragment willekeurig kunt laten starten via een trigger en wanneer je klikt op een andere trigger het vorige audiobestand stopt. De trigger is gekoppeld aan het tekstvak dat ernaast staat.

Voeg alle geluidsfragmenten toe aan je dia via Invoegen - knop Audio - Audio op mijn PC. Pas indien nodig de afbeelding aan door rechts op het audiofragment te klikken en te kiezen voor Wijzig de afbeelding. Zoek via Bing je afbeelding, selecteer ze en klik op Invoegen.

Na het invoegen van de audionummers ziet mijn animatiedeelvenster er zo uit.

Voeg de nodige tekstvakken toe die zullen dienen als trigger om het audiofragment af te spelen. Via het taakvenster Selectie (Alt+F10) geef je ze een gepaste naam, in mijn voorbeeld heb ik gewoon de titel van het nummer als naam genomen.

Voorlopig moet je op het audiobestand klikken om het afgespeeld te krijgen. Dit ga ik veranderen door ieder tekstvak te selecteren en dat als trigger te gebruiken. Selecteer het audiofragment, tabblad Animaties, knop Trigger, 'Bij klikken op' selecteer je de titel van je tekstvak. Herhaal voor de andere fragmenten.

In het animatiedeelvenster verschijnt nu de naam van de trigger naast de naam van het audiofragment.

Om ieder audiofragment te kunnen stopzetten en een ander te starten ga ik nu een stopanimatie voor alle andere fragmenten toevoegen.

Selecteer het audiofragment en klik op de knop Animatie toevoegen op het tabblad Animaties, kies bovenaan voor de knop stoppen, sleep de animatie in het animatiedeelvenster onder het gewenste fragment. Herhaal dit voor de andere fragmenten.

Kies naast start in de groep Tijdsinstellingen voor Met vorige.

Ieder audiofragment krijgt dus een stop animatie mee voor de andere fragmenten.

Start de presentatie en klik op een willekeurig tekstvak (trigger), laat eventjes afspelen en klik dan op een ander tekstvak, meteen stopt het huidige audiofragment. Dit proces kan je herhalen zoveel als je wenst.

Online YouTube video automatisch afspelen in PPT 2013

Wanneer je een video van YouTube invoegt dan kan je die niet automatisch laten afspelen ook al heb je onder Hulpmiddelen voor video op het tabblad Afspelen naast starten gekozen voor Automatisch. Om dat toch te realiseren zal je moeten werken met de insluitcode en daar een kleine wijziging aan toevoegen. Dit werkt voor zowel PPT 2013 als PPT 2016.

Zoek je YouTube video op en klik op de knop Delen.

Klik op de optie Insluiten.

Selecteer de volledige code en klik op de knop Kopiëren.

Ga nu naar tabblad Invoegen en klik op de knop Video, kies voor Onlinevideo.

Kies voor de optie 'Via de insluitcode van een video' door in het vak te klikken en de gekopieerde code erin te plakken (Ctrl+V).

Klik in het vak van de insluitcode en navigeer met de cursorpijltjes tot op het einde van de videolink die start met https://, maar blijf binnen de sluitende " staan, typ een ? en autoplay=1, druk enter of klik op het pijltje naast het veld. Hieronder een voorbeeld:

<iframe width="560" height="315" src="https://www.youtube.com/embed/NpqmGx7meQw?autoplay=1" frameborder="0" allow="autoplay; encrypted-media" allowfullscreen></iframe>

Start je presentatie, de video zou nu automatisch moeten starten.