Tips voor staafgrafieken - PPT 2019

Enige tijd geleden schreef ik al een artikel met enkele tips over het gebruik van lijngrafieken.
Die kan je gerust nog eens bekijken via volgende link: Tips voor lijngrafieken.
Deze keer zijn de staafgrafieken aan de beurt.

Ik maak hier gebruik van dezelfde gegevens uit mijn vorig artikel nl. de omzetcijfers van 10 Europese landen over een periode van 4 jaar.

Een staafdiagram is bij uitstek geschikt om waarden te vergelijken, voor de overzichtelijkheid gebruik ik hier enkel de cijfers van het laatste jaar. De kolommen voor de vorige jaren zijn verborgen. De gegevens voor het jaar 2020 zijn gesorteerd van groot naar klein.
Ik heb gekozen voor een horizontaal staafdiagram dan kan je de data makkelijker vergelijken en is er meer ruimte voor tekst.

De grafiek is na het plaatsen vergroot zodat hij zowat de volledige dia beslaat. Aangezien er 4 datakolommen zijn is de kleur van de staven accentkleur 4 goud uit het standaard thema. Zo ziet de grafiek er uit na het invoegen:

Het kan heel wat beter, de volgende tips zouden moeten helpen.

1. Pas de afstand tussen de staven aan, stel eventueel een nieuwe vulkleur in en voeg een rand toe aan de staven

Standaard staat de afstand tussen de staven ingesteld op 182 % van de hoogte van een staaf. Dat kost veel ruimte en kan dus gerust wat aangepast worden.
Dubbelklik op een staaf, in het taakvenster Gegevenspunt opmaken kies je voor Breedte tussenruimte, hier heb ik de tussenruimte ingesteld op 80%.

Klik op een staaf tot alle staven geselecteerd zijn. Kies het tabblad Opmaak en kies in de groep Vormstijlen voor de knop Vormopvulling. Kies een kleur uit de beschikbare kleuren, hier heb ik gewoon de kleur accent 1 blauw gekozen. Klik dan op de knop Vormcontour en kies hier ook een kleur, in het voorbeeld heb ik gekozen voor zwart met een lijndikte van 1 1/2 punt.

2. Pas de volgorde van de staven aan van groot naar klein

Als je de gegevens voor het staafdiagram rangschikt bv. van groot naar klein dan merk je dat de standaardvolgorde van de staven in omgekeerde rangorde is. Dat is zo omdat de staven zijn gerangschikt met het eerste gegevenspunt onderaan de grafiek. Om de staven met de langste balk bovenaan te rangschikken, moet je de verticale as aanpassen. Dubbelklik op de Y-as, onder de knop Opties voor de as zet een vinkje bij het selectievakje Categorieën in omgekeerde volgorde.

3. Verwijder de legenda de rasterlijnen en de x-as gegevens indien ze niet bijdragen tot de leesbaarheid van de grafiek

Klik op ieder onderdeel en druk Delete.

4. Plaats gegevenslabels bij de staven voor de duidelijkheid 

Klik op de knop Grafiekelementen en kies voor Gegevenslabels, Einde, binnenkant.

Klik dan onderaan op het item Meer opties. Onder Notatie kies je bij categorie voor Valuta en bij Aantal decimalen voor 0.

Verander zo nodig de kleur en grootte van de labels. Dubbelklik een label, kies voor Tekstopties en bij rubriek Kleur selecteer je de gewenste kleur.

5. Verander het lettertype/tekengrootte van de tekst op de Y-as en de titel. 

Selecteer de Y-as en de titel en kies een ander lettertype en tekengrootte op het lint Start. Selecteer Y-as en pas de dikte aan met de knop Vormcontour uit het lint Opmaak onder Hulpmiddelen voor grafieken.

6. Benadruk de belangrijkste delen van de staafgrafiek

In het voorbeeld heb ik het land met de grootste omzet en het eigen land een andere opvulling gegeven. Klik daarvoor op een staaf (alle staven zijn geselecteerd) en klik nog eens om enkel de huidige staaf te selecteren. Pas een andere vulling toe op de vorm met de knop Vormopvulling.

Kaartgrafieken in PPT 2016-2019

Een nieuwigheid in de categorie grafieken is de mogelijkheid om kaartgrafieken te gebruiken. Voorlopig alleen nog maar met 1 dataset en beperkt tot 12 items.

Je kan ze toevoegen via tabblad Invoegen - Grafiek - Kaartgrafiek - OK.

Standaard krijg je een Excel datasheet met een aantal landen en daarnaast een kolom met cijfers. Je kan die gegevens gerust verwijderen en je eigen gegevens intypen.

Als je landen in de datatabel typt, wordt het juiste geografische gebied weergegeven. Wanneer je alleen Europese landen intypt dan krijg je alleen de Europese kaart te zien. Typ een getal naast het land en je ziet het gemarkeerd op de kaart.

Eens de kaart is aangemaakt kan je de opmaak ervan aanpassen. De kleuren zijn gebaseerd op het standaardthema. Klik op de knop Grafiekstijlen, kies een gepaste stijl of pas de kleur aan.

Hieronder is gekozen voor een stijl waar de contouren van het land beter zijn weergegeven en is een monochromatische kleur toegepast.

Met de knop Grafiekelementen kan je elementen toevoegen of verwijderen zoals de titel en de legenda, je kan ook labels toevoegen indien dat gewenst is.

Klik met de rechtermuisknop op de PPT kaart en kies voor Gegevensreeks opmaken. Je kan hier kiezen welk type kaart je wil, bv. een Mercatorkaart om alles plat uit te rekken.

Ook het kaartgebied kan je aanpassen in onderstaand voorbeeld heb ik gekozen voor Alleen regio's met gegevens wat je enkel de landen laat zien met gegevens. Bij de kaartlabels heb ik gekozen voor Alles weergeven. Zoals je hieronder kan zien geeft dat een kaart met de namen van de landen, helaas zijn deze niet allemaal in het Nederlands.

PPT loopt nu en dan eens vast wanneer ik hier met kaarten werk, dit is zo bij mijn PPT versie 2019.

Voorlopig is het aantal mogelijkheden dus nogal beperkt en niet stabiel.

Na wat extra opmaakwerk ziet de definitieve kaart er zo uit:

Transform a black and white picture into a colored one with Morph - PPT 2019

To do this you need two photos, one in black and white and another one in color on top of it.

Add the colored photo to your slide. To make it black and white click the Format tab under Picture tools. In the Adjust group click the Color button and under Color saturation choose 0 % saturation. Adjust the color tone if needed.

Add the color photo on top of the black and white one.

Leave it selected and click the Crop button on the Format tab. Crop the photo so that the handles fall completely outside the photo.

Now copy the first slide by right clicking it and choose Duplicate slide.

On the duplicate select the cropped photo and again click the Crop button. Move the cropped photo by positioning on the border of the crop and dragging it on top of the black and white photo again. Use the handles to make the color photo cover the whole of the black and white photo.

Now select the Transition tab and click on the Morph transition. You can adapt the speed of the transition in the Timing group in the Duration spin box.

You can do this on part of a photo too, just move the cropped photo on top of the black and white one and enlarge it a little if necessary.

See the whole process in the following video:

Laat een zwart wit foto transformeren naar kleur via Morphing - PPT 2019

Om dit te realiseren heb je twee foto's nodig de ene in zwart-wit de andere er bovenop in kleur.

Voeg de kleurenfoto toe aan je dia. Om een zwart-wit foto te bekomen selecteer je de foto en je klikt onder Hulpmiddelen voor afbeeldingen op het tabblad Opmaak en je kiest in de groep Aanpassen voor de knop Kleur. Kies onder Kleurverzadiging voor verzadiging 0 %. Pas eventueel ook de kleurtoon aan.

Voeg de kleurenfoto opnieuw toe bovenop de zwart-wit foto.

Laat hem geselecteerd en kies onder hetzelfde tabblad Opmaak voor de knop Bijsnijden. Snij de foto zodanig bij met de handgrepen zodat die volledig buiten de originele foto valt.

Kopieer nu de eerste dia door er rechts op te klikken en te kiezen voor Dia dupliceren.

Op de kopie selecteer je de bijgesneden foto en je klikt opnieuw op de knop Bijsnijden. Verplaats het bijgesneden venster tot bovenop de foto en sleep via de handgrepen alles terug naar zoals het was.

Pas nu op de tweede dia Morphing toe via het tabblad Overgangen en de knop Morphing. De snelheid van de overgang van zwart-wit naar kleur kan je regelen via de groep Tijdsinstellingen en de optie Duur.

Dat kan natuurlijk ook voor een gedeelte van de foto, het volstaat om de bijgesneden foto te verplaatsen (en eventueel wat te vergroten) bovenop de zwart-wit foto op de gewenste plaats.

Bekijk de volgende video:

Een video afspelen over meerdere dia's in PPT 2019

Als je een videoclip over verschillende dia's heen wil afspelen zonder onderbreking dan ga je wat werk hebben.

Voeg de video in op de dia waar die moet starten. Ga daarvoor naar het tabblad Invoegen en kies de knop Video in de groep Media. Kies voor Video op mijn PC. Selecteer de video en voeg hem in.

Selecteer het pictogram op je dia, klik op het tabblad Afspelen, in de groep Video-opties klik je op het lijstpijltje naast Start en je kiest voor Automatisch.

Activeer nu het tabblad Animaties en klik op de knop Animatie deelvenster in de groep Geavanceerde animatie. Het taakvenster ziet er zo uit.

Dubbelklik op het bovenste item (afspelen). In het dialoogvenster Video afspelen, kies je onder afspelen stoppen voor de optie Na en je geeft het aantal dia's dat de video moet afspelen of je geeft het maximum in nl. 999 zodat de video niet stopt, klik op OK.

Let op, de video zal altijd op de voorgrond afspelen bovenop andere objecten in de presentatie.

Play a video across multiple slides in PPT 2019

Go to the slide where you want the video to begin playing. Insert the video clip by going to Insert, Video, Video on my PC.

Select the video clip, under Video Tools click the Playback tab. In the Video Options group click the drop-down list next to Start and select Automatically.

Now click on the Animations tab, and choose the Animation pane button. In the animation pane double click the play entry.

In the dialog Play video, under stop playing activate the radio button After and enter the number of slides the video should play or put the maximum 999 so that the video will not stop. Finally click OK.

Be aware that the video will always play on top of the slide.

Use a PPT (colour) theme in Excel - PPT 2019

If you create a new colour theme in PPT you can use it in other Office programs like Excel and Word.

First you design the new theme in PPT. There are two ways you can do that.

Either go to View - Master - select the master which is on top of the list. In the Background group click on the list arrow next to Colours and select Customize colours at the bottom.

Or on the Design tab in the Variants group click the more drop-down arrow and choose Colours, and then Customize colours.

The first four colour boxes are meant for text and the colour background of the slide. You have light text on a dark background and dark text on a light background. Colour box 1 (dark 1) is the colour of the main text, Colour box 2 (light 1) is the colour of the background of the slide, usually white, colour box 3 (dark 2- is for the colour of secondary text, colour box 4 (light 2) is the background colour for dark text.

The next 6 colour boxes contain the accent colours for shapes, tables, graphs, SmartArt. In the example above  I changed the 6 accent colours.

At the bottom of the dialog type the name of the new colour theme. If you wish you can also change the Font or Effects of the theme in the same group.

If all the colours have been set you can save your new theme. In the Edit themes group click on the Themes button and select Save current theme option. Or click on the Design tab and in the Themes group click the More button and then Save current theme.

You will automatically land in the Document themes folder. Give your theme a name and hit Save. Be aware that if you do not save the theme in the default folder it will not show up in the gallery.

Now, when you click the Theme button (slide master) or when you choose Design and the More button you will see a custom section with your new theme in it.

Start Excel and open and existing or a new workbook. Go to Page layout tab, click on the Themes button in the group Themes. Select your new PPT theme. Now all the colours have changed.
Below a video demonstrating the principle.

Een PPT (kleuren)thema gebruiken in Excel - PPT 2019

Een thema dat je ontwerpt in PPT kan in andere Office programma's worden toegepast.

Eerst ontwerp je het nieuwe thema in PPT. Ga daarvoor naar Beeld - Diamodel - selecteer het model helemaal bovenaan. In de groep Achtergrond, kies je bij Kleuren het lijstpijltje en je selecteert onderaan Kleuren aanpassen.

Of  je kiest voor het tabblad Ontwerpen en in de groep Varianten klik je op de Meer knop. Je kiest voor Kleuren en vervolgens voor Kleuren aanpassen.

De eerste vier kleurvakjes hebben te maken met tekst en de dia-achtergrond, met name lichte tekst op donkere achtergrond en donkere tekst op lichte achtergrond. Kleurvakje 1 (Donker 1) is de kleur van de hoofdtekst, kleurvakje 2 (Licht 1) is de kleur van de achtergrond van de dia meestal wit dus, kleurvakje 3 (Donker 2) is de kleur van secundaire tekst, kleurvakje 4 (Licht 2) is de kleur van  tekst op een donkere achtergrond.

De volgende 6 kleurvakjes bevatten de accentkleuren voor vormen, tabellen, grafieken, SmartArt en dergelijke. Deze heb ik hier in het bovenstaand voorbeeld een nieuwe kleur gegeven. De laatste twee kleuren slaan op het gebruik van hyperlinks.

Onderaan het dialoogvenster typ je de naam van het nieuwe thema en je klikt op de knop Opslaan. Indien je dat wenst kan je ook de lettertypes en effecten aanpassen.

Eens alle kleuren ingesteld kan je het nieuwe thema bewaren. In de groep Thema's bewerken kies je de knop Thema's en onderaan klik je op Huidig thema opslaan. Of  je kiest voor het tabblad Ontwerpen en in de groep Thema's klik je op de Meer knop en je kiest voor Huidig thema opslaan. 

Knop thema's in diamodel

Je komt automatisch terecht in de map Document themes, geef je thema een naam en klik op Opslaan. Hou er wel rekening mee dat als je het thema niet opslaat in de standaardmap deze niet in de galerij op het lint zal opduiken.

Wanneer je nu klikt op de knop Thema's (in het diamodel) of op de knop Meer (in het tabblad Ontwerpen) zie je onder de rubriek Aangepast het nieuwe thema staan.

Start nu Excel op en open een bestaande/nieuwe werkmap. Ga naar het tabblad Pagina-indeling en klik op de knop Thema's in de groep Thema's. Klik op je gemaakt thema en je ziet dat meteen alle kleuren veranderen.

Hieronder een video met het toepassen van het thema in een bestaande werkmap van Excel en het effect ervan:

Verander de standaard start dia-indeling (Titeldia) in PPT 2019

Bij het opstarten krijg je bij PPT standaard altijd de dia-indeling Titeldia. Wanneer je vervolgens opnieuw op de knop Nieuwe dia klikt dan krijg je standaard de dia-indeling Titel en object. 

Standaardinstelling: eerst titeldia dan titel en object

Wanneer je toch wil starten met een andere dia-indeling dan zal je de dia-indeling van je keuze moeten veranderen in het diamodel van je presentatie/sjabloon. Het heeft weinig zin dat voor iedere nieuwe presentatie te doen, beter is van een ontwerpsjabloon te maken dat je kan gebruiken als vertrekbasis. 

Ga daarvoor naar Beeld - Diamodel en sleep met de dia-indeling van je keuze, laat los op de eerste positie onder het diamodel dus net boven de huidige dia-indeling Titeldia. Verplaats de dia-indeling Titeldia zodat die bv. in derde positie komt. Hieronder zie je een voorbeeld waar de indeling Leeg als eerste is geplaatst. Sluit het diamodel af met de knop Modelweergave sluiten.

De indeling Leeg als eerste dia-indeling

Eens terug in je presentatie klik je op de knop Indeling en klik je op de nieuwe eerste dia-indeling Leeg. De nieuwe dia-indeling verschijnt. 

Bewaar nu je diamodel als een sjabloon. In het dialoogvenster Opslaan als kies je in de lijst Opslaan als voor PowerPoint sjabloon (*.potx). Dat brengt je naar de map die je in de opties van PowerPoint (Start - Opties - Opslaan - standaardlocatie...) hebt aangeduid als standaardlocatie voor persoonlijke sjablonen. 

Bij het aanmaken van een nieuwe presentatie gebaseerd op je sjabloon (Start - Nieuw - Privé) zal je nu de nieuwe dia-indeling als eerste krijgen. Klik je op de knop Nieuwe dia dan verschijnt de titel en object dia-indeling.

Je kan ook zelf een dia-indeling aanmaken in het diamodel, via de knoppen Indeling invoegen en Tijdelijke aanduiding invoegen. Deze indeling kan dan als eerste dia-indeling fungeren. Pas daarvoor de procedure toe zoals hierboven is beschreven.