Overbodige diamodellen in een presentatie verwijderen in PPT 2019

Al ooit voorgehad dat je in het diamodel meerdere diamodellen terugvindt. Meestal krijg je dergelijke overtollige diamodellen wanneer je bij het kopiëren van dia's van de ene naar de andere presentatie de optie Opmaak van bron behouden gebruikt bij het plakken van de dia('s). 

Dat zorgt ervoor dat het volledige diamodel en de bijhorende dia-indelingset uit het bronbestand naar binnen wordt gebracht. 

Na het plakken ga je naar Beeld - Diamodel. Daar zie je de verschillende diamodellen. Als je met de muis over een dergelijk diamodel beweegt zie je op welke dia's dit diamodel is toegepast. 

Selecteer het diamodel en druk Delete. De gekopieerde dia's krijgen de opmaak van het resterende diamodel.

Je kan de geplakte dia's ook aanpassen door er een dia-indeling op toe te passen uit de doelpresentatie. Het overbodig geworden diamodel wordt meteen ook verwijderd.

Hieronder een voorbeeld van twee dia's die gekopieerd werden, beide met de indeling leeg. In de ontvangende presentatie (rechts) zie je na verwijdering van het diamodel duidelijk dat ze de opmaak van de doelpresentatie volgen. Dat kan goed meevallen maar evengoed helemaal niet.

Remove unwanted slide masters from a presentation in PPT 2019

Ever had a presentation with multiple masters in it without you creating them. Excess slide masters often occur when users copy slides using the Keep source formatting option. This not only copies the slide but also the master and the entire layout set.

Go to View - Slide Master - you can see the masters in the slides pane on the left. If you hover your mouse over the excess slide master you will see a tooltip which will tell you what slides use that master. 

Delete the master by selecting it and pressing Delete. The copied slides get the layout of the remaining slide master.

You can also get rid of the master by applying a layout of the target presentation to the copied slides. The superfluous slide master (as its slide layouts) will also be deleted.

Below an example of two slides that have been copied both with the empty layout. In the target presentation (on the right) you will see that after removing the slide master the layout from the remaining master is applied. Which may or may not be beneficial.

Save a PPT drawing as a svg file - PPT 2019

Starting with Office 2016 PPT can handle svg files. Svg stands for Scalable Vector Graphics. These are high quality images that can be scaled to any size without losing quality. No pixelation whatsoever. On top of that they are much smaller in size.

The svg format is ideal for logos, line art and graphs an icons.

You can now save a drawing you made in PPT as a svg picture. Here's a sample of a logo I created using the shape tools in PPT. On the left the ungrouped drawing on the right the grouped one.

To save the drawing right-click it and choose Save as picture, in the file type save as list choose Scalable Vector graphic format (*.svg).

To compare with other formats I also saved the logo as a png and jpg file.

Then I looked up the size in the folder. Here are the results:

In a second attempt I gave the letters of the logo a colour gradient. That still works.

In a third attempt I gave the text box a pattern fill (horizontal lines). That did not go down well for the png and jpg picture, the quality is poor. For the svg there is no problem.

The svg picture can still be edited off course, just select the picture and under Picture tools click the format tab and choose Convert to shapes in the Edit group. But then you will loose the pattern fill/gradient.

If you want to make you own icon or edit existing ones (which are all svg) see my article:

Use and edit icons

Getekende vormen bewaren als een svg afbeelding - PPT 2019

Te beginnen met Office 2016 kan PPT overweg met svg bestanden. Svg staat voor Scalable Vector Graphics. Dit zijn hoge kwaliteit afbeeldingen die je onbeperkt kan schalen zonder dat de kwaliteit verloren gaat. Daarenboven zijn zij veel kleiner in omvang.

Het svg formaat is ideaal voor logos, lijnkunst, grafieken en pictogrammen.

Je kan nu dus in PPT een zelfgemaakte tekening opslaan als een svg bestand. Hieronder zie je een voorbeeld van een logo dat ik heb gemaakt via de ingebouwde vormen in PPT. Links staat de niet gegroepeerde tekening rechts de gegroepeerde.

Om de tekening op te slaan klik je er rechts op en je kiest voor Opslaan als afbeelding, in de opslaan als lijst kies je voor Scalable Vector graphic indeling (*.svg).

Om te vergelijken met andere formaten heb ik het logo ook bewaard onder het png en jpg formaat.

Vervolgens heb ik de grootte opgezocht in de verkenner en dit zijn de resultaten:

Bij een tweede poging heb ik op de letters een opvulling met kleurovergang toegepast. Dat werkt nog altijd.  

Bij de derde poging heb ik het tekstvak een patroonopvulling gegeven (horizontale lijnen) Dat geeft geen goed resultaat bij de png en jpg formaten, de kwaliteit is slecht. Bij de svg afbeelding daarentegen is er geen enkel probleem ook niet wanneer je de afbeelding vergroot.

De svg afbeelding kan natuurlijk nog geëditeerd worden, kies het tabblad Opmaak onder Hulpmiddelen voor graphics en klik op de knop Converteren naar shapes in de groep Wijzigen. Maar als je dat doet gaat ook de kleurovergang/patroonvulling (zie hieronder) wel verloren.

Als je je eigen pictogrammen wil maken (de ingebouwde zijn allemaal svg bestanden) of je wil bestaande aanpassen kijk dan naar mijn artikel:

Pictogrammen gebruiken in PPT 2019

Vergrootglas uit Windows 10 gebruiken in PPT 2019

Als je tijdens je presentatie wil inzoomen op een dia dan kan je verschillende technieken gebruiken. Zie daarvoor mijn artikel : Inzoomen tijdens het presenteren

Maar je kan ook beroep doen op het ingebouwde programma Vergrootglas van Windows 10.

Om het vergrootglas te activeren druk je de combinatie Windows toets + +toets. Standaard wordt per 100% gezoomd.

Wens je verder in te zoomen druk dan opnieuw Windows toets + + toets om in te zoomen. Druk Windows toets + - toets om uit te zoomen. Steeds met stappen van 100%.

Als de stap te groot is kan je die veranderen in de instellingen van het programma. Je kan daarbij gebruik maken van de Windows Startknop, knop Instellingen, Toegankelijkheid, Vergrootglas. Of je kan de toetsencombinatie Windows toets + Ctrl + M drukken.

Stel dan zelf het percentage in onder zoomstappen wijzigen.

Standaard werkt de zoom op het volledige scherm je kan ook met een zoomvenster werken of het scherm fixeren.  Om te schakelen tussen de verschillende modi gebruik je de combinatie Ctrl+Alt+M.

Ten slotte kan je ook de voorleesfunctie gebruiken, klik daarvoor op de knop Lezen vanaf hier.

Het vergrootglas volgt standaard zowel de muisaanwijzer, de toetsenbord focus, de tekstcursor of de verteller cursor.

Gebruik de windows toets + esc om vergrootglas uit te schakelen.

Gratis sjabloon met kleurboeken voor kinderen in PPT 2019

Microsoft stelt een aantal gratis sjablonen ter beschikking voor familie activiteiten.

Je kan ze terugvinden op volgende link:

https://templates.office.com/nl-nl/familieactiviteitenjablonen 

Klik op het gewenste sjabloon, klik op de knop Downloaden.

Kies de gewenste map en klik op Opslaan. Je krijgt een bestand met de extensie *.potx. Dat kan je eventueel hernoemen naar een beter herkenbare bestandsnaam.

De hierboven gedownloade sjabloon kreeg bv. de naam tf12067202_win32.potx

Dubbelklik op het bestand in de verkenner en je krijgt een nieuwe presentatie met een aantal dia's met tekeningen. Of sla het sjabloon op in : C:\Users\je naam\AppData\Roaming\Microsoft\Sjablonen zodat je het sjabloon kan kiezen bij het aanmaken van een nieuwe presentatie. 

Printen en je bent klaar.

Met de muis selecteren in tabellen - PPT 2019

Je kan selecteren in een PPT tabel met de muis, helaas zijn er heel wat minder mogelijkheden in vergelijking met Microsoft Word. 

Hieronder vind je een video met de verschillende mogelijkheden. Je kan cellen, rijen en kolommen selecteren. 

Als voorbeeld van het selecteren van cellen zie je in de video hieronder hoe je getallen in een tabelcel snel decimaal kunt uitlijnen.

How to select in tables using the mouse in PPT 2019

You can select using the mouse in PPT, unfortunately there are not as many options as in Microsoft Word.

Below you will find a video demonstrating how to select using the mouse. You can select cells, rows and columns. 

Selecting cells can be very useful, below there is a video demonstrating the decimal alignment of numbers in table cells. Keep in mind that I use the Dutch Office version. You can find the tab setting by clicking on the dialog starter button in the paragraph group of the Home ribbon.

When enlarging grouped objects how to enlarge size of text as well in PPT 2019

On forming a group of objects using the grouping option you will notice that text in a text box will not be adjusted.

After adjusting the group using the handles the text size stays 36 pt.

If you want the size to change you can copy and paste the group as an EMF file. 

Now you can adjust the group and the text size will follow.

As a bonus the objects stay editable after pasting the group. But expect some side effects when handling them.

Text effects like shadow and glow can lead to a reduction in quality. Best to avoid those.

Bij het vergroten van een groep objecten tekst van grootte laten veranderen - PPT 2019

Wanneer je een van een aantal objecten een groep maakt via de functie groeperen en bij de objecten behoort ook een tekstvak dan zal je merken dat wanneer je de groep qua grootte aanpast de tekengrootte niet volgt.

Na het aanpassen van de groep via de handgrepen blijft de tekstgrootte 36 pt.

Als je toch wilt dat de tekstgrootte wordt aangepast kan je de groep kopiëren en plakken als een EMF bestand.

In dat geval kan je de groep vergroten/verkleinen en de tekengrootte in het tekstvak zal mee worden aangepast.

Als bijkomend voordeel blijven de objecten na het opheffen van de groep editeerbaar.

Als je op het tekstvak teksteffecten hebt toegepast zoals schaduw en gloed kan dat voor mindere kwaliteit zorgen. Dus beter niet gebruiken.

Exporteer alle tekst uit een PPT presentatie naar een Word document - PPT 2019

Hieronder geef ik twee mogelijkheden om tekst uit een PPT presentatie te exporteren naar Word. Hou er rekening mee dat je alle tekst niet letterlijk moet interpreteren. Tekst die in getekende vormen of SmartArt of grafieken is ingetypt wordt niet overgenomen. Tekst uit zelfgetekende tekstvakken kan enkel met methode 2.

Methode 1 : presentatie exporteren naar tekst via opslaan als rich text format (*.rft).

Ga naar Bestand en kies Opslaan als, selecteer de map waar je wil opslaan, klik onderaan op het lijstpijltje naast opslaan als en kies voor het formaat Overzicht (*.rtf) in de lijst, klik op de knop Opslaan. Je kan ook via Bestand - Exporteren en de knop Opslaan als werken.

Alle tekst die in tijdelijke aanduidingen staat wordt overgenomen. Tekst in zelfgetekende tekstvakken en vormen niet. De tekst behoudt zijn eigenschappen zoals tekengrootte, kleur, vet cursief en onderlijnen. Let ook op met het gebruik van witte tekst op een donkere achtergrond die zal in Word niet zichtbaar zijn. Hier zal je alle tekst moeten selecteren en via de knop Tekstkleur naar zwart omzetten.

Hieronder een voorbeeld met 5 dia's. Let op dia 2 die bevat een rechthoek met tekst en een zelfgetekend tekstvak. Dia 3 bevat witte tekst in een tekstvak. Dia 4 bevat drie tekstvakken. Dia 5 heeft tekst in een SmartArt.

Dit is het resultaat na exporteren naar rtf.

Dia 1: geen probleem
Dia 2: enkel de titel uit de tijdelijke aanduiding is overgenomen
Dia 3: alle tekst is overgenomen, alleen is de witte tekst niet zichtbaar (grijs geselecteerd gedeelte)
Dia 4-5: niets is overgenomen.

Methode  2 : presentatie omzetten naar een PDF-bestand en omzetten naar tekst met Acrobat Reader

Ga naar Bestand en kies Exporteren, knop PDF of XPS maken.

Geef een naam aan je PDF bestand en kies de map waar het bestand moet bewaard worden. Klik op de knop Publiceren.

In de gratis Adobe Acrobat reader ga je naar Bestand en kies Opslaan als tekst. 

Kies de map en klik op Opslaan, het bestand wordt als een *.txt bestand opgeslagen. Dit bestand kan in Word geopend worden. Klik in Word op de knop Openen in de werkbalk snelle toegang, navigeer naar je map en zorg ervoor dat je onderaan bij de lijst met types kiest voor Tekstbestand (*.txt) anders zal je je bestand niet te zien krijgen in de lijst.

Kies in het dialoogvenster Bestandsconversie voor het keuzerondje Andere codering en kies in de lijst voor Unicode (UTF8) klik OK.

Met deze methode is er geen enkele opmaak behouden. Iedere dia heeft wel een nieuwe pagina tot gevolg. 

De tekst uit de tekstvakken is deze keer wel overgenomen. Geen witte tekst hier. Zoals je kan constateren gaat er heel wat verloren, bovendien is de tekst bezaaid met ongewenste enters. Je hebt dus nog wat werk voor de boeg.

Hieronder zie je een voorbeeld van pagina's 3 en 4.

Je kan ook het keuzerondje Windows (standaard) kiezen maar dan krijg je er nog een aantal onleesbare karakters bovenop.

Als je de Acrobat pro versie hebt kan je natuurlijk ook kiezen voor de optie Converteren naar Word, Excel of PowerPoint.

Export all the text from a PPT presentation to a Word document - PPT 2019

Here are two methods to export text from a PPT presentation to Word. Please keep in mind that all the text is not to be interpreted to strictly. Text in shapes, SmartArt, charts is not included. If you have text in text boxes only method 2 will work.

Method 1 : export presentation to rich text format using save as (*.rft).

Go to File ande choose Save as select the folder where you want to save, click on the list arrow next to save as and choose Outline/RTF (*.rtf) in the list, finally click on Save. You can also go to File and choose Export and click the Save as button.

All of the text in placeholders is exported. Text in text boxes and shapes is not. Text keeps most of its formatting, things like text size, colour, bold, italics and so on. Be aware that white text on a dark background will not show in Word. You will have to select that text and apply black to it by using the font colour button.

You can see a five slides presentation below. Pay attention to slide 2 which has a rectangle with text. and a text box. Slide 3 has some white text in a placeholder. Slide 4 has three text boxes.

This is the result after exporting to Word:

Slide 1: no problem
Slide 2: only the title in the title placeholder is present
Slide 3: all of the text is present, the white text is not visible (the grey selected area)
Slide 4-5: no text has been exported

Method  2 : export presentation to a PDF-file and convert to text with Acrobat reader

Go to File and choose Export, Create PDF/XPS.

Give a name to your PDF file and choose the folder where it must be saved. Then click on the Publish button.

In Adobe Acrobat reader click File and choose Save as text.

Choose the folder and click Save, the file will be saved as a *.text file. This file can be opened in Word. In Word click the Open icon on the quick access tool bar, navigate to the folder, in the file type list choose text file (*.txt) or you will not see the file in the list.

In the conversion dialog that appears click the radio button Other encoding and choose the Unicode (UTF-8) option, click OK.

As you can see in the screenshot below text is exported without formatting. Every slide has generated an new page in Word. 

Text from the text boxes is present this time. No white text. As you can see much formatting is lost, on top of that the text has a lot of unwanted returns. There is a lot to be done. See a screenshot of pages 3 and 4 below:

You can also choose the radio button Windows (default) but in my language (Dutch) that resulted in many unreadable characters.

If you have the Acrobat pro version you can opt to export to Word, Excel or PowerPoint directly.